認(rèn)清工作目標(biāo),有的放矢的高效工作

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　　這個(gè)有些意外的情節(jié)讓我不禁想到在項(xiàng)目管理的日常工作中，類(lèi)似的情形也是屢屢發(fā)生的。我們時(shí)常加班加點(diǎn)，任勞任怨，在分析解決問(wèn)題的過(guò)程中費(fèi)盡周折，付出很多，但是領(lǐng)導(dǎo)、客戶(hù)要看到的是實(shí)實(shí)在在的結(jié)果?？傊欢ㄒ宄覀兎?wù)的對(duì)象是誰(shuí)，服務(wù)對(duì)象要看到的結(jié)果是什么，即我們的最終工作目標(biāo)是什么。要有的放矢地分析并找到達(dá)到目標(biāo)的方式方法。

　　本人在一家外資公司軟件測(cè)試部門(mén)擔(dān)任研發(fā)測(cè)試Beijing Site Coordinator，主要負(fù)責(zé)國(guó)外項(xiàng)目在北京區(qū)測(cè)試的人力資源計(jì)劃調(diào)配，每月向國(guó)外總部的PM匯報(bào)北京的資源預(yù)算。作為北京區(qū)域的接口，這個(gè)職位既需要和北京的各個(gè)測(cè)試組經(jīng)理定期溝通更新測(cè)試資源計(jì)劃，又要及時(shí)向國(guó)外的項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)預(yù)算并得到他們的批準(zhǔn)確認(rèn)。使得項(xiàng)目(Project)與各個(gè)功能模塊測(cè)試組(Line)達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　剛開(kāi)始接手這項(xiàng)工作的時(shí)候，我并沒(méi)有過(guò)多考慮多方溝通的有效性和總部對(duì)全盤(pán)預(yù)算的計(jì)劃要求，只簡(jiǎn)單認(rèn)為我們把北京區(qū)的預(yù)算做細(xì)做好，匯總給總部就好了。(既忽略了工作目標(biāo)的關(guān)鍵要求，又沒(méi)有做好詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃)。我召集了北京的各個(gè)測(cè)試組經(jīng)理和相關(guān)負(fù)責(zé)測(cè)試工程師反復(fù)討論，收集意見(jiàn)，匯總審查，不斷更新，歷時(shí)幾日，最終制定出北京測(cè)試中心針對(duì)各個(gè)國(guó)外項(xiàng)目的詳細(xì)資源預(yù)算。然而很快這份預(yù)算計(jì)劃就被總部予以否定，預(yù)算過(guò)高，必須根據(jù)總部要求做全面調(diào)整。北京方的相關(guān)人員都有些忿忿不平。blog.mypm.net

　　有了一次教訓(xùn)，我開(kāi)始總結(jié)思考雙方?jīng)_突的關(guān)鍵原因。

　　(1)總部方面沒(méi)有提供可供參考的測(cè)試計(jì)劃和時(shí)間計(jì)劃，沒(méi)有指出具體哪些測(cè)試任務(wù)需要北京方面的支持，沒(méi)有給定預(yù)算的大致范圍。

　　(2)北京測(cè)試組在沒(méi)有測(cè)試計(jì)劃參考的情況下，根據(jù)以往項(xiàng)目測(cè)試經(jīng)驗(yàn)預(yù)估測(cè)試資源。出于周全考慮，預(yù)留了一定Buffer,使得最終預(yù)算高于總部設(shè)想的預(yù)算。

　　(3)北京與總部之間溝通渠道不清晰，涉及人員太多，國(guó)家之間存在時(shí)差，無(wú)法及時(shí)溝通，從預(yù)算制定到匯報(bào)到批準(zhǔn)的時(shí)間太過(guò)緊張。項(xiàng)目經(jīng)理圈子

　　分析了問(wèn)題所在，還要清楚總部的最終要求是要合理調(diào)整降低預(yù)算，向著這個(gè)關(guān)鍵目標(biāo)，這次我們針對(duì)問(wèn)題采取相應(yīng)措施，進(jìn)行有目的的溝通和規(guī)劃。首先向總部相應(yīng)的PM索取項(xiàng)目測(cè)試計(jì)劃，測(cè)試范圍，以及總部的預(yù)算范圍要求。并且整理出一份北京測(cè)試組經(jīng)理和總部項(xiàng)目經(jīng)理的詳細(xì)人員名單，使得每條Line和每個(gè)project有明確的接口。之后重新審查先前北京區(qū)做的預(yù)算，根據(jù)測(cè)試計(jì)劃和范圍，去除不必要的資源安排。把不清晰的測(cè)試任務(wù)直接和總部PM做確認(rèn)。就這樣我和北京測(cè)試組的負(fù)責(zé)人把所有項(xiàng)目預(yù)算都排查了一遍。符合總部要求的列在一邊;預(yù)算與總部還是有差距的，列出高預(yù)算的必要性和降低預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)提交總部審批。

　　這次總部肯定了我們的工作，認(rèn)真分析了我們高出總部預(yù)計(jì)預(yù)算部分的必要性并予以了批準(zhǔn)。在我的建議下，以后每月的預(yù)算更新都會(huì)早做準(zhǔn)備工作，早開(kāi)始，使得各方的溝通更加充分，制定的預(yù)算結(jié)果更加準(zhǔn)確可靠。這種針對(duì)對(duì)象目標(biāo)，有的放矢有條不紊地的規(guī)劃工作的方法讓我受益匪淺。

　　項(xiàng)目管理涉及的知識(shí)與技能方方面面，只有注重平日逐漸學(xué)習(xí)積累，在工作和生活中不斷留意與總結(jié)運(yùn)用，才會(huì)使自己的工作越來(lái)越得心應(yīng)手。