新增會(huì)議
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一、在企業(yè)中新增會(huì)議管理存在的問題
1、在很多公司中，召開會(huì)議之前都是通過QQ群、微信群以及其他軟件通知與會(huì)人員就行了，并沒有對每一次會(huì)議進(jìn)行規(guī)范的登記，以后如果想查看關(guān)于某個(gè)主題的會(huì)議是否召開，哪些人參加了，都找不到依據(jù)。
2、部分申請召開會(huì)議的人員在召開會(huì)議之前沒有提前做好會(huì)議室預(yù)約安排，結(jié)果到了時(shí)間才發(fā)現(xiàn)其他人也要占用會(huì)議室，只有臨時(shí)更換會(huì)議室，臨時(shí)通知與會(huì)人員。
3、有時(shí)候需要召開的會(huì)議太多，與會(huì)人員經(jīng)常忘記什么時(shí)候要召開哪些會(huì)議，而相關(guān)的會(huì)議通知都是通過聊天軟件發(fā)送的，查找起來也十分不方便，因此容易存在漏開會(huì)議的情況。
4、如果領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，但是又需要安排一場會(huì)議怎么辦?
二、系統(tǒng)中新增會(huì)議的管控點(diǎn)及作用
1、在系統(tǒng)中，通過新增會(huì)議單據(jù)實(shí)現(xiàn)對會(huì)議召開工作的規(guī)范化管理，在每一次召開會(huì)議之前，相關(guān)負(fù)責(zé)人將會(huì)議的時(shí)間、會(huì)議室、主辦部門、與會(huì)人員等信息填寫到系統(tǒng)中，形成完整化的會(huì)議記錄，方便備查。
2、申請召開會(huì)議的人員提前填好新增會(huì)議單據(jù)，然后提交給會(huì)議室管理人員進(jìn)行審核，會(huì)議室管理人員通過查看會(huì)議一覽表可以看出在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)有沒有其他會(huì)議占用該會(huì)議室，如果存在占用，及時(shí)在審批意見中進(jìn)行反饋，以便申請人員及時(shí)更換，保證會(huì)議的正常召開。
3、單據(jù)中可以對與會(huì)人員進(jìn)行管理，只要錄入了相關(guān)的與會(huì)人員，對應(yīng)人員打開系統(tǒng)就能在新增會(huì)議列表及時(shí)查看自己什么時(shí)間需要參加哪些會(huì)議，并且系統(tǒng)根據(jù)單據(jù)上會(huì)議開始時(shí)間和當(dāng)前時(shí)間進(jìn)行對比，自動(dòng)顯示會(huì)議狀態(tài)為：未開始、進(jìn)行中、已結(jié)束三種狀態(tài)，方便提前做好準(zhǔn)備工作。
4、可以將會(huì)議中需要用到的相關(guān)資料通過附件的形式上傳到系統(tǒng)中去，方便各與會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容。
5、在新增會(huì)議列表中，只能查看自己申請的或者與會(huì)人員是自己的會(huì)議，避免在諸多會(huì)議中去篩查的麻煩，同時(shí)也很好的保證了會(huì)議信息的安全性。
6、系統(tǒng)支持移動(dòng)辦公，并且提供免費(fèi)的手機(jī)版，即使你不在辦公室也可以打開手機(jī)端填寫和安排會(huì)議召開工作。
三、泛普軟件中的新增會(huì)議單據(jù)
在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中，由申請召開會(huì)議的人員填寫此單據(jù)。
1、基本信息
新增會(huì)議單據(jù)主要包含會(huì)議主題、會(huì)議室、主持人、申請人、主辦部門、會(huì)議紀(jì)要員、會(huì)議日期、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、與會(huì)人員、說明等內(nèi)容。
2、附件上傳
可以將會(huì)議相關(guān)的資料文件通過附件的形式上傳到系統(tǒng)中，便于與會(huì)人員提前查看和了解會(huì)議相關(guān)內(nèi)容，支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。
3、單據(jù)審批
支持對新增會(huì)議進(jìn)行多級審批，首先由填寫單據(jù)的人員提交審批，然后根據(jù)公司的具體情況，分別由會(huì)議室管理員、行政部領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審核，還可以查看完整的審批流過程。
四、泛普軟件中的新增會(huì)議列表
新增會(huì)議列表主要顯示所有的新增會(huì)議單據(jù)。
1、在列表中可以按照會(huì)議主題、會(huì)議室、主持人、申請人、會(huì)議紀(jì)要員、主辦部門、會(huì)議日期等條件進(jìn)行自定義查詢條件;支持模糊查詢，如果記不清楚會(huì)議全稱，可以選取其中的關(guān)鍵詞搜索查詢;支持將常用查詢條件進(jìn)行保存。
2、能將查詢出來的列表導(dǎo)出成Excel格式。
3、也能將查詢出來的列表直接打印出來進(jìn)行裝訂保存。
4、可以點(diǎn)擊表中的藍(lán)色字體進(jìn)行聯(lián)查，比如點(diǎn)擊會(huì)議室，系統(tǒng)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到會(huì)議室單據(jù)詳情頁面，可以查看會(huì)議室的基本情況。
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