項(xiàng)目跟蹤又叫項(xiàng)目檢測(cè)，是指項(xiàng)目管理人員，依據(jù)項(xiàng)目的目標(biāo)和規(guī)劃，在項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)以及相關(guān)要素進(jìn)行及時(shí)的、連續(xù)的、系統(tǒng)的記錄和報(bào)告。項(xiàng)目跟蹤是必要的，因?yàn)樗梢宰C明項(xiàng)目的相關(guān)計(jì)劃是否可執(zhí)行，也可以說(shuō)明相關(guān)計(jì)劃是否可以被完成。
一、項(xiàng)目跟蹤的作用
1.有助于推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度
項(xiàng)目一旦開(kāi)始，項(xiàng)目經(jīng)理就必須要做出詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，明確項(xiàng)目的責(zé)任人以及開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，在項(xiàng)目計(jì)劃發(fā)布的同時(shí)，項(xiàng)目的跟蹤也要隨之開(kāi)始。項(xiàng)目成員的執(zhí)行工作組成了項(xiàng)目的進(jìn)度，項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)跟蹤和管理好項(xiàng)目成員的工作，可以有效推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)度的有序進(jìn)行。如果沒(méi)有項(xiàng)目跟蹤這一環(huán)節(jié)，項(xiàng)目成員在執(zhí)行過(guò)程中如果發(fā)生了延誤或者錯(cuò)誤，項(xiàng)目經(jīng)理就很難及時(shí)了解并作出相應(yīng)的調(diào)整和反應(yīng)，該項(xiàng)目任務(wù)就無(wú)法照常進(jìn)行，嚴(yán)重還會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃。
2.有助于合理分配資源
一個(gè)企業(yè)往往有多個(gè)項(xiàng)目并行，很可能出現(xiàn)資源不足的情況，如果缺少跟蹤環(huán)節(jié)，資源管理人員就無(wú)法了解到員工的忙閑狀態(tài)，很難合理的分配資源到相應(yīng)的項(xiàng)目上，可能出現(xiàn)某些人員任務(wù)過(guò)于飽和、某些人員無(wú)事可做的情況。如果一個(gè)項(xiàng)目成員身上的任務(wù)過(guò)于飽和，項(xiàng)目延誤的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)增高，對(duì)于具體項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)都是很大的難題和挑戰(zhàn)。
3.有助于人員考核
分解和發(fā)布了相關(guān)的項(xiàng)目計(jì)劃后，如果項(xiàng)目經(jīng)理持續(xù)對(duì)人員和任務(wù)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤管理，可以促進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目成員的了解，包括每個(gè)成員的性格特征、興趣專(zhuān)長(zhǎng)等，這可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理不斷完善項(xiàng)目計(jì)劃，合理利用好每個(gè)項(xiàng)目成員的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目成員的跟蹤，還可以評(píng)估項(xiàng)目成員的工作能力，是否按時(shí)完成任務(wù)、完成工作量的大小和完成質(zhì)量。
二、泛普項(xiàng)目跟蹤系統(tǒng)應(yīng)用：
1.項(xiàng)目計(jì)劃
如果一開(kāi)始就沒(méi)有計(jì)劃，你就無(wú)法知道項(xiàng)目是否按照計(jì)劃進(jìn)行。如果沒(méi)有明確的項(xiàng)目計(jì)劃，包括目標(biāo)、任務(wù)列表、團(tuán)隊(duì)成員分配、目標(biāo)日期、里程碑、截止日期和KPI，你就無(wú)法準(zhǔn)確地跟蹤項(xiàng)目。
2.項(xiàng)目目標(biāo)
要想在交付成果上達(dá)到目標(biāo)，首先要設(shè)定切合實(shí)際的最后期限。在交付時(shí)間表和預(yù)算方面過(guò)于雄心勃勃會(huì)造成不必要的壓力，并導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。更重要的是，當(dāng)截止日期和里程碑不斷被推遲時(shí)，項(xiàng)目跟蹤變得更加困難。
3.識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)
泛普項(xiàng)目管理軟件可以確定項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)將有助于您跟蹤項(xiàng)目并保持項(xiàng)目的進(jìn)度。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分為三類(lèi):已知的、未知的和不可知的。在項(xiàng)目計(jì)劃階段定義每種類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)可以幫助您準(zhǔn)備并減輕對(duì)項(xiàng)目結(jié)果的任何可能影響。
4.準(zhǔn)確
泛普項(xiàng)目管理軟件會(huì)在項(xiàng)目進(jìn)展途中對(duì)項(xiàng)目完成情況進(jìn)行標(biāo)記與核實(shí)，因?yàn)橛械墓芾碚邥?huì)在在任務(wù)完全完成之前將其標(biāo)記為完成。這不僅誤導(dǎo)了團(tuán)隊(duì)成員和涉眾的進(jìn)度，而且還可能導(dǎo)致在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)任務(wù)未完成。
項(xiàng)目跟蹤環(huán)節(jié)作為項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)之一，使用泛普項(xiàng)目管理軟件幫助項(xiàng)目管理人員及時(shí)找到潛在風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，在不可修復(fù)的危害發(fā)生之前，有效解決或修復(fù)，這一過(guò)程非?？粗丶磿r(shí)性和準(zhǔn)確性。
