BPM初階之工作流自動化的簡單情景

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現(xiàn)狀：許多公司存在著以下一些情況：
1，很多時間與精力浪費在表單的傳遞上
2，審批過程效率低下，與高效的企業(yè)形象不符
3，公司有規(guī)定的業(yè)務(wù)流程，但常常不能按規(guī)定實施
4，因沒有處理過程的記錄，使效率低下的狀況得不到改變
5，數(shù)據(jù)沒有歸檔，知識得不到再利用
6，處理時間、費用、效率等不容易度量
7，關(guān)鍵業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)常常因為人為的因素而延誤
8，過度依賴于紙張，表單延誤、遺失等造成無形的管理黑洞
9，企業(yè)的管理需要再上臺階
10，有強大的服務(wù)器與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但不能發(fā)揮其強勁功能

設(shè)想很多公司中會發(fā)生的這么一個場景：報銷出差費用。
1.填單：員工必須填寫一張出差費用報銷單，自己計算出總金額。同時他必須記住費用報銷的有關(guān)規(guī)定。當(dāng)他填完表單，自己核算一遍，發(fā)現(xiàn)一個計算錯誤，不得不重新填寫一張單子，因為財務(wù)規(guī)定單據(jù)不得涂改。
2.審批：然后他把單子交給部門經(jīng)理審批。而此時經(jīng)理正忙于做部門預(yù)算，這可比一張幾百元的報銷單重要多了。因此報銷單在經(jīng)理的桌子上擱了一個星期。
3.確認(rèn)：當(dāng)部門經(jīng)理著手處理這張報銷單時，已經(jīng)忘了是為了哪樁業(yè)務(wù)而發(fā)生的費用，于是他打電話給員工來確認(rèn)這件事。這位員工這時正在給一個客戶打電話，于是經(jīng)理給他一個電話留言。最后員工給經(jīng)理回電話說明情況，經(jīng)理在報銷單上簽了字。
4.送財務(wù)部門：接著報銷單交到了財務(wù)部門的出納手上。出納按慣例全部重新計算一遍，確認(rèn)沒有任何差錯后，將報銷單放入下一批付款的單據(jù)隊列中。
5.查詢：員工一直沒等到錢，擔(dān)心會不會出差錯，于是打電話給財務(wù)部門，請他們查一查，出納幫他在一大堆單據(jù)里面找了半天，查到了那張報銷單，便告訴員工再等兩天就可以拿到錢了。等員工拿到這筆錢可能已經(jīng)是他開始填報銷單兩個星期以后的事情了。

公司在處理這張報銷單上所花費的時間和金錢與區(qū)區(qū)幾百元的報銷金額是不相稱的。然而往往并沒有意識到在這方面的浪費，的確也沒有辦法來知道處理一張報銷單的開銷有多大。報銷是一個很簡單的行政類流程，公司內(nèi)還存在著比報銷復(fù)雜得多的流程，在每個流程上浪費的時間金錢累積起來是一個可觀的數(shù)字。 工作流自動化軟件將徹底解決這個問題。 

仍以報銷為例，采用工作流自動化以后，員工出差回來后，電腦上的任務(wù)列表里已經(jīng)有了一張空白報銷單，系統(tǒng)已經(jīng)根據(jù)員工出差前在出差申請流程中輸入的信息將相關(guān)輸入項填好，員工只需要輸入他必須提供的信息。系統(tǒng)自動計算出總金額，決無計算差錯。如果員工在規(guī)定的時間里沒有填報銷單，系統(tǒng)會用Email發(fā)出催辦信。填完后員工點擊“確定”按鈕，這張電子化的報銷單立即流轉(zhuǎn)到部門經(jīng)理那里，出現(xiàn)在經(jīng)理的任務(wù)列表上。經(jīng)理如果在規(guī)定的日期之前沒有處理，系統(tǒng)會給出警告。經(jīng)理不必打電話問員工為哪樁業(yè)務(wù)報銷，因為報銷是出差費用流程的一部分，這張報銷單是系統(tǒng)根據(jù)先前批準(zhǔn)的出差申請而生成的。經(jīng)理處理后，報銷單流轉(zhuǎn)到財務(wù)部的出納那里，出納不必檢查有沒有計算錯誤，因為肯定是正確的。員工很快就拿到了報銷的錢。這張報銷單的有關(guān)數(shù)據(jù)最后自動傳遞給公司的財務(wù)軟件。整個過程高效而簡潔，沒有差錯。

工作流自動化帶來的好處，可以歸納為以下幾點：
1，要處理的事項已自動傳遞到個人電腦上
2，不再需要對員工進(jìn)行流程的培訓(xùn)，平滑實現(xiàn)流程變更
3，員工只需將精力集中在處理自己關(guān)心的數(shù)據(jù)上
4，隨時得到歷史數(shù)據(jù)
5，隨時生成處理效率報表
6，達(dá)到無紙化辦公的目標(biāo)
7，完全支持移動辦公，使作業(yè)同步化
8，科學(xué)管理更進(jìn)一層，辦公效率明顯提高
9，企業(yè)的核心競爭力將有提升
10，通過流程自動化與數(shù)據(jù)庫集成，以及各類表單統(tǒng)計查詢功能，提高決策能力(sysvs)