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 　　工程電子文件管理的制度及其要求

　　1.1 工程電子文件管理的基礎要求

　　第一，電子文件的管理辦法 ：電子文件在建設方面，要遵循 計劃、審核、發(fā)布、歸檔這幾方面進行嚴格管理。利用電子文檔的 管理辦法可以為公司的管理標準起到一定的借鑒作用，并可以對 現有的標準進行完善處理。

　　第二 , 總結歸納對公司有益的管理經驗辦法 ：國際上對電 子文件的整理有著嚴格的標準，因此，在我國的企業(yè)電子文檔歸 類整理方面，仍要繼續(xù)學習外國的先進管理辦法，并以此來逐漸 完善公司內部的建設管理。雖然我國企業(yè)的文檔管理還處于發(fā)展 中階段，且仍在探索當中，但是，利用工程項目周期的方法來整理 企業(yè)內部數據，對公司整體的檔案管理而言，已初見成效。由此可 見，通過檔案的綜合總結管理，可以為未來的文檔管理，提供相應 的理論基礎。

　　第三，學習工程電子文件管理經驗 ：任何一家公司的建成都 與企業(yè)內部的管理息息相關，因此，在工程建設中逐漸積累經驗， 對日后的檔案管理起到至關重要的作用。隨著企業(yè)的發(fā)展，國際

　　項目逐漸增多，相互交流的機會也越來越大，為此，可以通過學習 彼此的管理經驗，來為我公司的文檔管理提供有力保障。

　　1.2 確立目標

       在對電子文件管理不斷探索的道路上，結合目前管理所面臨 的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設目標，從而 為公司打造一個標準化、制度化的電子文檔管理體系。

　　2 工程電子文件管理體系

　　2.1 電子文件的特點

　　電子文件在其形式上來講主要是在計算機中進行檢索，并 通過系統(tǒng)內部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形 式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內部的一些 文件進行儲存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發(fā)展提 供資源上的幫助。 電子文件的特點主要表現在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公 司計算機中的數字信息，眾所周知，數字信息具有本身流動性的 特點，因此，在保存方面無法進行更好的存儲。電子文件就是要對 這些數字信息進行整理、儲存，并通過一系列的方法將之自動生 成體系的一種管理辦法。

　　2.2 工程圖紙的數字化管理體系

　　工程圖紙的數字化管理體系主要表現在三方面 ：雙機與多 機系統(tǒng)、光盤鏡像服務系統(tǒng)、電子文件網絡移交管理系統(tǒng)。

　　第一，雙機與多機系統(tǒng) ：所謂雙機系統(tǒng)即是指檔案管理和設計相結合的一種小型實用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據其功能和軟件設計 的不同將工作站中的管理過程自動生成為文件。除此之外，在配 置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎辦公應用軟件，并通過這些自 帶應用軟件進行無圖紙設計，甚至可以在線提取其他圖紙并做深 層次的加工，并完成存儲的過程。服務器中不同的系統(tǒng)伴有不同 的作用，例如 ：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水 平的應用程序和配置較高的計算機系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整 體電子文件生成的準確性。在某種程度上，這種計算機多機系統(tǒng) 也是一種局域網系統(tǒng)，在系統(tǒng)應用方面，主要適用于較大的設計 單位。通過對客戶機和服務器進行綜合管理，使圖庫全部集中在 服務器上，以達到全網協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對電子 文件進行有效的控制，從而實現資源上的共享。

　　第二，光盤鏡像服務系統(tǒng) ：即主要是通過利用光盤的鏡像服 務和企業(yè)間的局域網來實現對客戶的數據庫訪問。其體現在以交 換機為主題，連接 WWW 服務器，再通過與多個客戶機相連接，再通 過 WWW 服務器與光盤鏡像服務器相連接的方式，從而實現訪問數 據的整個過程。

　　第三，電子文件網絡移交管理系統(tǒng) ：利用該管理系統(tǒng)普遍應 用于以設計為主題的相關工程類公司，其系統(tǒng)主要應用為局域 網。工程項目所形成的文件一定要通過計算機網絡的方式來向各 個部門進行傳達，且各個部門所需要的電子文檔和相關信息都要 集中在計算機網絡上。建立相關的計算機網絡系統(tǒng)，其主要包括：

　　(1)歸檔子系統(tǒng) ：這種系統(tǒng)主要用于圖書的標準管理和期刊 管理，在工程方面，還進行相應的入庫管理，訂購管理、電子文檔 的借閱管理、統(tǒng)計管理等等。除此之外，想要更好的應用該系統(tǒng)， 并使系統(tǒng)呈現完美狀態(tài)，則一定要對系統(tǒng)進行及時的維護，從而 確保工作的正常運行。

　　(2)查詢檢索子系統(tǒng) ：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對 該系統(tǒng)進行檢索，這種查詢檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以 在第一時間內查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內容包 括 ：圖書、標準、圖紙及相關的管理信息等等。

　　(3)圖紙下載審批子系統(tǒng) ：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可 以對項目中的工程圖紙進行嚴格的保密，而在借閱圖紙方面必須 要經過相關人員的審批才可以得到閱讀權限。

　　(4)工作周卡填寫和統(tǒng)計子系統(tǒng) ：在看工程項目管理中，從 工作程序的數據顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分 為 ：項目啟動階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這 三個階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從 而確保工作的順利完成。

　　3 工程電子文件的保管方式

　　從項目工程的管理方面來看，對工程中所形成的電子文檔 一定要做相應的儲存和保管。對于文件的保管方式又分為以下幾 種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時，有效利用相應的保管方法還可以為 未來的工程項目提供借鑒的作用。

　　3.1 輸出紙拷貝

　　對于紙質文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點主要體現在價格上， 紙質文件價格低廉，且所需的專業(yè)性技術不多。缺點則表現在有 些電子文件無法利用普通的打印方法將其打印出來，從而造成文 件的關鍵性缺失，相應的也在一定程度上破壞了文件原有的完整 性。對整個工程而言，在需要時無法提供文件支持，則會對整個工 程造成不可預計的風險。

　　3.2 脫機保存電子文件的拷貝

　　對電子文件進行保管時，可以通過脫機保存的方式有效將電 子文檔進行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如 ：磁盤備份、軟 盤保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒?，與傳統(tǒng)的紙質打印方式相比， 其具有完整性和便利性等優(yōu)點。通過完整保存的方式，來確保電 子文件的有效存儲。

　　3.3 利用雙重備份方式管理電子文檔

　　在對工程文件進行保存時，可以通過電子文檔與紙質保存 雙重方法進行備份，并進行歸類整理，利用兩種不同的介質，保存 兩套內容完全相同的檔案。利用這種雙重保險的方式，可以保證 電子文檔的有效性，通過紙質文檔對電子文檔的監(jiān)護作用，從而 達到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式 相比，其更具準確性，與此同時，在保存后還可以對其進行快速提 檔，在計算機網絡的幫助下，通過檢索、傳輸等方式，來有效保證 工程的順利進行。

　　3.4 利用工程資料管理系統(tǒng)對電子文檔進行保存

　　利用這種儲存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當 中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將 電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時可以及時將其在計算機中 讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時間，并保存了文件的完整性。目 前，我國對這種保存文件的方式應用程度還很低，其主要原因在 于，利用這種方式對文檔進行管理，需要大量的人力物力，需要及 時的對磁盤進行維護修理，以保證資料的完整，但在技術程度上， 我國還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無法逃離傳 統(tǒng)的紙質保存法。