采購管理：采購成本控制體系完善采購管理

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　　1　構(gòu)建采購成本控制體系的意義

　　采購成本是企業(yè)進行采購工作所發(fā)生的各種相關(guān)費用,它包括資金占用成本、物流或運輸成本、管理成本以及庫存維持成本和因采購不及時帶來的缺貸成本。雖然不同企業(yè)的產(chǎn)品成本構(gòu)成差異較大,但采購成本都占較大的比重,大約30%~90%企業(yè)應當對采購環(huán)節(jié)諸要素進行科學規(guī)范和有效管理,在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下,找出并減少不必要的成本成分,構(gòu)建采購成本控制體系,通過確定最優(yōu)“性價比”進行采購決策,實現(xiàn)減少采購支出、提高采購效率、擴展利潤空間、提升經(jīng)濟效益的目的。

　　2　構(gòu)建采購成本控制約束體系　規(guī)范采購行為

　　(1)計劃管理:在保證無計劃不允許采購的前提下,以“完整、準確、及時”為原則,參照生產(chǎn)計劃、原始統(tǒng)計數(shù)據(jù)、消耗定額及其它內(nèi)部資源制定采購計劃,充分發(fā)揮計劃的指導作用。

　　(2)采購管理:以質(zhì)量和效益為中心、堅持“四比”(質(zhì)量、價格、服務、資信)、“三公開”(產(chǎn)品明細、廠家報價、采購結(jié)果)、“兩必須”(貨比多家、簽訂合同)、“一到底”(誰采購誰負責到底),做到采購程序公開、廠家參與機會平等、競爭有序。

　　(3)合同管理:①建立合同簽訂標準和審批程序,確定合同審查機制,避免合同欺詐。②對合同執(zhí)行的時間、成本、質(zhì)量情況進行追蹤管理,對合同變更和變化進行有效控制。③及時總結(jié)合同完成后的執(zhí)行效率和供貨商的總體表現(xiàn),為以后的采購決策提供依據(jù)。

　　(4)到貨驗收制度:凡是采購的物資必須經(jīng)檢驗和驗收合格后,方可投入生產(chǎn)。物資驗收堅持質(zhì)量優(yōu)先和“責任追究下移”、“連帶責任上推”原則,保證每一級人員能夠認真負責、嚴格把關(guān),杜絕由于物資采購質(zhì)量引發(fā)生產(chǎn)事故的產(chǎn)生。

　　(5)供應商考核評估方法:①實行準入制度,嚴格供應商資格審查。②建立科學的供應商績效評估體系,通過質(zhì)量、價格、交貨期、服務等基本評估要素定期進行綜合考評,淘汰績效較差供應商,③與評估為A級的供應商建立長期的雙贏合作伙伴關(guān)系,實施供應商激勵機制,促進供需雙方良性循環(huán)。

　　(6)資金與核算辦法:①加強資金管理,合理分配資金用途,防止有限資金被分散,提高資金利用率。②嚴格成本項目核算,進行獎懲控制,形成動力機制。③在保證效益最大化總目標的前提下,做到采購計劃與財務計劃的統(tǒng)一,實現(xiàn)財務對采購的有效監(jiān)管。

　　3　完善采購組織建設　構(gòu)建采購成本控制的組織保障體系

　　(1)加強生產(chǎn)、財務、倉管、采購等部門的聯(lián)系,建立采購需求的聯(lián)動機制。

　?、偕a(chǎn)計劃是編制物資采購計劃的重要依據(jù),因此生產(chǎn)部門要緊緊圍繞生產(chǎn)運作計劃對生產(chǎn)諸要素進行反復綜合平衡,從時間和空間上安排與需求有關(guān)的品種、數(shù)量、速度、時間、庫存水平等指標。②倉管部門要積極協(xié)調(diào)存儲與采購的矛盾關(guān)系,確保合理庫存水平,全面核算倉儲成本,有效規(guī)避缺貸損失,為經(jīng)濟批量的確立提供科學依據(jù)。③財務決策部門通過運用現(xiàn)金流分析確定企業(yè)的健康程度,規(guī)定財務計劃,在充分考慮資金的時間價值兼顧風險和報酬基礎(chǔ)上,應對采購計劃設定一個資金預算目標，并力求二者高度統(tǒng)一。④采購部門將企業(yè)的生產(chǎn)計劃、合理的庫存水平、資金的現(xiàn)金流量配合有效結(jié)合起來,通過綜合分析制定出采購計劃和經(jīng)濟訂購批量,實施采購。盟

　　(2)在采購部門內(nèi)部建立有分工有合作、既能緊密銜接、又能相互制約的內(nèi)部運行機制。①嚴格崗位責任制、明確工作職責和任務,通過落實采購人員月度績效評估制度,有效激勵采購人員的工作積極性,實現(xiàn)責、權(quán)、利完美的統(tǒng)一。②將采購、驗收、結(jié)算等職能劃分不同部門執(zhí)行,建立決策層、管理層、現(xiàn)場層梯級樹狀管理模式,形成層層相連、上下銜接、左右協(xié)調(diào)管理體系。③建立由采購員、業(yè)務經(jīng)理、中心領(lǐng)導組成的集體討論決策制,實現(xiàn)隱蔽的權(quán)力公開化、集中的權(quán)力分散化,確保物資采購相互制約、相互監(jiān)督,公開、透明。

　　(3)建立采購工作監(jiān)督、評價與服務機制。在采購部門外部組建由使用單位、財務、法律、審計監(jiān)察部門和企業(yè)領(lǐng)導組成的采購工作領(lǐng)導小組,對采購方式、采購過程、采購結(jié)果進行監(jiān)督,檢查采購部門對有關(guān)采購的政策、規(guī)章制度和法律法規(guī)執(zhí)行情況,查處違法違規(guī)活動,評價采購工作并提出改進意見,不斷加強監(jiān)督部門對被監(jiān)督部門的服務意識,促進企業(yè)的采購管理工作更上一層樓。

　　4　合理選擇采購方式　構(gòu)建采購成本控制的運行體系

　　(1)采購方式是企業(yè)獲取物資、工程、服務的途徑、形式與方法,它決定企業(yè)能否有效地組織、控制物品資源、以保證正常生產(chǎn)和經(jīng)營以及較大利潤空間的實現(xiàn)。那種拘泥于定點采購、或迫于人情采購、或流于隨機采構(gòu)、委托采購等做法在今天已不適應,企業(yè)必須改變其采購方式。

　　(2)現(xiàn)代化采購方式是指主要依靠現(xiàn)代化科學成果來完成采購過程的一種采購方式,解決了傳統(tǒng)采購方式下難以克服的時間和空間問題,使采購活動更加方便、快捷,提高采購效率,降低采購成本。

　?、費RP采購。根據(jù)主生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單、產(chǎn)品及零部件庫存量,計算出所有零部件、原材料的生產(chǎn)計劃和采購計劃,然后按計劃進行采購。該種采購方式計劃細致、嚴格,市場響應靈敏、采購效率高。

　?、贘IT采購。滿足需求為依據(jù)的采購方法,需方根據(jù)需要,對供應商下達訂貨指令,供應商在指定的時間、將指定商品按品種、數(shù)量要求送到指定的地點。該種采購方式是一種直接面向需求的采購模式,既做到了靈敏的響應并滿足用戶需求,又使得用戶的庫存量最小。

　?、酃湶少?。是一種供應鏈機制下的采購模式,采購不再僅是采購者操作,供應商的力量在加大,形成了所謂的供應商管理用戶庫存(VMI)。這種方法既能保證滿足用戶要求,又能使物資庫存量最小、浪費最小。

　?、茈娮由虅占淳W(wǎng)上采購。是由采購人員通過上網(wǎng),尋找供應商和所需品種,在網(wǎng)上洽談貿(mào)易,訂貸甚至支付貸款,然后經(jīng)過送貨進貸環(huán)節(jié),完成全部采購活動。此種采購方式利于優(yōu)化企業(yè)管理資源,從為庫存采購轉(zhuǎn)變?yōu)闉橛唵味少?有效地進行了采購流程再造,降低了企業(yè)庫存,易于使采購雙方形成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

　　5　與供應商建立合作伙伴關(guān)系　構(gòu)建采購成本控制的風險防范體系

　　(1)實行供應商準入制度,制定供應商選擇標準和程序,明確科學規(guī)范的評審項目,審查供應商資質(zhì)和合法有效證件,了解掌握供應商的質(zhì)量、價格、服務、技術(shù)力量、科研水平、應變能力等指標,并在此基礎(chǔ)上進行有目的談判,允許合格供應商準入并建立相應的信息檔案,淘汰不合格供應商。

　　(2)加強供應商績效考核的組織領(lǐng)導完善制度建設。為避免個人權(quán)力太大、主觀成分過多等消極因素影響,成立供應商績效考核小組,建立供應商績效管理制度,科學規(guī)范地進行供應商績效考核。

　　(3)建立供應商綜合評估體系,從品質(zhì)、價格、服務、成本降低情況、交貨周期、反饋與溝通、履行合同的承諾與能力等多方面進行綜合打分,按得分高低評定ABC等級,實行末位淘汰機制,并將結(jié)果反饋給供應商,督促供應商采取相應的措施加以改進。進行動態(tài)管理,實現(xiàn)最佳采購環(huán)境。

　　(4)與優(yōu)秀供應商建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系,通過實施價格折扣、柔性合同、商譽激勵、信息激勵、淘汰激勵等鼓勵政策,促進供應商提高供應的連續(xù)性、改進供貨質(zhì)量、提升業(yè)績,達到“雙贏”共生的目的。

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