質(zhì)量管理體系在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

加納某排水渠項(xiàng)目是中水電公司通過公開競標(biāo)方式承攬的一個土建承包合同，該項(xiàng)目簽約合同額為852萬歐元，開工日期為1999年12月15日，完工日期為2002年6月19日。在公司總部的支持指導(dǎo)下，通過項(xiàng)目組全體成員的協(xié)同努力，工程最終提前三3個月完工，并實(shí)現(xiàn)營業(yè)利潤率13.5%。
　　在合同實(shí)施過程中，公司我們堅持“從管理中出效益”的信念，以ISO9002質(zhì)量體系的核心精神為指導(dǎo)，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，逐漸建立了一套適合于本項(xiàng)目特點(diǎn)的質(zhì)量管理體系，從而為項(xiàng)目取得良好的經(jīng)濟(jì)效益經(jīng)營結(jié)果提供了基礎(chǔ)保障作用。
　　作為該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，筆者對項(xiàng)目管理中質(zhì)量管理體系的重要性和優(yōu)越性有一些切身的體會和感悟，謹(jǐn)借此文與同行交流。
　　下文著重就本項(xiàng)目質(zhì)量管理體系運(yùn)行中我們體會較深的幾個方面作重點(diǎn)介紹。
　　一、明確的職責(zé)分工和獎勵措施
　　俗話說：沒有規(guī)矩?zé)o以成方圓。項(xiàng)目管理體系的運(yùn)行也同樣依靠有效的組織設(shè)計和完整的規(guī)章制度，這就是我們通常說的《項(xiàng)目內(nèi)部管理制度》。
　　首先，《內(nèi)部管理制度》應(yīng)使項(xiàng)目部每一成員明確知道自己在整個系統(tǒng)中處于什么位置、自己該做什么、要做的程序是什么、出了錯會有什么后果，；同時還要了解項(xiàng)目部其它人員或部門的職責(zé)，知道超出自己工作范圍的事情該找誰去解決。這樣，項(xiàng)目部就自然會形成一個既有分工又有合作的有機(jī)整體，這種聚合效應(yīng)是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目總體目標(biāo)的根本保證。
　　其次，要實(shí)現(xiàn)工期、成本和質(zhì)量的有效控制，必須使之與個人的經(jīng)濟(jì)收入掛鉤并有相應(yīng)的獎罰制度作保障，否則項(xiàng)目部的意圖很難得到真正地貫徹執(zhí)行。這一點(diǎn)應(yīng)是《內(nèi)部管理制度》的重中之重。比如，在本項(xiàng)目管理中，為了控制材料成本，在每個階段性施工開始之初，項(xiàng)目部將經(jīng)過測算后確定的定額指標(biāo)（一般包括油料定額、主材定額、當(dāng)?shù)厝斯べM(fèi)總額包干等）下達(dá)給各隊(duì)，實(shí)行浪費(fèi)罰款節(jié)余提成的經(jīng)濟(jì)獎懲辦法，并配合以適當(dāng)?shù)男姓土P制度，促使項(xiàng)目組每一成員都來關(guān)心各種資源的消耗情況，想方設(shè)法減少浪費(fèi)，提高效率，這樣現(xiàn)場生產(chǎn)中逐步形成了人人關(guān)心成本、“邊算邊干”的工作作風(fēng)，從而真正實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目部材料成本控制之目的。
　　二、工作程序化
　　工作的程序化程度是反映項(xiàng)目管理水平的重要指標(biāo)。在實(shí)踐中，我們體會到：減少作業(yè)和管理工作的隨意性將使項(xiàng)目的運(yùn)轉(zhuǎn)效率明顯提高。實(shí)現(xiàn)工作程序化要求項(xiàng)目經(jīng)理部從自身做起，并逐步影響要求和要求影響項(xiàng)目組其他成員按程序辦事，逐步養(yǎng)成規(guī)范的工作方法和程序。
程序化的工作作風(fēng)不僅能提高工作效率，而且有助于項(xiàng)目經(jīng)理部有效控制工程質(zhì)量和成本。比如，我們項(xiàng)目中對于材料采購的控制程序是：
　　1、 現(xiàn)場施工隊(duì)長填寫材料需求申請單，簽字后報總工審批;
　　2、 總工審核需求量后交后保隊(duì)核對庫存情況;
　　3、 如果需要采購就由后保隊(duì)確定采購量，簽字后交項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn);
　　4、 后保隊(duì)持單到財務(wù)借款采購，并辦理入庫手續(xù)；
　　5、 施工隊(duì)須辦理出庫手續(xù)領(lǐng)用。
　　上述程序看似復(fù)雜，但只要養(yǎng)成習(xí)慣，實(shí)際操作并不耽誤現(xiàn)場生產(chǎn)，相反還可以嚴(yán)格控制浪費(fèi)、減少重復(fù)采購和盲目報銷的現(xiàn)象發(fā)生，同時使項(xiàng)目部及時了解材料采購狀況和控制工程成本。
　　三、有效的控制方法
　　按照滿意化原則制定了項(xiàng)目總體工作計劃和相應(yīng)的分部計劃后，更為重要的就是如何有效監(jiān)控計劃的落實(shí)，以便進(jìn)行實(shí)施時地糾偏和調(diào)適。
　　本項(xiàng)目在實(shí)施過程中，我們主要堅持以下原則或做作法：一切以書面記錄說話；堅持工程例會制度；系統(tǒng)有序的地文件管理。
　?。ㄒ唬┮磺幸詴嬗涗浾f話。
　　除了ISO9002質(zhì)量認(rèn)證體系的要求外，F(xiàn)IDIC合同條款也同樣要求一切以書面記錄說話。因此，重視施工過程的書面記錄，實(shí)現(xiàn)責(zé)任的可追溯性是對國際承包項(xiàng)目管理的起碼要求?？荚嚧筇峁?BR>　　在這方面舉例介紹一些本項(xiàng)目的具體做作法，如：
　　1）項(xiàng)目部下達(dá)的階段性施工任務(wù)都以書面形式發(fā)布；
　　2）總工程師負(fù)責(zé)現(xiàn)場施工日志的記錄，包括天氣、生產(chǎn)進(jìn)度、設(shè)備、勞動力和材料使用情況、現(xiàn)場出現(xiàn)的問題和解決辦法、會議紀(jì)要等；
　　3）施工隊(duì)長要自行記錄各隊(duì)的工作進(jìn)展情況和資源使用情況，并在生產(chǎn)例會上按規(guī)定格式匯報；
　　4）材料采購人員要對每天的采購進(jìn)行記錄，包括物品名稱、單價、總價、使用部門等，并定時輸入計算機(jī)，月末報項(xiàng)目經(jīng)理。；各施工隊(duì)上報油料和主材用量并進(jìn)行核對匯總，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；。
　　5）監(jiān)理在現(xiàn)場的口頭指令，要及時做書面記錄并讓其簽字認(rèn)可；
6）施工現(xiàn)場出現(xiàn)任何有利于索賠的事件要立即作好記錄并及時發(fā)函通知監(jiān)理和業(yè)主，為以后的索賠做好準(zhǔn)備埋下伏筆。；
　　這些工作為項(xiàng)目部跟蹤工程進(jìn)程、減少口頭糾紛、控制工程成本和創(chuàng)造額外工程收益發(fā)揮了重要作用。
　?。ǘ﹫猿止こ汤龝贫龋瑢?xiàng)目運(yùn)行進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控
　　工程例會能夠幫助項(xiàng)目部實(shí)時了解工程進(jìn)展情況，并及時解決新問題，協(xié)調(diào)新矛盾，從而顯著提高現(xiàn)場施工效率和項(xiàng)目部的管理水平。
　　如，在本項(xiàng)目中，除了階段性的戰(zhàn)役任務(wù)下達(dá)會和月生產(chǎn)會以外，每周六下午的周例會是最有效的現(xiàn)場生產(chǎn)控制和協(xié)調(diào)方式。周例會的內(nèi)容一般包括：
　　1）各隊(duì)匯報上周情況，包括施工進(jìn)度、油料用量、主材消耗量、存在的主要問題和困難；然后以戰(zhàn)役計劃為基礎(chǔ)，提出下周的工作目標(biāo)和計劃；最后列出需要項(xiàng)目部解決的問題；
　　2）后保隊(duì)與施工隊(duì)核對材料耗用記錄，發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)場查出原因，及時糾正；
　　3）總工對工作完成情況進(jìn)行總結(jié)匯報，分析各隊(duì)的戰(zhàn)役計劃完成情況，并指出延誤可能性和現(xiàn)場存在的施工質(zhì)量安全問題；
　　4）在與各部門負(fù)責(zé)人協(xié)商的情況下，對各隊(duì)提出的困難問題提出解決措施，并對資源進(jìn)行調(diào)配。對于計劃落后的部門，指出改進(jìn)目標(biāo)和方法并安排必要的資源供給。
　　（三）系統(tǒng)有序的文件管理
　　在總部經(jīng)營管理部門的指導(dǎo)下，我們按照ISO9002的標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行了系統(tǒng)分類，這樣項(xiàng)目雖然有各類文件夾百余個，但在管理過程中絲毫不覺得費(fèi)力，查找文件不再是一件勞心費(fèi)力的苦差。無論經(jīng)辦人是否在場，都能很快地找到所需要的文件。而且，一旦工程移交，資料已基本自動轉(zhuǎn)化成檔案，隨時可以把應(yīng)向總部上交的檔案資料裝箱帶走，既快捷方便又節(jié)約人力物力。
　　質(zhì)量管理體系優(yōu)越性之體會
　　實(shí)踐使我們認(rèn)識到，以ISO9002為內(nèi)核的項(xiàng)目質(zhì)量管理體系的優(yōu)越性至少可以體現(xiàn)在以下幾個方面：
　　一、以書面記錄說話，提高了內(nèi)部管理的嚴(yán)肅性和有效性。
　　比如項(xiàng)目中有的隊(duì)不能按時完成項(xiàng)目部下達(dá)的工作計劃，往往會找很多借口，這時候，項(xiàng)目部就拿搬出工程記錄，查找原因，分析哪些責(zé)任是施工隊(duì)的，哪些是由項(xiàng)目部資源供應(yīng)障礙、指揮失誤或外界不可控因素造成的。在這些因素確定后，就可以讓施工隊(duì)心服口服地接受項(xiàng)目部對他們工作的評定，并直接反映在他們的工資收入上。
　　二、有助于項(xiàng)目部加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)控、控制工程成本。如油料使用，我們實(shí)行由各隊(duì)對加油票進(jìn)行簽收和周末核對的辦法，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，有效控制油料偷漏現(xiàn)象。同時，項(xiàng)目部可以根據(jù)統(tǒng)計情況，比較準(zhǔn)確的估計出下一步的油料需用量。而且，定期的材料采購記錄，不僅可以使項(xiàng)目部準(zhǔn)確把握市場物價情況，而且有助于準(zhǔn)確估算出下月的流動資金需求量。來源于考試大
　　三、提供有利的施工環(huán)境。如，堅持要求咨詢工程師對其口頭指令簽字認(rèn)可，不僅避免了與他們的不必要的口頭糾紛，同時也迫使他們平時不敢隨意下達(dá)口頭指示，這無形中為現(xiàn)場施工提供了相對寬松的外部環(huán)境。
　　四、為索賠工作提供最有力的支持。項(xiàng)目部在工程實(shí)施過程中分別向業(yè)主和保險公司提交了6六次索賠報告并獲批5五次，總批準(zhǔn)金額百余萬美元圓。應(yīng)該說，完整的書面記錄對這些索賠的成功起了關(guān)鍵作用。由于每一次索賠報告中包含了大量無法否認(rèn)的現(xiàn)場第一手原始記錄，配合以嚴(yán)密的論證和條款引用，使監(jiān)理工程師每次對我們的索賠報告感到特別頭疼和無奈。而且，由于工程記錄和文件管理井然有序，資料查找方便快捷，使我們可以在最短的時間內(nèi)編制完成厚厚的索賠報告。
　　從上文中我們可以總結(jié)出：如果能在項(xiàng)目管理中，結(jié)合具體情況建立以ISO9002為核心的質(zhì)量管理體系，就不僅能夠提高項(xiàng)目的管理水平，而且可以產(chǎn)生間接的經(jīng)濟(jì)效益。