建設工程監(jiān)理文件資料管理職責和要求：管理要求

建設工程監(jiān)理文件資料的管理要求體現(xiàn)在建設工程監(jiān)理文件資料管理全過程，包括：監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗收與移交等。

（一）建設工程監(jiān)理文件資料收文與登記

項目監(jiān)理機構所有收文應在收文登記表上按監(jiān)理信息分類分別進行登記，應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位（部門）、文件編號以及收文日期，必要時應注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理機構負責收文人員簽字。

在監(jiān)理文件資料有追溯性要求的情況下，應注意核查所填內(nèi)容是否可追溯。

當不同類型的監(jiān)理文件資料之間存在相互對照或追溯關系（如監(jiān)理通知與監(jiān)理通知回復單）時，在分類存放的情況下，應在文件和記錄上注明相關文件資料的編號和存放處。

項目監(jiān)理機構文件資料管理人員應檢查監(jiān)理文件資料的各項內(nèi)容填寫和記錄是否真實完整，簽字認可人員應為符合相關規(guī)定的責任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認。建設工程監(jiān)理文件資料以及存儲介質的質量應符合要求，所有文件資料必須符合文件資料歸檔要求，如用碳素墨水填寫或打印生成，以滿足長期保存的要求。

對于工程照片及聲像資料等，應注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應交給項目總監(jiān)理工程師或由其授權的監(jiān)理工程師進行處理，重要文件內(nèi)容應記錄在監(jiān)理日志中。

涉及建設單位的指令、設計單位的技術核定單及其他重要文件等，應將其復印件公布在項目監(jiān)理機構專欄中。

（二）建設工程監(jiān)理文件資料傳閱與登記

建設工程監(jiān)理文件資料需要由總監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師確定是否需要傳閱。

對于需要傳閱的，應確定傳閱人員名單和范圍，并在文件傳閱紙上注明，將文件傳閱紙隨同文件資料一起進行傳閱。也按文件傳閱紙樣式刻制方形圖章，蓋在文件資料空白處，代替文件傳閱紙。

每一位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。文件資料傳閱期限不應超過該文件資料的處理期限。傳閱完畢后，文件資料原件應交還信息管理人員存檔。

（三）建設工程監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

建設工程監(jiān)理文件資料發(fā)文應由總監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理機構圖章。若為緊急處理的文件，應在文件資料首頁標注“急件”字樣。

所有建設工程監(jiān)理文件資料應要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上進行登記。登記內(nèi)容包括：文件資料的分類編碼、文件名稱、摘要信息、接收文件的單位（部門）名稱、發(fā)文日期（強調時效性的文件應注明發(fā)文的具體日期）。收件人收到文件后簽名。

發(fā)文應留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人只是確定文件責任人和相關傳閱人員。

文件傳閱過程中，每位傳閱人員閱后應簽名并注明日期。

發(fā)文的傳閱期限不應超過其處理期限。重要文件的發(fā)文內(nèi)容應記錄在監(jiān)理日志中。

項目監(jiān)理機構的管理人員應及時將發(fā)文原件歸入相應的資料柜（夾）中，并在文件資料目錄中予以記錄。

（四）建設工程監(jiān)理文件資料分類存放

建設工程監(jiān)理文件資料經(jīng)收/發(fā)文、等級和傳閱工作程序后，必須進行科學的分類后進行存放。這樣既可以滿足工程項目實施過程中查閱、求證的需要，又便于工程竣工后文件資料的歸檔和移交。

項目監(jiān)理機構應備有存放監(jiān)理文件資料的專用柜和用于監(jiān)理文件資料分類存放的專用資料夾。大中型工程項目監(jiān)理信息應采用計算機進行輔助管理。

建設工程監(jiān)理文件資料的分類原則應根據(jù)工程特點及監(jiān)理與相關服務內(nèi)容確定，工程監(jiān)理單位的技術管理部門應明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)建設工程監(jiān)理企業(yè)的特色。建設工程監(jiān)理文件資料應保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應保持記錄介質的清潔和不破損。

建設工程監(jiān)理文件資料的分類應根據(jù)工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及工程質量驗收程序等，并結合項目監(jiān)理機構自身的業(yè)務工作開展情況進行，原則上可按施工單位、專業(yè)施工部位、單位工程等進行分類，以保證建設工程監(jiān)理文件資料檢索和歸檔工作的順利進行。

項目監(jiān)理機構信息管理部門應注意建立適宜的文件資料存放地點，防止文件資料受潮霉變或蟲害侵蝕。

資料夾裝滿或工程項目某一分部工程或單位工程結束時，相應的文件資料應轉存至檔案袋，袋面應以相同編號予以標識。

（五）建設工程監(jiān)理文件資料組卷歸檔

1.建設工程監(jiān)理文件資料編制要求

（1）歸檔的文件資料一般應為原件。

（2）文件資料的內(nèi)容及其深度須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準的要求。

（3）文件資料的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符。

（4）文件資料應采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料。

（5）文件資料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

（6）文件資料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×2lOmm）。紙張應采用能夠長時間保存的韌力大、耐久性強的紙張。

（7）文件資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術指標（解像力、密度、海波殘留量等）要符合國家標準，保證質量，以適應長期安全保管。

（8）文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準確。

（9）文件資料應采用打印形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

應用計算機輔助管理建設工程監(jiān)理文件資料時，相關文件和記錄經(jīng)相關負責人員簽字確定、正式生效并已存入項目監(jiān)理機構相關資料夾時，信息管理人員應將儲存在計算機中的相應文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書面文件上，以便于進行查閱。在建設工程監(jiān)理文件資料歸檔前，不得刪除計算機中保存的有效文件和記錄。

2.建設工程監(jiān)理文件資料組卷方法及要求

（1）組卷原則及方法

1）組卷應遵循監(jiān)理文件資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；

2）一個建設工程由多個單位工程組成時，應按單位工程組卷；

3）監(jiān)理文件資料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

（2）組卷要求

1）案卷不宜過厚，一般不超過40mm；

2）案卷內(nèi)不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。

（3）卷內(nèi)文件排列

1）文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

2）圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

3.建設工程監(jiān)理文件資料歸檔范圍和保管期限

建設工程監(jiān)理文件資料的歸檔保存應嚴格遵循保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則

（六）建設工程監(jiān)理文件資料驗收與移交

1.驗收

城建檔案管理部門對需要歸檔的建設工程監(jiān)理文件資料驗收要求包括：

（1）監(jiān)理文件資料分類齊全，系統(tǒng)完整；

（2）監(jiān)理文件資料的內(nèi)容真實，準確反映了建設工程監(jiān)理活動和工程實際狀況；

（3）監(jiān)理文件資料已整理組卷，組卷符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定；

（4）監(jiān)理文件資料的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，簽章手續(xù)完備；

（5）文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。

對國家、省市重點工程項目或一些特大型、大型工程項目的預驗收和驗收，必須有地方城建檔案管理部門參加。

為確保監(jiān)理文件資料的質量，編制單位、地方城建檔案管理部門、建設行政管理部門等要對歸檔的監(jiān)理文件資料進行嚴格檢查、驗收。對不符合要求的，一律退回編制單位進行改正、補齊。

2.移交

（l）列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案（監(jiān)理文件資料）。

（2）停建、緩建工程的監(jiān)理文件資料暫由建設單位保管。

（3）對改建、擴建和維修工程，建設單位應組織工程監(jiān)理單位據(jù)實修改、補充和完善監(jiān)理文件資料，對改變的部位，應當重新編寫，并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交。

（4）建設單位向城建檔案管理部門移交工程檔案（監(jiān)理文件資料），應辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

（5）工程監(jiān)理單位應在工程竣工驗收前將監(jiān)理文件資料按合同約定的時間、套數(shù)移交給建設單位，辦理移交手續(xù)。

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