泛普軟件發(fā)布2014-2018年OA辦公系統(tǒng)平臺管理平臺項目實施交付管理體系

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泛普軟件從2003年至今，歷經(jīng)11個年頭，實施超過86000家客戶，沉淀下來比較成熟的實施方法，項目中心將實施方法、技巧、以及工作流程整理成本PPT，為此泛普軟件發(fā)布2014-2018年泛普OA協(xié)同辦公軟件管理平臺項目實施交付管理體系

                                                泛普軟件  項目中心
                                                    2014年2月10日
第一部分：泛普OA辦公管理平臺項目總述

第二部分：項目管理及執(zhí)行體系介紹

第三部分：項目執(zhí)行軍規(guī)介紹
1、泛普OA辦公項目總述
什么是PMS系統(tǒng)：
1、系統(tǒng)是Project management system 的簡稱；
2、泛普PMS系統(tǒng)是具備自我知識產(chǎn)權(quán)的內(nèi)部項目管理系統(tǒng)；
3、所有項目人員實施項目過程計劃、任務(wù)、驗收收款等都必須在PMS系統(tǒng)完成；
4、每個月月底規(guī)劃下個月驗收收款，系統(tǒng)自動提取數(shù)據(jù)作為依據(jù)；
5、作為泛普的實施人員，PMS系統(tǒng)更新不得超過三個工作日/次；
6、作為泛普團隊管理人員，團隊內(nèi)項目不得超過一周查閱/次；
7、每天的日報必須上傳到PMS系統(tǒng)中；
2、項目管理及執(zhí)行體系介紹
一：項目啟動階段
1、查看項目立項交接流程并仔細(xì)閱讀合同
     A. 查看合同的金額、付款節(jié)點與對應(yīng)任務(wù)/交付物
     B. 查看合同規(guī)定的實施工作內(nèi)容和范圍
     C. 合同約定的上線標(biāo)準(zhǔn)和交付物
     D. 合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和交付物
     E. 分析實施的總體風(fēng)險并給出應(yīng)對策略
2、協(xié)調(diào)交接會議，并提交項目交接會議紀(jì)要
     A. 明確并評估合同外的其他口頭承諾
     B. 了解客戶方關(guān)鍵人信息和其關(guān)注點
     C. 聽取銷售同事關(guān)于甲方項目背景的介紹
     D. 聽取銷售同事關(guān)于實施及溝通注意點的建議6、郵件或者書面告知對方項目啟動的工作重點：
1、組建項目組；
2、準(zhǔn)備軟硬件環(huán)境；
3、項目實施計劃的制定。
4、調(diào)研模板的發(fā)放
電話或者當(dāng)面與項目負(fù)責(zé)人溝通：
1、確認(rèn)對方收到并查看郵件，電話溝通并講解啟動階段的工作要點；
2、約定啟動前溝通現(xiàn)場的時間、地點、參與人。
7、啟動會前現(xiàn)場溝通清楚：
溝通要點：
1、項目實施的核心關(guān)注點；
2、項目實施的組織架構(gòu)范圍和功能范圍；
3、明確項目實施的方向和思路；
4、明確項目組構(gòu)成和成員；
5、明確項目實施計劃的階段時間節(jié)點；
6、溝通項目啟動會的細(xì)節(jié)。
8、召開啟動會：
1、項目領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言：動員；
2、宣讀項目組的構(gòu)成、職責(zé)、成員；
3、項目實施方法論，重點之一是講解實施的風(fēng)險和誤區(qū)！
二：需求調(diào)研階段1：通過培訓(xùn)，明確告知客戶項目負(fù)責(zé)人和項目組成員：
1、為什么需要做調(diào)研？       2、調(diào)研什么樣的內(nèi)容？
3、怎么提交需求？              4、如何使用需求模版？
5、如何使用參考文檔？        6、遇到問題怎么辦？
7、何時、以何方式提交？
2：文檔準(zhǔn)備：
1、需求調(diào)研模版
2、需求調(diào)研提交材料參考
（主要要根據(jù)客戶的需求、行業(yè)選擇相應(yīng)的材料，如果沒有合適的，寧可不提供參考資料）
3、可以安排在啟動會后立即進(jìn)行，因為啟動會是一個將客戶各相關(guān)部門人員集中在一起的一個好機會
3：訪談準(zhǔn)備，若合同中包含，一定要訪談的內(nèi)容：
1、工作流程；
2、知識目錄。
3、門戶及首頁布局風(fēng)格
4、提前制定需求訪談計劃；
5、確認(rèn)第2天的訪談計劃是否可按期進(jìn)行。
訪談的時候一定要先做過資料收集后再做訪談，避免空對空的談，訪談的順序也建議先從行政、人事、財務(wù)著手，這幾個部門訪談好基本上第一階段的OA上線的內(nèi)容就能確定了，知識目錄的訪談建議以模板為主不做具體的調(diào)研及訪談，發(fā)給用戶模板，和用戶解釋一下怎么整理，然后反饋后匯總一下即可
二：需求調(diào)研階段6：確定調(diào)研提綱、調(diào)研模版、參考方案：
1、告訴客戶項目組：
1、調(diào)研什么？
2、怎么提交需求？
3、如何使用需求模版？
4、如何使用參考文檔？
5、遇到問題怎么辦？
6、何時、以何方式提交？；
2、和客戶項目經(jīng)理溝通和確認(rèn)培訓(xùn)的思路、內(nèi)容，以及人員、時間安排；
3、我方培訓(xùn)的人員具備培訓(xùn)的能力和經(jīng)驗，并按照既定的內(nèi)容展開培訓(xùn)；
4、布置需求資料的工作任務(wù)，明確完成時間、要求和標(biāo)準(zhǔn)；
7：需求資料整理作業(yè)的跟進(jìn)：
1、需求資料整理作業(yè)的進(jìn)度若不跟蹤，一般情況下客戶方都不能及時有質(zhì)量的提交上來。會對項目的進(jìn)度造成延遲；
2、與客戶確定作業(yè)跟進(jìn)的策略和方法，確?？蛻舴叫枨笥脩艚M可及時提交；
3、作業(yè)提交的周期為5個工作日（一周）；
4、策略1：標(biāo)準(zhǔn)型項目，在第2天或第3天跟蹤作業(yè)完成的進(jìn)展，對無進(jìn)展或問題較多的部門重點關(guān)注；
5、策略2：咨詢型的項目，第1天在各個需求部門走訪一遍，帶他們做好一條流程的整理；
6、一定要讓客戶自己完成整理的工作！這是讓客戶需求部門從評判者到參與者的第一步！
9：標(biāo)準(zhǔn)需求文檔編寫，初步分析并提交需求調(diào)研報告：
1、編寫標(biāo)準(zhǔn)需求文檔，分析出不明確、不清晰、有分歧的內(nèi)容，并提供解決意見，供下一階段討論；
2、填充和完善藍(lán)圖框架，基本形成藍(lán)圖規(guī)劃，提煉價值亮點；
3、以上階段重點是需求的梳理，但重點是下一階段的討論和最終的方案確認(rèn)
三：方案藍(lán)圖階段
1、系統(tǒng)運行環(huán)境準(zhǔn)備：
1、必需條件和工作。大型客戶的系統(tǒng)架構(gòu)需啟動前即做詳細(xì)溝通，這樣會有比較充分的時間準(zhǔn)備；
2、有些客戶運維能力不具備，但會提出不合適的架構(gòu)要求，需提前溝通和確定；
3、硬件服務(wù)器架構(gòu)：
A、一臺服務(wù)器，實現(xiàn)應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器；
B、兩臺服務(wù)器，分別實現(xiàn)應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器；
C、雙機熱備；
D、負(fù)載均衡；
3、系統(tǒng)架構(gòu)：
A、Windows+SQL Server
B、Windows+Oracle
C、Linux+Oracle
D、AIX+Oracle
3、寬帶帶寬：光纖30M以上外網(wǎng)IP、防火墻，殺毒軟件等A；
2、系統(tǒng)安裝和部署：
1、必需條件和工作；
2、使客戶方具備系統(tǒng)安裝、備份、還原的能力；
3、系統(tǒng)安裝和部署：安裝光盤申請、系統(tǒng)安裝和部署、使用許可的申請；
4、安裝和部署的過程，也是培訓(xùn)客戶方系統(tǒng)管理員具備系統(tǒng)安裝、備份、還原的能力過程。正式系統(tǒng)的部署過程可以由我們來做，但DEMO系統(tǒng)的部署一定要指導(dǎo)客戶方完成；
4、系統(tǒng)搭建規(guī)則確定：
1、系統(tǒng)搭建不能由項目經(jīng)理一個人完成，實施工程師、系統(tǒng)管理員如何確保搭建的一般質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)；
2、編寫《系統(tǒng)搭建規(guī)則》，提交客戶項目經(jīng)理；
3、雙方溝通并確定《系統(tǒng)搭建規(guī)則》，有分歧的情況下，一定要統(tǒng)一；
6、系統(tǒng)搭建和功能測試：
1、項目實施的重要環(huán)節(jié)；
2、一方面實現(xiàn)實施方案的內(nèi)容，另一方面對客戶的系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置和維護的知識轉(zhuǎn)移；
3、搭建任務(wù)中流程部分是重要內(nèi)容，搭建的流程不能只搭建不測試；若不認(rèn)知對待功能側(cè)，則會造成在業(yè)務(wù)測試時由于問題太多，關(guān)鍵用戶小組不愿意投入更多時間。；
4、根據(jù)系統(tǒng)搭建的任務(wù)清單推進(jìn)，每日更新并反饋進(jìn)展；
5、搭建任務(wù)中流程部分是重要內(nèi)容，搭建的流程不能只搭建不測試，可以采用的方式有：
A、搭建一個測試一個，尤其是客戶方負(fù)責(zé)搭建的流程，他們搭建的前三個，一定要及時測試，將發(fā)現(xiàn)的問題和解決的辦法告知他們；
B、互相測試。
6、盡量不要讓客戶單獨去做此工作，因為客戶方測試中一旦遇到問題就可能會停下來
8、二次開發(fā)內(nèi)容的交付：
1、合同包含、或項目推進(jìn)的實際需要，是試運行的關(guān)鍵點的二次開發(fā)，在此階段務(wù)必與系統(tǒng)的搭建、測試同步進(jìn)行。否則勢必影響上線；
2、根據(jù)簽字確認(rèn)的需求確認(rèn)單，提交開發(fā)申請，并跟蹤流程和開發(fā)人員，明確開發(fā)交付測試的時間節(jié)點，測試后打包的時間節(jié)點；
3、制定二次開發(fā)的計劃，按計劃推進(jìn)。二次開發(fā)的計劃中，除我方交付的計劃，務(wù)必注意客戶方測試的時間安排，以及測試中問題需改的調(diào)整的時間安排；
4、交付后，一定要簽《客戶需求交付確認(rèn)單》；
五：上線前準(zhǔn)備階段
1、上線前檢查：
1、上線前召開上線前檢查和完善會議，邀請客戶項目組領(lǐng)導(dǎo)、項目經(jīng)理、其他核心項目組成員參加：
一方面是對前期工作的匯報，另一方面是通過溝通運維方便一系列策略、保障、制度，讓客戶方認(rèn)識是運維的重要性和方法。；
2、系統(tǒng)檢查和完善：
A：測試的冗余數(shù)據(jù)清空；
B：門戶內(nèi)容的填充；
C：歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入；
2、系統(tǒng)運維策略、保障和制度的確定；
3、系統(tǒng)備份和安全策略的確定；
4、檢查領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注內(nèi)容，向領(lǐng)導(dǎo)匯報，與關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成一致。
2、上線前培訓(xùn)準(zhǔn)備：
1、培訓(xùn)不只是簡單的組織幾場系統(tǒng)使用的培訓(xùn)！
2、培訓(xùn)前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，包括思路、文檔等；
3、培訓(xùn)后要進(jìn)行考核和匯報；
4、雙方先溝通并確定培訓(xùn)的思路和方案計劃。
A：高層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理人員、普通員工分別如何培訓(xùn)；
B：本地和外地員工分別如何培訓(xùn)；
C：培訓(xùn)幾個場次，每個場次多少人；
D：培訓(xùn)哪些內(nèi)容；
4、培訓(xùn)材料準(zhǔn)備完畢：PPT、DEMO、考題。
5、培訓(xùn)會上同時會講解的文檔
A：用戶使用手冊；
B：用戶使用規(guī)范；
6、以上工作完成后，按培訓(xùn)的方案計劃執(zhí)行培訓(xùn)
3、用戶使用培訓(xùn)：
1、必須工作。好的培訓(xùn)工作，可以讓上線的過程中問題更少，因為培訓(xùn)時已經(jīng)將容易出問題的地方都講的比較清楚！
2、本地員工培訓(xùn)：高層領(lǐng)導(dǎo)、中策管理員、普通員工；
3、外地員工培訓(xùn)：我方負(fù)責(zé)培訓(xùn)、客戶方負(fù)責(zé)培訓(xùn)、視頻會議培訓(xùn)、視頻文件培訓(xùn)。。。；
六：上線推廣階段
1、上線試運行：
1、極其重要的階段，不是簡單的發(fā)布一個試運行的通知：
A：上線的思路和策略；
B：上線后運維體系是否健全并發(fā)揮作用；
C：試運行過程中的問題解決的通道是否通暢；
D：用戶使用跟蹤的進(jìn)行。
2、明確試運行跟蹤的策略，并進(jìn)行跟蹤：
線上：從系統(tǒng)中拉取數(shù)據(jù)，分別從登錄次數(shù)、流程的發(fā)起和辦理、文檔的創(chuàng)建和閱讀、門戶的更新等角度拉取報表，分析差異；
線下：和各部門的關(guān)鍵用戶溝通，分析使用不好的原因。
報告和會議：結(jié)合線上和線下的工作，對問題的原因進(jìn)行分類，并提出建議和要求。雙方召開試運行階段會議，確定問題的處理方式，并推進(jìn)。
3、跟蹤運維體系是否有效發(fā)揮作用，并督促完善。
2、上線試運行問題解決：
1、上線試運行階段可能會有各種各樣的問題，需要我們主動關(guān)心并解決，這樣能更好的提高滿意度：
2、試運行的問題處理，可以結(jié)合驗收一起推進(jìn)。一般的常規(guī)項目，試運行的問題處理清單也是驗收前的任務(wù)清單：
3、剛開始的試運行問題，最好能夠現(xiàn)場解決；
4、后續(xù)的試運行問題，采用階段整理清單的方式跟進(jìn)；
七：項目驗收階段
1、提出驗收：
1、項目驗收是每個項目的最終目標(biāo)，拿到驗收單！
2、處理好提出驗收的事前鋪墊：每個人向客戶提出驗收和收款時都會有心理壓力，所以項目進(jìn)行中時，在合適的時候先提出驗收的目標(biāo)，為最終的驗收做好鋪墊。
提出驗收鋪墊的處理方式：一種方式是在每個階段完成時，都能表達(dá)我們離驗收的目標(biāo)又進(jìn)了一步，另一個方式是私下的時候以玩笑方式提出驗收，也是一個不錯的辦法。
3、接近驗收條件時，正式提出驗收請求。
4、每個階段，每做完一項工作均能向用戶提出驗收的請求或提出希望驗收的請求，讓用戶明確這個時間點，甚至可以沒完成一個階段讓用戶簽一張階段驗收單，這樣用戶今后驗收也能順利成章。
5、與客戶搞好關(guān)系，關(guān)鍵時候可以向用戶表達(dá)自身的壓力，取得客戶的理解和支持。
6、在項目進(jìn)展過程中，提前做好正式提出驗收的鋪墊；
7、合同中主體實施內(nèi)容上線后，立即以正式方式提出驗收，發(fā)送驗收單和驗收請求
2、明確項目驗收條件，并簽訂項目驗收前備忘、驗收前任務(wù)清單推進(jìn)計劃：
1、重要說明：此階段適合在雙方驗收分歧較大的時候，以及客戶方提出需收集、梳理未盡事宜的時候。在項目驗收風(fēng)險不大的情況下，我們也去做這樣的書面確認(rèn)，可能會增加驗收的工作量。
2、若驗收時問題較多，或雙方分歧較大，則問題多并不是最可怕，最可怕的是不知道究竟有多少問題?；蛘唑炇諘r問題處理了一遍又一遍，總是有新的問題提出，不知道何時可以驗收。
3、該階段明確驗收前的條件和計劃，處理完后驗收！
4、進(jìn)行項目組驗收溝通會議，雙方逐一對問題進(jìn)行分析和溝通，將雙方共同認(rèn)可的部分列入項目驗收前備忘，并根據(jù)備忘制定驗收前任務(wù)清單推進(jìn)計劃。
并不是客戶提出的所有事項我們都與實現(xiàn)，這是一般都有一個PK的過程。
5、雙方對確認(rèn)的文件進(jìn)行簽字，必要時加蓋公章。
3、按《項目驗收前備忘/驗收計劃/驗收前任務(wù)清單推進(jìn)計劃》執(zhí)行：
1、拿到驗收單：完成一個、交付一個、確認(rèn)一個！
2、逐個解決的過程中，我們肯定會遇到困難和問題，但不要擱在那里，尋求一切資源推進(jìn)！3、任務(wù)清單中每條任務(wù)，完成后都需讓客戶進(jìn)行確認(rèn)；
4、若客戶延期不確認(rèn)，則視同驗收通過；
4、簽署驗收文件：
1、驗收目標(biāo)達(dá)成，拿到蓋章的驗收單，祝賀！
2、驗收文件必須簽字、蓋章！
3、必要時可以加項目驗收后備忘；
5、項目轉(zhuǎn)入維護期：
1、拿到驗收單并收取相應(yīng)款項（類似“驗收后三個工作日”等）后，立即發(fā)起服務(wù)移交流程；
2、跟蹤客服負(fù)責(zé)人向客戶發(fā)起售后服務(wù)的郵件。