預算設置重在何處

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Gartner公司的分析人士Mark McDonald是上周美國康涅狄格州斯坦福德市舉行的IT研討會的特邀講演者，他說，“如果你所報告的都是自己的支出費用，而不是你的營利率，那么你所得到的經(jīng)費將會進一步的減少?！?/p>

McDonald說，IT預算的自然屬性是一種比較特殊的東西，因為信息技術(shù)是嵌入商務之中，并為商務服務。他還指出了一個比較普遍的統(tǒng)計數(shù)字:高達80%的IT支出費用是用于維持商務的運行。

從而，如果IT部門的所有貢獻僅僅作為由剩下的20%的投入所獲得的，那么顯而易見將會發(fā)現(xiàn)，IT所產(chǎn)生的價值很少。Gartner建議，你可以從收益方面來考慮自己的財政責任，也就是通過所應用的資源量來衡量所創(chuàng)造的價值。換句話說，考慮應用于IT上的資源所實現(xiàn)的商務利益。

這個等式可以從兩個方面進行調(diào)整:一是通過增加商務價值，也就是分子;二是在分子固定的情況下，對分母進行減少，也就是減少支出。

(1)“分母”領域的管理

McDonald提出了一定的策略，降低分母數(shù)字。首先的任務是，了解你的預算與同等的事物相比所處的地位。IT預算一般是由收益百分比來衡量的。如果你的部門并不屬于行業(yè)的中心領域，那么需要確定你的支出在什么地方偏離了正常水平，并分析為什么那些支出費用比較高。如果這種較高的支出是由公司的特定商務需求或者目標而決定的，那么務必將較高的費用與這種商務需求聯(lián)系起來。還可以從以下的這些方面尋求費用的降低:

減少倉促的“啟動-停止”工程:這種工程的特點在于加速運行幾個月，然后逐漸消失;這是一種浪費錢的工程。如果你還沒有工程管理辦公室(PMO)的話，那么趕快建立一個，McDonald說。Gartner公司的研究發(fā)現(xiàn)，PMO可以將這種快速啟動的工程項目將少50%。

你可以通過執(zhí)行服務型軟件在第一年中減少80%的費用。

檢查軟件許可證的定購誤差或者團體折扣等。

考慮服務器以及存儲虛擬技術(shù)。

考察執(zhí)行網(wǎng)絡語音系統(tǒng)(VoIP)。

建立標準化操作環(huán)境(SOE)。

開發(fā)離岸采辦業(yè)務，作為一種長期的費用節(jié)省策略。

(2)提高“分子”領域

McDonald說，提高分子數(shù)值，或者說提高IT所帶來的價值，將意味著增加IT生產(chǎn)量。在被問及IT生產(chǎn)量所面臨的最大瓶頸問題時，聽眾們提出了一下的一些方面:應用軟件開發(fā)，CIO，商務需求，經(jīng)費支持以及消費量等。McDonald說，并不盡如此。

McDonald說，最大的障礙因素在于測試，具體的測試過程。他還提出了Gartner公司的一項比較緊急的策略，那就是，“如果你能夠?qū)y試效率提升100%，那么生產(chǎn)量將會增400%?！?/p>

提升測試時間的最有效的方法并不是停止測試(這樣你將受到維護時間的補償)，而有效的方法在于更好的將測試過程進行文件化，或者發(fā)現(xiàn)一種更好的測試工具。McDonald說，為了清除瓶頸淤塞，使得時間有效的利用，CIO們應該改變討論的方法。

所以你可以簡單的詢問“它能夠符合你的要求嗎?”，而不需要問“你認為這個系統(tǒng)怎么樣呢?” McDonald說，“如果你詢問用戶們，他們認為這個系統(tǒng)怎么樣，回答將是非常廣泛而復雜。所以盡量取消這樣的問題。”Gartner研究公司認為，如果公司被問及‘該系統(tǒng)是否能夠給予你幫助’，回答是或者否;那么它可以完成四倍的工程。他們的工程規(guī)模還可以變得比較小，因為他們并不需要進行修復。

一個可以增加商務價值的工程或者可以解決一定的商務問題，或者創(chuàng)建一種機會。IT是一種提供一定的方法或者設備以增強價值的工作。McDonald說，“你是潛在能量的制造者，而IT可以釋放這種動能。”

例如，如果基于一種新的銷售系統(tǒng)，CIO可以展示這種新的系統(tǒng)可以幫助銷售人員用一半的時間完成一項銷售工作，那么公司為什么沒有完成銷售目標的問題就從CIO那里轉(zhuǎn)到了銷售管理者那里了。

McDonald說，“所以現(xiàn)在，你可以不再瞻望和期待這種新的銷售系統(tǒng)，而實實在在的增加一定的投資進行這種新的開發(fā)，也就是前面提到的那20%的投資?！?/p>

Jolanta Zwirek是可口可樂瓶公司的CIO，該公司位于美國北卡羅來納州Charlotte市;Zwirek說，她現(xiàn)在正在經(jīng)受預算審核。在過去的幾年中，該公司的IT預算已經(jīng)得到了增長，但是“我們正在爭取一個更加輝煌的年度?！彼f，“他們的工作非常的出色。生產(chǎn)量的概念使得IT的商務價值得到了很好的體現(xiàn)。”她補充說，向商務價值上的轉(zhuǎn)換是一件很不容易的事情?！癐T投入了很大的資本和精力，以創(chuàng)建商務可以理解的語言。(techtarget)