基礎數(shù)據(jù)整理 一條主線三個重點

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基礎數(shù)據(jù)整理工作雖然繁雜，但有章可循。筆者認為杭州OA系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)整理應以編碼為主線，物料主文件、物料清單(BOM)和庫存為重點，抓住了主線、把握好重點，就可以提綱挈領、以一貫之。

1、 編碼

編碼是為了系統(tǒng)識別和檢索而對數(shù)據(jù)進行唯一的標識。凡是納入系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)均要對其編碼，包括物料編碼、供應商編碼、客戶編碼、庫位編碼、工作中心編碼、計劃員/采購員編碼等。首先確立統(tǒng)一的編碼原則。一個考慮周全、成熟的編碼體系需要結(jié)合行業(yè)標準和企業(yè)特點,并且跨部門反復討論，尤其多聽取基層和系統(tǒng)使用者的意見，確定最終方案。

編碼工作中最重要的是物料編碼。規(guī)范化是準確性的前提，同一物料，叫法不同的現(xiàn)象在企業(yè)中比較常見，所以在編碼前要先規(guī)范物料名稱及描述。物料描述先描述物料主要屬性，后描述物料次要屬性，基本順序是名稱/型號或規(guī)格/尺寸/材料/顏色或表面處理/特殊要求。規(guī)范化之后再進行物料編碼，唯一性是最根本的要求。物料的編碼如同人的身份證號碼，是一一對應的，一物多碼，或多物一碼都會造成信息混亂和失真，后期返工修改的工作量巨大。要明確，不同的物料，那怕有極微小的區(qū)別也不能用同一個編碼。一般來說，只要物料的物理狀態(tài)或化學性質(zhì)有變化，在制品要在加工過程中需要入倉，半成品作為配件對外銷售或用于售后服務，就必須為其指定一個編碼。

在手工環(huán)境下，為了便于記憶和識別，人們喜歡有含義的編碼。在如今計算機系統(tǒng)環(huán)境下，提倡編碼簡單化，盡可能使用無含義的編碼體系，不要將圖號反應在編碼中。不同的杭州OA系統(tǒng)，會有不同的編碼要求。總體來說，建議物料編碼采用全數(shù)字編碼，如大類+分類+流水號，也可以采用數(shù)字和英文字母的組合，但不要使用特殊字符，避免使用易與數(shù)字混淆的字母。編碼要考慮擴展型，隨著企業(yè)的發(fā)展，要為日后新增物料繼續(xù)按照原有的編碼規(guī)則進行編碼留足空間，但另一方面編碼位數(shù)太長則錄入易錯，增加工作量。編碼導入系統(tǒng)后不要隨便修改，由于相互關聯(lián)性，一處編碼的修改，可能會導致相關聯(lián)的信息的紊亂。還要注意，即使某物料以后不再使用，其編碼也不能重新分配給其他物料使用。

2、 物料主文件

物料主文件就是物料的檔案，記錄著該物料的各種參數(shù)、屬性及相關信息，如物料編碼、名稱、計量單位、物料類型(原材料、半成品、成品)、來源類型(自制件/采購件)、損耗率/產(chǎn)出率、各種提前期(運行、準備、檢驗等)、財務成本信息等等。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，有了物料主文件才能據(jù)此建立其他相關的數(shù)據(jù)文件，所以設置物料主文件是物料編碼完成后接著要做的基礎性工作。

杭州OA系統(tǒng)里提供了許多物料的描述參數(shù)，在實際應用中不一定對每個參數(shù)都要設置，只需設置那些系統(tǒng)運行時必需的以及企業(yè)對物料管理時用到的參數(shù)。進行物料參數(shù)設置時，有些字段的內(nèi)容可以從系統(tǒng)提供的選擇項中選擇，有些必須自己先定義才能選擇使用。