在企業(yè)的項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目管理軟件的運(yùn)用大大的提高了管理的效率，相對(duì)于一般的工具來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理軟件除了需要會(huì)使用基本的操作，還有一些其他的功能。
一、如何使用項(xiàng)目管理軟件
1、企業(yè)借助項(xiàng)目管理軟件將混亂的管理得到控制。項(xiàng)目管理軟件本身也是較為復(fù)雜的工具，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，熟練掌握工程項(xiàng)目管理軟件是必須的。最基礎(chǔ)的是要會(huì)項(xiàng)目申請(qǐng)，項(xiàng)目立項(xiàng)、會(huì)建立活動(dòng)、會(huì)提交工時(shí)表、懂需求變更，會(huì)利用工具做報(bào)表等等。
2、項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，這其中會(huì)遇到許多影響項(xiàng)目的因素，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，如何能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，調(diào)整項(xiàng)目是非常重要的。這時(shí)需要項(xiàng)目經(jīng)理能夠根據(jù)項(xiàng)目管理軟件的數(shù)據(jù)反饋?zhàn)粉欗?xiàng)目的進(jìn)度，能夠發(fā)現(xiàn)具體問(wèn)題所在，及時(shí)解決問(wèn)題。
3、往往實(shí)際情況是多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)執(zhí)行，這時(shí)需要項(xiàng)目經(jīng)理能夠使用項(xiàng)目管理軟件的多項(xiàng)目管理功能，對(duì)項(xiàng)目之間的資源進(jìn)行調(diào)配，或者項(xiàng)目之間依賴關(guān)系的管理等等。
4、項(xiàng)目管理經(jīng)理熟練掌握工程項(xiàng)目管理軟件是必須的，可是只有連同項(xiàng)目管理軟件背后的管理原理一起掌握，才能夠用所學(xué)知識(shí)，解釋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所采用的相關(guān)理論，才能夠具備發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)存的關(guān)鍵問(wèn)題。
5、會(huì)使用、會(huì)操作工程項(xiàng)目管理軟件只是最基本的能力，這對(duì)于一般人來(lái)說(shuō)都是非常簡(jiǎn)單的。而真正掌握項(xiàng)目管理軟件核心的，會(huì)應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的人卻并不多。但恰恰只有會(huì)應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的人才能夠深刻理解并能夠融會(huì)貫通的掌握。
二、泛普管理軟件給企業(yè)帶來(lái)哪些好處
1、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)信息交流
項(xiàng)目的開展就是一個(gè)團(tuán)隊(duì)共同完成的一個(gè)目標(biāo)的過(guò)程，適時(shí)、順暢的溝通，在項(xiàng)目實(shí)施或開發(fā)的過(guò)程中是必須的。那么，項(xiàng)目管理工具除了提供交流能力外，還可以附加文件，沒有人想在外部工具中丟失重要信息。還有一些其他的協(xié)作功能，如把你的項(xiàng)目進(jìn)度用圖表的方式導(dǎo)出。參與項(xiàng)目的任何人可能都需要共享功能，以獲得相關(guān)指示或訊息。這些功能讓團(tuán)隊(duì)成員之間，更好的互通信息，彼此保持在一個(gè)信息頻道，不會(huì)各干各的，不了解互相進(jìn)度。
2、資源合理利用
資源可以是物質(zhì)(如設(shè)備)或者勞動(dòng)力(你的團(tuán)隊(duì))，也可以是支出(每個(gè)資源的成本)。因此，當(dāng)項(xiàng)目管理工具提供資源管理功能時(shí)，它是非常方便和有效的。這個(gè)功能的價(jià)值在于能夠幫助項(xiàng)目管理人分配任務(wù)，還能計(jì)算支出。
3、任務(wù)之間相互關(guān)聯(lián)
雖然實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)通常需要不斷完成一些階段目標(biāo)來(lái)得以實(shí)現(xiàn)，但這些階段目標(biāo)絕不是獨(dú)立存在的，各階段任務(wù)是不可能彼此分開的，這就是為什么所有的優(yōu)秀工具都提供任務(wù)關(guān)聯(lián)功能。絕大多數(shù)的工具允許你通過(guò)幾次點(diǎn)擊和拖放來(lái)實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)功能，重要事件功能用于沿著時(shí)間線在項(xiàng)目中標(biāo)記重要的或其他特定的點(diǎn)。如果一個(gè)里程碑項(xiàng)目(重要事件)臨近，那么，攻克這個(gè)重要事件將使你的項(xiàng)目朝著正確的方向前進(jìn)。
4、評(píng)估工作結(jié)果
工作評(píng)估功能可以提供項(xiàng)目經(jīng)理計(jì)劃工作進(jìn)度和實(shí)際工作進(jìn)度之間的評(píng)估和分析。有些項(xiàng)目管理工具有這樣的功能，但這個(gè)評(píng)估不是自動(dòng)計(jì)算的，所以項(xiàng)目經(jīng)理必須手動(dòng)完成這個(gè)操作。選擇一個(gè)帶有評(píng)估功能的項(xiàng)目開發(fā)工具會(huì)對(duì)你有監(jiān)督作用。
5、監(jiān)控未知風(fēng)險(xiǎn)
沒有一個(gè)項(xiàng)目不存在風(fēng)險(xiǎn)，不可預(yù)見的情況會(huì)發(fā)生在發(fā)展的各個(gè)階段。通常，不可預(yù)見的發(fā)展產(chǎn)生的是消極的影響，但是有時(shí)候也會(huì)出現(xiàn)積極影響。無(wú)論如何，不可預(yù)見的情況和風(fēng)險(xiǎn)影響任務(wù)的持續(xù)時(shí)間、進(jìn)度、期限、預(yù)算、參與者等等。如果你從事一個(gè)長(zhǎng)期而復(fù)雜的項(xiàng)目，風(fēng)險(xiǎn)管理這個(gè)功能是必須的。因此，為了避免不可預(yù)見的支出、項(xiàng)目占用時(shí)間太長(zhǎng)、業(yè)績(jī)質(zhì)量下降，任何管理者都應(yīng)提前計(jì)算所有風(fēng)險(xiǎn)，這個(gè)功能是你的項(xiàng)目管理工具必須要有的。
項(xiàng)目管理軟件能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)項(xiàng)目執(zhí)行效率上的巨大提升，幫助企業(yè)提高大型項(xiàng)目管理能力和管理效率。泛普項(xiàng)目管理軟件功能齊全，如您對(duì)項(xiàng)目管理軟件感興趣，隨時(shí)歡迎您咨詢。
