隨著企業(yè)信息化建設的不斷深入，項目管理信息系統(tǒng)的應用越來越廣泛，特別是針對單一重點項目的管理，項目管理信息系統(tǒng)對加強項目的進度、質(zhì)量和費用的控制發(fā)揮著十分積極的作用。企業(yè)上線系統(tǒng)能達到什么效果呢?
項目管理信息系統(tǒng)上線運行后，能規(guī)范項目管理相關基礎工作，業(yè)務操作和信息透明化，項目的材料、設備、合同和財務管理規(guī)范化，效果顯著。具體效果如下。
1、規(guī)范相關審批流程，提高工作效率
立項申請審批、項目合同審批、甲供材料審批、資金申請審批和進度款審批均在系統(tǒng)內(nèi)規(guī)范運行，減少了人工傳遞的時間，提高了工作效率。同時，可對審批過程進行跟蹤管理。
2、項目立項規(guī)范化
所有進系統(tǒng)管理的項目，包括技改項目、大修項目、科研項目和綠化項目，均在系統(tǒng)內(nèi)按分類規(guī)則進行立項，明確了項目經(jīng)理、進度要求及投資估算，使項目立項工作得到進一步規(guī)范。
3、項目進度跟蹤實時化
重點項目的總體工作計劃在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布，項目小組成員可通過系統(tǒng)對相關工作進度進行反饋。同時，系統(tǒng)采用層次、列表和甘特圖三種方式使項目的進度情況在系統(tǒng)內(nèi)得到實時反映。對重點項目，將其分解為若干個單位工程，在系統(tǒng)內(nèi)按單位工程進行跟蹤管理。
4、合同執(zhí)行情況清晰透明
合同管理模塊中對項目所涉及的各類合同進行了分類管理，并對所有合同的執(zhí)行情況進行了跟蹤管理，實時反映項目中已簽合同及合同付款情況及各項目的預算執(zhí)行情況。
5、甲供材料領用規(guī)范化
甲供材料是湘鋼針對部分施工合同確定的鋼材、水泥和電纜三類材料由湘鋼方統(tǒng)一采購供應的特有方式，其審批流程在系統(tǒng)內(nèi)進行，能實時反映項目中甲供材料審批及領用情況，在系統(tǒng)內(nèi)必須合同生效后才能領料，物料讓售結(jié)算單通過系統(tǒng)統(tǒng)一打印，有效地杜絕了無合同領料和冒領及虛報材料計劃的現(xiàn)象。在項目實施過程中，可實時對項目材料的使用情況進行分析。
6、設備到貨情況透明化
采購員和物資管理員根據(jù)發(fā)貨清單信息對設備進行入庫、出庫、退庫等操作，系統(tǒng)能實時反映設備收發(fā)存情況，從而實現(xiàn)對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤及設備使用情況和庫存情況的跟蹤，對技改項目的設備情況一目了然。
7、設計變更和現(xiàn)場簽證情況實時化
在系統(tǒng)中，要求各工程主管，將施工過程中發(fā)生的設計變更和現(xiàn)場簽證情況錄入系統(tǒng)存檔，以便實時了解各項目設計變更和現(xiàn)場簽證的相關信息，為項目決算提供依據(jù)。
8、項目文檔信息共享
在系統(tǒng)內(nèi)，將項目管理文檔按項目前期文件、設計階段文件、施工階段文件、收尾階段文件進行分類管理，并通過相應權限設置，對文檔進行保密性查詢。實現(xiàn)了對項目相關文檔的共享，大大提高了信息傳遞速度。
9、規(guī)范相關單據(jù)
系統(tǒng)上線后，物料讓售結(jié)算單、設備領用出庫單、設備采購合同均通過系統(tǒng)打印，杜絕了手工單據(jù)存在的涂改、偽造等漏洞。同時，逐步取消了某些手工單據(jù)，如項目申請報告、立項通知書等，提高了工作效率。
10、采用建議或絕對控制方式，為控制項目投資提供了支撐作用
系統(tǒng)對項目概算和合同付款提供了自動預警功能，當合同總額超過項目概算的80%時，系統(tǒng)將預警提示，當合同總額超過項目概算時，系統(tǒng)將報警，且合同不能簽訂，必須調(diào)整項目概算后才能簽合同;當項目中的單位工程合同總額超過單位工程概算時，系統(tǒng)將預警提示;當合同付款額超過合同總額時，系統(tǒng)將預警提示。
11、報表分析為決策提供支持
通過將系統(tǒng)內(nèi)關鍵數(shù)據(jù)進行分析，經(jīng)開發(fā)形成了同項目管理和業(yè)務相關的綜合性報表，可為管理者提供直觀明了的報表，包括項目立項、概算執(zhí)行情況、合同執(zhí)行情況、材料設備情況、進度情況、設備變更和現(xiàn)場簽證情況等信息，為提高管理者決策水平提供了有效的支撐平臺。
