項(xiàng)目管理包括一個(gè)企業(yè)或組織單位的多個(gè)項(xiàng)目, 即許多項(xiàng)目并行實(shí)施，并且具有相同的資源池。多項(xiàng)目管理包括管理多項(xiàng)目在項(xiàng)目組合里的共同目標(biāo)及多項(xiàng)目在企業(yè)或組織里的不同目標(biāo)、不同預(yù)算及不同優(yōu)先級(jí)別。
一、項(xiàng)目管理會(huì)遇到以下困難：
多項(xiàng)目管理中會(huì)遇到：某些項(xiàng)目重新規(guī)劃;資源沖突;成本增加;質(zhì)量變化;
導(dǎo)致以上頻繁發(fā)生的原因：需要協(xié)調(diào)不同部門的資源用于多個(gè)項(xiàng)目;多個(gè)項(xiàng)目共用同一個(gè)或同一組關(guān)鍵資源。當(dāng)其中一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間發(fā)生改變時(shí), 就會(huì)影響到這些共用的關(guān)鍵資源的可用時(shí)間，繼而影響其他項(xiàng)目的時(shí)間;項(xiàng)目間的可交付成果有相互依賴的關(guān)系, 當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目的交付成果發(fā)生變化時(shí)，會(huì)影響到依賴它的其他項(xiàng)目;因市場(chǎng)在變，項(xiàng)目的戰(zhàn)略貢獻(xiàn)、優(yōu)先級(jí)別和業(yè)務(wù)需求會(huì)受影響而改變;每當(dāng)變化發(fā)生，需要在短時(shí)間內(nèi)分析影響、作岀決擇并重新規(guī)劃，把不良影響降至最低;
以上可以總結(jié)為多項(xiàng)目管理比單項(xiàng)目管理更困難，因?yàn)槎囗?xiàng)目管理的有限資源內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)更激烈——這是一個(gè)簡(jiǎn)單但經(jīng)常被忽略的事實(shí)，由于多項(xiàng)目互連的復(fù)雜程度遠(yuǎn)比單項(xiàng)目互連得高，涉及的利益關(guān)系者遠(yuǎn)比單項(xiàng)目的多，因此內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)遠(yuǎn)比單項(xiàng)目的激烈。只有實(shí)時(shí)且有說服力的數(shù)據(jù), 才能令利益關(guān)系者相信, 甚至配合做出權(quán)衡與取舍 。要獲得有效的數(shù)據(jù)來(lái)解決上述挑戰(zhàn)，多項(xiàng)目管理者必須懂得利用科技例如泛普項(xiàng)目管理軟件。
二、泛普項(xiàng)目管理軟件能幫助多項(xiàng)目管理的策略：
1.計(jì)劃管理
甘特圖是一種很好的創(chuàng)建時(shí)間表的方式，提供了項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)度信息，可以觀察到各個(gè)成員的工作進(jìn)展等內(nèi)容。利用在泛普項(xiàng)目管理軟件中集成的甘特圖，不僅可以分配任務(wù)，還可以確定任務(wù)流程、制定任務(wù)基線，讓項(xiàng)目?jī)?nèi)容更加清晰。同時(shí)資源的分配和掌握也是很重要的，可以利用藍(lán)圖功能創(chuàng)建工作流程自動(dòng)化，通過設(shè)定好的工作流程讓團(tuán)隊(duì)成員有序完成分內(nèi)的工作。
2.追蹤和反饋
計(jì)劃制定完成后，項(xiàng)目的跟蹤和反饋就是接下來(lái)工作的核心了，實(shí)時(shí)的跟蹤和反饋，可以及時(shí)做出項(xiàng)目調(diào)整、解決潛在的問題;利用泛普項(xiàng)目管理軟件中的時(shí)間表功能，可以準(zhǔn)確記錄項(xiàng)目工時(shí)，并開具相應(yīng)的發(fā)票給客戶;并可以和歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，分析項(xiàng)目形勢(shì)。
3.協(xié)作
團(tuán)隊(duì)協(xié)作是激發(fā)團(tuán)隊(duì)活力、完成精彩成果的必要內(nèi)容，成功的團(tuán)隊(duì)協(xié)作有三個(gè)要點(diǎn)：高效率的溝通、系統(tǒng)化的流程和好用的項(xiàng)目協(xié)作工具。
泛普項(xiàng)目管理軟件可以利用內(nèi)置的豐富功能，滿足多種需求，例如：及時(shí)反應(yīng)項(xiàng)目任務(wù)的更新情況;可以分享實(shí)時(shí)消息、與同事進(jìn)行問答解決問題;由項(xiàng)目產(chǎn)生的相關(guān)文件都保存在平臺(tái)上，協(xié)作者可以根據(jù)需要來(lái)分享、上傳或者下載內(nèi)容，相當(dāng)于一個(gè)資源共享中心讓團(tuán)隊(duì)無(wú)縫對(duì)接工作。
4.優(yōu)先級(jí)定義
使用 泛普項(xiàng)目管理軟件定義優(yōu)先級(jí)別。這優(yōu)先級(jí)別必須得到整個(gè)組織的尊重也包括最高管理層并且與組織的文化、戰(zhàn)略和制度保持一致。
泛普項(xiàng)目管理軟件強(qiáng)大的功能還可以輕松發(fā)現(xiàn)過度分配的資源，幫助你識(shí)別資源的實(shí)時(shí)可用性，以便你可以將緊急任務(wù)快速分配給正確的資源。
