在長沙用好OA協(xié)同辦公軟件的兩種標準

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OA，辦公自動化，OA是Office Automation的簡寫，是現(xiàn)代利用電腦進行全自動的辦公,目的是提高效率。 OA也是Office Action(審定通知程序，審定通知行為)的縮寫，是國家知識產(chǎn)權的審查意見書的英文翻譯。選OA更快速通達東浦！

一、OA概念

1、OA基本概念
　　OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產(chǎn)計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理……等等，那么這些都是日常辦公工作的處理范圍。
 
2、協(xié)同OA定義
　　協(xié)同辦公(OA)軟件就是采用Internet/Intranet技術，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。
　　在基礎OA的應用上，可供企事業(yè)機構自行靈活定義符合自身需求的管理工作流程、知識目錄架構、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常OA辦公需求。

3、協(xié)同管理定義
　　在協(xié)同OA的應用基礎之上，以增強型的工作流為引擎、融合知識管理套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務工作管理包括客戶資源的管理等，最主要的三個方面就是要實現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務的協(xié)同和資源的協(xié)同，企業(yè)的各種資源，包括人、財、物、信息和流程組成了企業(yè)運作的基本要素，協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺上。
 
二、OA咨詢

用好OA軟件的兩種標準
　　現(xiàn)實中關于什么是用好了OA軟件，有兩種標準。
　　其一是實施驗收成功標準，指的是廠商在客戶那成功完成了軟件項目的實施驗收，收到了項目尾款。各個軟件廠商市場宣傳時所說的“客戶數(shù)量”就是以此為標準的。
　　其二是客戶真正將軟件推廣及深化應用成功，該類客戶往往都是軟件廠商的標桿客戶。
　　這兩種標準差異很大，所以造成了各個廠商的客戶數(shù)很多，但標桿客戶很少。
軟件項目的四個階段
　　OA管理分四個階段：OA選型、OA實施、OA推廣、OA深化應用。
　　之所以出現(xiàn)兩種標準的巨大差異，原因在于廠商和客戶都只重視和關注了軟件管理的前兩個階段，而忽略了后兩個階段。
　　前兩個階段（軟件選型、軟件實施）是軟件廠商能協(xié)助或者提供的服務；后兩個階段（軟件推廣、軟件深化應用）不屬于軟件生產(chǎn)范疇，而屬于管理咨詢范疇，是軟件廠商并不擅長的，也不應該是軟件廠商的責任，而是落地式咨詢的內(nèi)容。
 
三、企事業(yè)機構對協(xié)同OA的需求

1、企業(yè)機構

　　協(xié)同OA類：著重關注內(nèi)部管理制度的規(guī)范執(zhí)行、內(nèi)外部信息動向的自動獲取和推送、知識經(jīng)驗分享利用、高效率的溝通渠道、行政類事務的集中處理；
　　ERP類：分為標準應用類和非標應用類；標準應用類集中會從關注財務或者生成制造入手，形成對人力資源、生成設備、客戶銷售資源、供應商采購資源、分銷渠道等方面較為通用標準的應用，但缺乏工作流引起的強力支持；非標應用類是指非完全制造型企業(yè)對內(nèi)部資源的管理，企業(yè)個性化管理比較強，且應用可完全基于工作流引擎?zhèn)鬏敚?br /> 　　BI類：著重于對數(shù)據(jù)的分析處理，可直接獲取協(xié)同OA類、ERP類后臺數(shù)據(jù)，并自行制定分析樣本，供高層領導多方位的決策分析。

2、事業(yè)政府機構

　　協(xié)同OA類：從公文即收發(fā)文管理、以及檔案文件管理入手，貫徹推行行政指令或上行匯報，以及對外政策法規(guī)的公布；
　　ERP類：即電子政務，集中處理各局單位、科室職能工作所包含的數(shù)據(jù)檔案歸檔處理，也是政府機構對外辦公窗口；
　　BI類：著重于對數(shù)據(jù)的分析處理，可直接獲取協(xié)同OA類、ERP類后臺數(shù)據(jù)，并自行制定分析樣本，供機關領導多方位的報告分析。
 
四、協(xié)同OA選型

1、協(xié)同OA整體價值點
　　協(xié)同OA從企事業(yè)機構的應用來看，可以看到總體具備以下幾大價值點：
　　(1). 落實管理制度、工作流程自動化
　　這牽涉到流轉過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報，等等，都是一些流程化的工作，每個單位都會有大量的流程。通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。
　　(2). 知識文檔自動化管理的自動化
　　使各類的文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。
　　(3). 信息發(fā)布平臺
　　內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動態(tài)。?
　　(4). 內(nèi)部通訊平臺
　　建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時通訊系統(tǒng)、論壇、個人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。
　　(5). 輔助辦公
　　它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務性的工作相結合的各種輔助辦公，要實現(xiàn)這個輔助辦公的自動化。
　　(6). 信息集成
　　我們每一個單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個業(yè)務系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應該跟這些企業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應速度。?
　　(7). 實現(xiàn)分布式辦公
　　就是要解決分布式辦公和移動辦公，要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，市場競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
 
2、協(xié)同OA選型
　　(1). 了解自己的需求
　　是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，OA軟件成功實施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價格迥異，適合不同的消費群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。
　　(2). 組織保障
　　OA系統(tǒng)的實施應用，觸及大家的工作習慣，甚至各個業(yè)務部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是否有一個強有力的組織保障是關鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓、試用……在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進的責任部門，必須有有效的組織實施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。
　　很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒...
 
3、OA實施注意事項及實施經(jīng)驗分享
　　科學的選型，只是走完了OA系統(tǒng)建設的第一步，接下來，最重要的環(huán)節(jié)，便是實施。多數(shù)OA系統(tǒng)的實施周期都很長，好的實施服務，也是企業(yè)選擇OA系統(tǒng)需要重點考慮的因素。
　　協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬，同時有四五百人在線，用戶對OA有很大的依賴性，如果哪一天不能上OA了，工作就會受影響、工作非常不適應等，那么則說明這個協(xié)同辦公系統(tǒng)應用已經(jīng)成功了。在長沙用好OA協(xié)同辦公軟件的兩種標準.