項目采購管理之合同行政管理

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項目采購管理 

12.5 合同行政管理 

　　合同管理是確保賣方的績效符合合同要求的過程。對使用多個產(chǎn)品與服務(wù)供應(yīng)商的大型項目來說，合同管理的一個關(guān)鍵方面是管理各供應(yīng)商之間的銜接。合同關(guān)系的法律性質(zhì)要求項目班子清醒地意識到合同管理中所采取行動的法律后果。 
　　合同管理包括在合同關(guān)系中應(yīng)用恰當(dāng)?shù)捻椖抗芾磉^程，并把這些過程的產(chǎn)出綜合到項目的綜合管理之中。涉及多個賣方和多種產(chǎn)品時，上述綜合和協(xié)調(diào)將在多個層次上進(jìn)行。必須應(yīng)用的項目過程包括： 
　　·項目計劃實施（參看第4.2節(jié)），以授權(quán)承包商在適當(dāng)時機(jī)開工。 
　　·績效報告（參看第10.3節(jié)），以監(jiān)控承包商的成本、進(jìn)度和技術(shù)績效。 
　　·質(zhì)量控制（參看第8.3 節(jié)），以檢查與核實承包商產(chǎn)品是否合乎要求。 
　　·變更控制（參看第4.3節(jié)），以保證變更的批準(zhǔn)手續(xù)完備，并已通知所有應(yīng)該知道該項變更的有關(guān)人員。 
　　合同管理中還有一個財務(wù)管理部分。合同中應(yīng)該明確支付條件，并將賣方的實際進(jìn)展與向其支付的補償具體聯(lián)系起來。 

　　12.5.1 合同管理的投入 
　　.1 合同。合同的描述請參看第12.4.3.1節(jié). 
　　.2 工作結(jié)果。賣方的工作結(jié)果——哪些可交付成果已經(jīng)完成，哪些尚未完成，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)情況如何，哪些費用已經(jīng)運用或已作出承諾等——都應(yīng)作為項目計劃實施的一部分加以搜集（第4.2節(jié)對項目計劃實施有更詳盡的描述）。 
　　.3 變更請求。變更請求可包括對合同條款或?qū)λ峁┊a(chǎn)品或服務(wù)描述的修改.如果賣方的工作不合乎要求，則終止合同的決定亦應(yīng)作為變更請求處理。有爭議的變更，即賣方與項目管理班子在補償方面看法無法取得一致的變更，有各種不同的名稱，包括：索賠、爭議或申訴。 
　　.4 賣方發(fā)票單據(jù)。賣方有時必須開具發(fā)票單據(jù)，以要求支付已完成工作的款項。提交發(fā)票單據(jù)，包括必要的證明文件的要求，應(yīng)在合同中進(jìn)行規(guī)定。 

　　12.５.2　合同管理的工具與技術(shù) 
　　.1 合同變更控制系統(tǒng)。合同變更控制系統(tǒng)規(guī)定合同修改的過程。它包括文書工作、跟蹤系統(tǒng)、爭議解決程序以及批準(zhǔn)變更所需的審批層次。合同變更控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與綜合變更控制系統(tǒng)結(jié)合起來（第4.3節(jié)對綜合變更控制系統(tǒng)進(jìn)行了描述）。 
　　.2 績效報告?？冃蟾鏋楣芾砣藛T提供賣方在實現(xiàn)合同目標(biāo)效率方面的信息。合同績效報告應(yīng)當(dāng)與第10.3節(jié)中所描述的綜合項目績效報告結(jié)合起來。 
　　.3 支付系統(tǒng)。向賣方支付款項通常由實施組織的應(yīng)付賬目系統(tǒng)處理。在具有多種或復(fù)雜采購要求的大型項目上，可以建立自己的系統(tǒng)。在兩種情況下，支付系統(tǒng)都必須由項目管理班子進(jìn)行必要的審查和批準(zhǔn)。 

　　12.5.3 合同管理的產(chǎn)出 
　　.1 往來函件。合同條款和條件往往要求保留某些買方/賣方之間往來函件的文字記載，例如因績效不合要求而提出警告，以及合同變更、事實澄清等。 
　　.2 合同變更。變更（包括批準(zhǔn)的與未批準(zhǔn)的）應(yīng)反饋到相關(guān)的項目規(guī)劃與項目采購過程之中，并在必要時更新項目計劃或其他相關(guān)的文字記載。 
　　.3 支付請求。這里假定項目使用外部支付系統(tǒng)。如果項目有自己的內(nèi)部系統(tǒng)，這里的產(chǎn)出就只是“款項支付”。