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相信有關巴比倫塔的故事大家都聽說過。古代神話說，凡人要修建巴比倫塔通上天，上帝害怕凡人成功，便讓凡人說不同的語言，產生隔閡，產生矛盾，從此人類社會分崩離析，形成不同的國家、不同的民族、不同的文化、不同的信仰，因而無法同心協(xié)力地修建通天塔。這個故事告訴我們，語言不同、文化有別，使人們難以溝通和團結一致；實際上即使語言相同，人們對同一概念的認識和理解也會產生差異；信息系統(tǒng)中的概念也存在這樣的問題。
每個信息系統(tǒng)中都存在著諸多不同的概念，這些概念是對系統(tǒng)資源進行有序化組織管理、方便系統(tǒng)用戶查詢提取、以及與其它用戶進行互動的基礎，同時也是知識的積累、創(chuàng)造、更新、共享、傳播交流和重用的基礎。若是系統(tǒng)中同一概念的具體含義在不同的地方不能保持一致，或是引起用戶理解上的差異，勢必造成混亂，阻礙知識的傳播交流，同時也使正需要知識的人難以準確掌握和使用系統(tǒng)。那么，如何才能保持信息系統(tǒng)中概念的一致呢？答案是要進行“標準化”。
信息系統(tǒng)的標準化是有限理性的，也就是說信息系統(tǒng)的服務用戶、信息資源和業(yè)務流程都是有限的。要實現(xiàn)信息系統(tǒng)內部概念的標準化，最好的方法是用主題詞對信息系統(tǒng)的所有概念進行統(tǒng)一的描述。主題詞是經過規(guī)范的詞語，用以描述知識資源的內容屬性。當前國家已制訂了諸多領域的主題詞表，這些主題詞表大多已成為描述和組織各領域資源的“標準”。
與全邏輯的主題詞相比，信息系統(tǒng)中所用的主題詞最大的特色是“有限理性”。這種“有限理性”首先從有限范圍的業(yè)務梳理入手，通過梳理業(yè)務的架構、邏輯、內容，總結得出最關鍵的概念，并形成主題詞表，供描述有限范圍內的資源使用。用有限范圍的主題詞實現(xiàn)信息系統(tǒng)概念的標準化，是一種大膽的嘗試。
在信息系統(tǒng)中，主題詞是相對穩(wěn)定的且容易標準化的要素。有限理性的主題詞表怎樣實現(xiàn)“標準化”呢？舉例而言，假設一篇文檔是一份知識資源，那么為文檔匹配主題詞時，應該是從主題詞表中選擇，而非自由填寫，這樣才能保證主題詞的“標準”，保證系統(tǒng)能夠識別出同一主題詞。
主題詞可以發(fā)揮哪些作用呢？最顯而易見的，就是可以用它來挖掘知識資源。這里講的知識資源既包括各類顯性知識的資源，如項目、文檔、圖書等，也包括擁有隱性知識的資源，如人員、專家等。用主題詞對有限范圍內的上述資源進行統(tǒng)一描述，就可以實現(xiàn)按主題詞瀏覽上述資源，把相應的知識資源傳遞給需要的人。為此，主題詞的選擇應詞語簡潔、含義明確、特異專用、獨立穩(wěn)定、層級清晰、科學合理和簡單易用。
在用主題詞實現(xiàn)對知識資源描述的基礎上，選擇并按照不同類別的主題詞對知識資源進行展示，就形成了知識資源目錄；同時，按用戶思維和使用習慣選擇并組織主題詞，進而展示主題詞下的知識資源，就形成了為用戶查找和利用知識資源提供服務的知識資源服務目錄。知識資源目錄是資源的清單，列出了所有有價值的資源；服務目錄是索引，引導用戶查找和利用知識。資源目錄不斷更新，但服務目錄是相對穩(wěn)定的，通過“無限的資源”和“有限的服務”，也就形成知識資源和服務的對接。
主題詞在實現(xiàn)對知識資源的有效組織時，類似于人的神經網絡實現(xiàn)對人體所有器官，包括骨骼肌、內臟與內分泌的有效組織，使人的機體系統(tǒng)能夠協(xié)調運行。因此，可以說主題詞的結構也就是信息系統(tǒng)知識資源的結構，而一個信息系統(tǒng)的主題詞表也就相當于一個有限理性的知識神經網絡。主題詞發(fā)生變化，整個知識神經網絡也將隨之發(fā)生系統(tǒng)性的變化。
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