固定資產管理系統(tǒng)數據庫

　　很多企業(yè)在引進固定資產管理系統(tǒng)之前，基本上是依靠人工處理資產業(yè)務，各部門的資產采購數據、資產外借數據、資產調撥數據等都得通過人工記錄和統(tǒng)計，這就造成了企業(yè)在進行資產數據統(tǒng)計時費時費力、數據傳遞速度慢、數據差錯率大的問題，對于企業(yè)管理者制定準確的固定資產采購計劃非常不利。

　　固定資產管理系統(tǒng)數據準備是一項龐大而繁瑣的工作，所以企業(yè)越早進行越好。并且應該貫穿固定資產管理系統(tǒng)項目實施的全過程。那么如何在固定資產管理系統(tǒng)上線前后分步驟地做好數據準備?

　　泛普認為，我們首先需要搞清楚有哪些數據需要準備：

　　我們清楚固定資產管理系統(tǒng)實施所要準備的數據大致分為兩大類：即靜態(tài)數據和動態(tài)數據。

　　1)、靜態(tài)數據

　　靜態(tài)數據是指系統(tǒng)所需要的基礎數據，如資產基本信息、用戶部門數據、供應商數據、系統(tǒng)折舊體系、資產分類標準等。

　　靜態(tài)數據在整個數據的生命周期中基本保持不變，同時它是動態(tài)數據的基礎，管理員通過調用靜態(tài)數據來保持同一數據在整個系統(tǒng)中的唯一性。

　　2)、動態(tài)數據

　　動態(tài)數據是指每一項資產管理業(yè)務活動結束后產生的事務處理信息。例如資產盤點報表、資產維保統(tǒng)計、資產分布統(tǒng)計等。動態(tài)數據按照時點來分，又可以分為期初數據和日常數據。

　　動態(tài)數據在整個數據的生命周期中是一直變化的，固定資產管理系統(tǒng)在最初上線時，公司的動態(tài)數據被稱為期初數據。期初數據既包括上線時點所有固定資產庫存的數量、金額，遺失資產的數目，也包括未入庫的固定資產、未付款的采購資產等。

　　但不論是靜態(tài)數據還是動態(tài)數據，在固定資產管理系統(tǒng)中都必須是唯一的。為了確保數據的唯一性，就要給這些數據進行編碼工作。所以，在進行兩大類數據準備之前，另一項更基礎的工作必須先完成，那就是制定資產編碼規(guī)則。

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　　我們可以將數據的分類和數據準備的先后次序列表如下，并對每項數據設計一個收集表，下發(fā)到各部門，摸底調查。

　　在所有的數據中，固定資產數據是數量最多、分布最廣的。這里所指的固定資產包含的范圍很廣，包括房屋建筑、辦公用品、機械設備、工具儀器和運輸設備等。固定資產分類則是根據資產的某些屬性對資產進行歸類，例如一個企業(yè)將其固定資產分為：土地房屋、通用設備、專用設備、交通運輸設備、電氣設備、通信設備、儀器設備、辦公設備等。所以要首先把工作重心放在固定資產數據準備上。

　　制定編碼規(guī)則和完成基礎數據收集的規(guī)則：

　　在明確有哪些資產數據要準備后，就可以著手資產編碼的工作了。實際上，資產數據準備工作中最難的是制定資產編碼規(guī)則，這也是最占用時間的工作。一個考慮周全的資產編碼體系需要跨部門反復討論。不同的資產數據可能有不同的資產編碼結構，但必須遵循以下原則：

　　1)、唯一性

　　編碼必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。

　　2)、實用性

　　編碼應當符合企業(yè)的業(yè)務特點和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現狀。

　　3) 、統(tǒng)一性

　　編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構成，任何對象在其整個生命周期內標志碼應該保持不變，可采用順序碼作為二級代碼，以確保編碼的唯一性。

　　4) 、標準化

　　編碼需考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關國家、行業(yè)標準相吻合。例如使用國家標準所確定的資產分類作為資產碼。

　　5)、易用性

　　編碼需在計算機信息處理系統(tǒng)中得以實現，因此應當符合資產數據處理的要求，便于用計算機處理。