物流erp有了實(shí)施模板 實(shí)施顧問還會思考嗎?

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案例場景：

　　幾年前的一個秋天，物流erp系統(tǒng)實(shí)施顧問小高因?yàn)閯倓偼瓿闪艘粋€為期8個月的物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目，沉浸在項(xiàng)目成功的喜悅之中。然而讓他意想不到的是一件棘手的工作即將落到他頭上。公司突然讓他接手一個實(shí)施到一半的物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目，而這個項(xiàng)目只有只言片語的幾份簡單文檔。

　　這個物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施已經(jīng)完成了所有前期的項(xiàng)目準(zhǔn)備工作，但就在這個節(jié)骨眼兒上，原來的項(xiàng)目經(jīng)理離職了，留下了一大攤子事情讓小高處理。物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施中的一大忌諱就是臨陣換將。最讓小高頭疼的是：這個項(xiàng)目沒有一份經(jīng)得起推敲的文檔——不但沒有詳細(xì)的實(shí)施計劃、清晰的業(yè)務(wù)調(diào)研報告，也沒有前期的業(yè)務(wù)解決方案，更別提在項(xiàng)目實(shí)施過程中涉及的《項(xiàng)目風(fēng)險登記冊》、《項(xiàng)目會議紀(jì)要》、《項(xiàng)目需求列表》等更詳細(xì)的實(shí)施文檔了。

　　當(dāng)小高從公司前任物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施同事手中接過可憐的兩個Word文檔——總計不超過5頁的實(shí)施文檔時，小高難以置信地看著他問：“沒有了嗎?只有這些?”同事點(diǎn)點(diǎn)頭，然后他又說了一句讓人吐血的話：“項(xiàng)目實(shí)施所有的內(nèi)容都在我心里記得清清楚楚呢，之前反正項(xiàng)目就我一個人做，要不要文檔也無所謂。”結(jié)果，人去“腦”空，項(xiàng)目的一切都要重新摸索，不但要浪費(fèi)本就緊張的時間做重復(fù)的工作，而且與客戶的關(guān)系也一度緊張，而從公司層面來說，該項(xiàng)目也是虧了血本。

　　在接手了該項(xiàng)目以后，小高深深地體會到了沒有實(shí)施文檔的痛苦，也意識到了項(xiàng)目實(shí)施文檔的重要性、項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范的重要性。小高從文檔做起，從自己做起，一步一個腳印地按照規(guī)范完成項(xiàng)目實(shí)施工作，必備文檔一個不落地完成了。

　　經(jīng)過幾年的鍛煉，小高變成了老高，也由實(shí)施顧問成長為一名項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理自然需要從項(xiàng)目的角度進(jìn)行項(xiàng)目管理，而項(xiàng)目實(shí)施文檔也是他管理項(xiàng)目涉及的內(nèi)容。

　　但經(jīng)歷了幾個項(xiàng)目之后，老高總覺得項(xiàng)目有些不對勁。怎么說呢?這些項(xiàng)目的文檔，一個不少，但看文檔內(nèi)容，比如給客戶的業(yè)務(wù)解決方案，好像所有項(xiàng)目都一模一樣，用的是之前的項(xiàng)目文檔或者是公司的項(xiàng)目實(shí)施模板，有的項(xiàng)目文檔甚至連客戶名稱都沒有修改過來，直接拷貝、粘貼，再用了查找—替換工具，將文檔中的公司名稱或者項(xiàng)目名稱等關(guān)鍵詞替換一下，一份業(yè)務(wù)解決方案就算完成了。這種方案看似很有份量——厚厚的一本，裝訂得也很美觀，可內(nèi)容和客戶的業(yè)務(wù)相差甚遠(yuǎn)，甚至風(fēng)馬牛不相及的業(yè)務(wù)場景都寫進(jìn)來了。當(dāng)客戶被問到“這個方案經(jīng)過你們確認(rèn)了嗎?和你們業(yè)務(wù)相符嗎?”客戶往往直接說：“這么厚的東西你們自己都看不懂，我們更看不懂，而且方案里的內(nèi)容和你們后續(xù)培訓(xùn)的內(nèi)容也不太相關(guān)，我們就當(dāng)參考資料看了，覺得有用的就看，沒有用的就不看。”

　　老高又郁悶了，沒有文檔的時候不行，有了文檔的時候客戶不看，還是不行，問題應(yīng)該怎么解決?

　　案例解析：

　　在過去的許多年里，項(xiàng)目實(shí)施基本上是作坊式的實(shí)施——沒有章法，實(shí)施顧問想怎么做就怎么做，所有的知識都在腦子里;項(xiàng)目做完以后，除了實(shí)施顧問長了點(diǎn)個人經(jīng)驗(yàn)以外，對于公司和其他同事而言，什么都沒有留下。

　　經(jīng)過幾年的發(fā)展，物流erp系統(tǒng)廠商都開始注重項(xiàng)目實(shí)施方法論的建設(shè)，也開始強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施過程中的“關(guān)鍵成果與里程碑檢查”，項(xiàng)目實(shí)施文檔就成了必需品。EPR廠商也提出了“項(xiàng)目實(shí)施文檔一個不能少”的口號并付諸行動，這算是實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目實(shí)施文檔從無到有的過程。老高目前就處于解決了有沒有的問題，但他面臨著一個新問題，那就是項(xiàng)目實(shí)施文檔的質(zhì)量問題。

　　許多企業(yè)在構(gòu)建了項(xiàng)目實(shí)施方法論之后，都會制作一個實(shí)施模板，這原本是想讓實(shí)施顧問提高項(xiàng)目實(shí)施的效率，因?yàn)榭梢圆挥盟伎嘉臋n的結(jié)構(gòu)了。以業(yè)務(wù)解決方案為例，實(shí)施步驟可這么劃分：第一步描述業(yè)務(wù)背景，第二步畫業(yè)務(wù)流程圖，第三步做流程說明，第四步做當(dāng)前流程問題解析，第五步做建議方案(可能會有方案一、二、三)，第六步做方案對比和建議。但實(shí)施顧問有了這樣的模板之后，就突然不會思考了。為什么這么說呢?人都是有惰性的，所有文檔的結(jié)構(gòu)都一樣，再看看內(nèi)容，好像大多數(shù)客戶的業(yè)務(wù)場景也差不多，因此，大多數(shù)實(shí)施顧問的做法是：找?guī)讉€歷史項(xiàng)目的業(yè)務(wù)解決方案，參照著復(fù)制，一個方案就快速出爐了，修改一下就可以給客戶使用了。

　　這樣的業(yè)務(wù)解決方案，從某個業(yè)務(wù)場景和要點(diǎn)來看，好像很有道理，但從整體業(yè)務(wù)解決方案來看，前后業(yè)務(wù)場景脫節(jié)，甚至是出現(xiàn)矛盾，或者是客戶的重要業(yè)務(wù)需求漏掉了;還有，對著某個業(yè)務(wù)場景仔細(xì)一琢磨，才發(fā)現(xiàn)客戶的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀與解決方案里的根本不是一回事。結(jié)果業(yè)務(wù)解決方案就被這么套成了擺設(shè)，客戶就只把它當(dāng)成參考資料來用，根本沒有起到與客戶明確項(xiàng)目范圍、目標(biāo)實(shí)現(xiàn)方法的作用。

　　接下的事情就會讓這個項(xiàng)目變得非常慘了。因?yàn)榭蛻舾緵]有確認(rèn)前期的業(yè)務(wù)解決方案，或者即便客戶確認(rèn)了，也只是形式，客戶可以在你做方案的時候聽你擺布，把方案給簽了，但到了上線的時候，客戶可就秋后算賬了。方案上線后，客戶看到這個流程跟自己的業(yè)務(wù)不相符，那個功能在系統(tǒng)中沒有提供，再看看業(yè)務(wù)流程設(shè)置得挺完美，但就是在客戶這里用不起來，因?yàn)闆]有考慮客戶的特殊情況。這時只能修改了，軟件改配置，客戶改流程，甚至要更換軟件，一直改到雙方都受不了折磨了，然后，大家各退一步，將就著用吧，這個系統(tǒng)就這樣上線了。到了最后，基本上是實(shí)施顧問一撤，系統(tǒng)就廢了，成了真正的擺設(shè)。

　　上述的場景絕非筆者危言聳聽，導(dǎo)致物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目失敗的“死法”有很多，但這種“死法”讓客戶很冤。那我們應(yīng)該如何解決物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過程中的文檔質(zhì)量問題呢?

　　告訴實(shí)施顧問如何進(jìn)行思考，這只是一個方向與指引，而作為一家企業(yè)而言，還需要在機(jī)制上保障實(shí)施顧問的思考方向不偏離客戶的要求。所以，還需要解決另一個問題，那就是：項(xiàng)目實(shí)施文檔到底應(yīng)該怎么管?對于這個問題可以按如下思路來做：

　　1.構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施文檔體系

　　在項(xiàng)目實(shí)施過程中，列出可供參考的文檔模板、必須由客戶簽署的項(xiàng)目成果文檔、可使用的過程文檔、相應(yīng)文檔的使用方法、文檔是否受控等，得到項(xiàng)目實(shí)施文檔的清單;基于項(xiàng)目的過程文檔和關(guān)鍵成果，通過成果評審得到最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐(實(shí)施案例)，并通過最佳實(shí)踐提煉得到項(xiàng)目實(shí)施的模板與指引，這是一層層抽象的過程。

　　2.制定文檔管理程序

　　如是否需要評審，是否需要批準(zhǔn)，如何發(fā)布，如何修訂，如何進(jìn)行標(biāo)識與界定密級，如何進(jìn)行貯存，如何進(jìn)行傳遞和查閱。

　　3.制定文檔模板使用規(guī)范

　　如前文所說，文檔模板是必需的，這對于提高工作效率有著巨大作用，但對于如何使用這些文檔的模板，應(yīng)該有一個清晰的指引，“只用其形，而不用其里”，這才應(yīng)該是模板的作用。

　　4.構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施文檔庫

　　基于項(xiàng)目文檔進(jìn)行版本控制，并構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施的文檔庫，避免出現(xiàn)文檔太多、版本混亂導(dǎo)致的文檔無法進(jìn)行復(fù)用的問題。

　　5.構(gòu)建文檔評審與審批機(jī)制

　　項(xiàng)目實(shí)施過程中重要文檔的產(chǎn)生不應(yīng)該是實(shí)施顧問拍腦袋拍出來的結(jié)果，也不應(yīng)該只是簡單的復(fù)制+粘貼出來的結(jié)果，它需要項(xiàng)目小組成員根據(jù)客戶業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行討論、編寫，同時還需要提交給公司主管評審，只有通過評審之后方可發(fā)布給客戶。只有通過這個機(jī)制，才能夠保證實(shí)施顧問在使用模板的時候不是簡單地復(fù)制，而是經(jīng)過認(rèn)真思考得到的成果，這才是真正幫助客戶解決問題的成果，才能得到客戶的真正認(rèn)可。

　　6.使用IT系統(tǒng)進(jìn)行支撐

　　一個項(xiàng)目的文檔好管理，但100個項(xiàng)目呢?一個大型的物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過程中，可能會產(chǎn)生上千個文檔，沒有IT系統(tǒng)對于文檔管理制度的支撐，那是難以想象的。

　　總結(jié)上述內(nèi)容：有了項(xiàng)目實(shí)施方法論和相應(yīng)的實(shí)施工作模板，并不意味著實(shí)施顧問可以不思考了。相反，實(shí)施顧問不需要思考簡單可重復(fù)的工作了，但需要更深入地思考更深層次的問題——客戶的核心業(yè)務(wù)問題，而這個問題的解決對實(shí)施顧問提出了更高的要求，當(dāng)然也更能夠體現(xiàn)出實(shí)施顧問的價值。

　　鏈 接

　　何為項(xiàng)目實(shí)施文檔？

　　什么是項(xiàng)目實(shí)施文檔

　　在物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過程中用來記錄、描述、展示實(shí)施工作過程所生產(chǎn)的文檔，或者是對項(xiàng)目活動結(jié)果的描述、規(guī)定或報告。從上述定義中可以看出，物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施文檔可以分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項(xiàng)目實(shí)施工作交付產(chǎn)物的一個組成部分，是項(xiàng)目實(shí)施過程中的必備文檔。而過程文檔記錄了項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類信息，是項(xiàng)目實(shí)施人員或是公司管理層進(jìn)行決策的重要依據(jù)，也是實(shí)施過程中非常寶貴的資產(chǎn)。

　　項(xiàng)目實(shí)施文檔有什么用

　　能提高實(shí)施過程的能見度：實(shí)施成員按一定時間編制整理實(shí)施文檔，可以使實(shí)施人員對各個階段的工作進(jìn)行周密思考，理順和找出存在的問題，從而減少差錯，提高項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。

　　能規(guī)范實(shí)施問題的處理：項(xiàng)目實(shí)施過程中難免出現(xiàn)問題，但問題產(chǎn)生的原因是什么?是誰的責(zé)任?應(yīng)該由誰來解決?是否已經(jīng)得到有效解決?這一切都依賴于良好的項(xiàng)目實(shí)施文檔追蹤。

　　便于項(xiàng)目成員之間的交流與合作：描述清楚、完備的文檔便于團(tuán)隊成員了解實(shí)施過程中的各項(xiàng)指標(biāo)，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與實(shí)施團(tuán)隊之間架起一座橋梁。同時，當(dāng)項(xiàng)目有新成員進(jìn)入或者是有新人接手時，物流erp系統(tǒng)實(shí)施文檔可以承擔(dān)起指導(dǎo)新成員快速工作的作用。

　　是人員經(jīng)驗(yàn)提升的最好途徑：對于物流erp系統(tǒng)實(shí)施顧問來說，善于學(xué)習(xí)與總結(jié)，才是職業(yè)生涯不斷發(fā)展的基礎(chǔ)。專業(yè)的實(shí)施文檔能夠體現(xiàn)一個實(shí)施顧問的學(xué)習(xí)與總結(jié)能力，也是體現(xiàn)一個物流erp系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊管理水平的重要標(biāo)志。

　　從文檔的角度來看，物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施過程就是一個文檔制作與實(shí)施的過程。大家都認(rèn)識到了項(xiàng)目文檔在項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要性，但實(shí)施顧問在實(shí)際構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施文檔的過程中，用了最快捷的方式——復(fù)制，卻并沒有掌握好如何復(fù)制。每一個項(xiàng)目都有其特殊性，如果沒有在相應(yīng)的項(xiàng)目實(shí)施成果中顯示這個特殊性，那就不需要另外做一次項(xiàng)目了。

　　綜上所述，有了項(xiàng)目實(shí)施模板和實(shí)施案例文檔，實(shí)施顧問可以不用思考如何構(gòu)建文檔格式;但一定要更貼近客戶實(shí)情進(jìn)行思考，并思考如何解決實(shí)際問題，才這是顧問的核心價值所在。