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借助項目管理提升企業(yè)團隊的效率怎么做
越來越多的管理者認可,企業(yè)持續(xù)發(fā)展就意味著團隊需要更高效的合作,而提升工作效率是唯一可持續(xù)優(yōu)化,并降低發(fā)展成本,減少浪費的有效方式。在項目管理中,團隊協(xié)作的重要性顯而易見,項目經(jīng)理要利用自己的權(quán)力與責任,保證團隊效率,最大程度發(fā)揮效率的團隊,分配的任務與資源。
一、提升項目管理效率的關(guān)鍵點
好的計劃雖然可以起到事半功倍的效果,若沒有強有力的執(zhí)行,計劃也是空談。任何目標都需要執(zhí)行才能實現(xiàn),高質(zhì)量的執(zhí)行是計劃真正開始的第一步。
1、確定利益相關(guān)者
在項目開始前,首先要與利益相關(guān)者會面,針對他們的需求和期望進行討論,為項目范圍、項目預算和項目時間軸建立基線。項目需要有一個完整的生命周期,而這個周期開始于項目計劃,因此,制訂科學合理的項目計劃、按照利益相關(guān)者的需求來出發(fā),會事半功倍。
2、定義目標,劃分優(yōu)先級
在了解利益相關(guān)者的需求之后,定義清晰的項目目標和確定目標的優(yōu)先級。
3、定義里程碑和可交付成果
明確重要的里程碑、交付成果以及根據(jù)所定義的項目目標制定所需要的項目計劃步驟。
4、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)和時間表
針對每個可交付成果,定義必須完成的一系列任務,從而完成每個可交付成果。并給每個活動確定活動時間、活動責任人以及活動需要的資源。
5、向利益相關(guān)者展示項目計劃
向利益相關(guān)者解釋你的項目計劃如何滿足他們的需求,同時展示沖突解決方案。
二、項目經(jīng)理在提高項目管理效率時應該怎么做
高效的項目管理和協(xié)作也需要在啟動前明確項目的動機、項目負責人、參與人員及擔任角色、溝通反饋機制(包括固定反饋時間和突發(fā)情況反饋機制)、項目周期、潛在風險評估及提出對應方案等。
1、明確成員各自的任務
項目經(jīng)理可以使用項目管理工具編制項目計劃,明確任務開始時間、結(jié)束時間,分配項目負責人,明確每個任務及對應的負責人,項目成員通過甘特圖查看自己有哪些任務。
2、明確任務耗時
將任務按照工作量(工作時間)進行評估,不能確認工作時間的,可以和成員溝通,確認時間分配是否合理。如在進程中,項目進度有提前或延后,要及時明確原因,進行調(diào)整。
3、讓項目成員充分發(fā)揮自己的能力
項目經(jīng)理將項目任務進行分解之后,分配項目任務的時候應按照每個項目成員的特長進行分配工作,特長就是效率。
4、團隊溝通與激勵
當任務分配后,項目經(jīng)理要去主動與項目成員進行溝通交流,了解工作的進展的同時,也能了解到項目成員的情況。獎勵任務完成高效、高質(zhì)的成員,在項目開始時就要明確規(guī)則。
5、做好進度跟蹤
進度跟蹤是項目管理的一個重要環(huán)節(jié),項目經(jīng)理要學會怎么控制項目推進節(jié)奏。項目經(jīng)理要考慮下一階段的計劃是什么,某個問題發(fā)生后會對項目的發(fā)展產(chǎn)生什么樣的影響,進入下一個階段還需要哪些條件等。
三、借助項目管理提升企業(yè)團隊的效率怎么做
當企業(yè)的團隊要進行一個項目開展時,往往會做大量的工作來保證項目的順利進行,對企業(yè)來說需要有效的項目管理來節(jié)省多個項目同時開展的時候所消耗的企業(yè)資源,提升企業(yè)團隊效率,泛普軟件項目管理軟件就是一個能夠幫助企業(yè)提高團隊效率的軟件。
1、幫助項目分解
泛普軟件項目管理工具中通常含有任務管理、里程碑管理和計劃管理等功能,通過將復雜項目分解為項目里程碑,任務列表,任務和子任務,可以輕松地對其進行管理。通過使用甘特圖中的任務依賴關(guān)系來處理相互依賴的任務。
2、提升在線協(xié)作效率
項目管理過程中需要有團隊成員來協(xié)作進行。借助泛普軟件項目管理系統(tǒng),團隊成員可以在平臺上及時了解項目進度、共享文件、實時溝通,從而提升團隊成員的協(xié)作效率。
3、快速生成圖表和報告
在項目進行過程中,往往會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),項目經(jīng)理需要對數(shù)據(jù)進行整理和分析。然使用泛普軟件項目管理工具,可以在項目進行的過程中自動將數(shù)據(jù)都記錄下來,一鍵生成數(shù)據(jù)報表,讓數(shù)據(jù)更加直觀,從而幫助項目經(jīng)理把控項目整體情況。
4、項目工時管理
項目管理軟件的時間管理工具,可幫助項目團隊保證工作進度、協(xié)調(diào)工作,以及記錄每小時的工作量,不僅僅能提高項目管理效率,還有助于提升人員協(xié)作效率,加強團隊建設。
透明度的推進來自團隊公平下的利益相關(guān)者的人們的反饋意見。它的提升能夠幫助團隊成員對項目和企業(yè)發(fā)展有更立體的認知,以便他們看到各自的個人貢獻,使團隊更有激勵和動力。
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