預(yù)算設(shè)置重在何處

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Gartner公司的分析人士Mark McDonald是上周美國(guó)康涅狄格州斯坦福德市舉行的IT研討會(huì)的特邀講演者，他說(shuō)，“如果你所報(bào)告的都是自己的支出費(fèi)用，而不是你的營(yíng)利率，那么你所得到的經(jīng)費(fèi)將會(huì)進(jìn)一步的減少。”

McDonald說(shuō)，IT預(yù)算的自然屬性是一種比較特殊的東西，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)是嵌入商務(wù)之中，并為商務(wù)服務(wù)。他還指出了一個(gè)比較普遍的統(tǒng)計(jì)數(shù)字:高達(dá)80%的IT支出費(fèi)用是用于維持商務(wù)的運(yùn)行。

從而，如果IT部門的所有貢獻(xiàn)僅僅作為由剩下的20%的投入所獲得的，那么顯而易見將會(huì)發(fā)現(xiàn)，IT所產(chǎn)生的價(jià)值很少。Gartner建議，你可以從收益方面來(lái)考慮自己的財(cái)政責(zé)任，也就是通過所應(yīng)用的資源量來(lái)衡量所創(chuàng)造的價(jià)值。換句話說(shuō)，考慮應(yīng)用于IT上的資源所實(shí)現(xiàn)的商務(wù)利益。

這個(gè)等式可以從兩個(gè)方面進(jìn)行調(diào)整:一是通過增加商務(wù)價(jià)值，也就是分子;二是在分子固定的情況下，對(duì)分母進(jìn)行減少，也就是減少支出。

(1)“分母”領(lǐng)域的管理

McDonald提出了一定的策略，降低分母數(shù)字。首先的任務(wù)是，了解你的預(yù)算與同等的事物相比所處的地位。IT預(yù)算一般是由收益百分比來(lái)衡量的。如果你的部門并不屬于行業(yè)的中心領(lǐng)域，那么需要確定你的支出在什么地方偏離了正常水平，并分析為什么那些支出費(fèi)用比較高。如果這種較高的支出是由公司的特定商務(wù)需求或者目標(biāo)而決定的，那么務(wù)必將較高的費(fèi)用與這種商務(wù)需求聯(lián)系起來(lái)。還可以從以下的這些方面尋求費(fèi)用的降低:

減少倉(cāng)促的“啟動(dòng)-停止”工程:這種工程的特點(diǎn)在于加速運(yùn)行幾個(gè)月，然后逐漸消失;這是一種浪費(fèi)錢的工程。如果你還沒有工程管理辦公室(PMO)的話，那么趕快建立一個(gè)，McDonald說(shuō)。Gartner公司的研究發(fā)現(xiàn)，PMO可以將這種快速啟動(dòng)的工程項(xiàng)目將少50%。

你可以通過執(zhí)行服務(wù)型軟件在第一年中減少80%的費(fèi)用。

檢查軟件許可證的定購(gòu)誤差或者團(tuán)體折扣等。

考慮服務(wù)器以及存儲(chǔ)虛擬技術(shù)。

考察執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)音系統(tǒng)(VoIP)。

建立標(biāo)準(zhǔn)化操作環(huán)境(SOE)。

開發(fā)離岸采辦業(yè)務(wù)，作為一種長(zhǎng)期的費(fèi)用節(jié)省策略。

(2)提高“分子”領(lǐng)域

McDonald說(shuō)，提高分子數(shù)值，或者說(shuō)提高IT所帶來(lái)的價(jià)值，將意味著增加IT生產(chǎn)量。在被問及IT生產(chǎn)量所面臨的最大瓶頸問題時(shí)，聽眾們提出了一下的一些方面:應(yīng)用軟件開發(fā)，CIO，商務(wù)需求，經(jīng)費(fèi)支持以及消費(fèi)量等。McDonald說(shuō)，并不盡如此。

McDonald說(shuō)，最大的障礙因素在于測(cè)試，具體的測(cè)試過程。他還提出了Gartner公司的一項(xiàng)比較緊急的策略，那就是，“如果你能夠?qū)y(cè)試效率提升100%，那么生產(chǎn)量將會(huì)增400%?！?/p>

提升測(cè)試時(shí)間的最有效的方法并不是停止測(cè)試(這樣你將受到維護(hù)時(shí)間的補(bǔ)償)，而有效的方法在于更好的將測(cè)試過程進(jìn)行文件化，或者發(fā)現(xiàn)一種更好的測(cè)試工具。McDonald說(shuō)，為了清除瓶頸淤塞，使得時(shí)間有效的利用，CIO們應(yīng)該改變討論的方法。

所以你可以簡(jiǎn)單的詢問“它能夠符合你的要求嗎?”，而不需要問“你認(rèn)為這個(gè)系統(tǒng)怎么樣呢?” McDonald說(shuō)，“如果你詢問用戶們，他們認(rèn)為這個(gè)系統(tǒng)怎么樣，回答將是非常廣泛而復(fù)雜。所以盡量取消這樣的問題?！盙artner研究公司認(rèn)為，如果公司被問及‘該系統(tǒng)是否能夠給予你幫助’，回答是或者否;那么它可以完成四倍的工程。他們的工程規(guī)模還可以變得比較小，因?yàn)樗麄儾⒉恍枰M(jìn)行修復(fù)。

一個(gè)可以增加商務(wù)價(jià)值的工程或者可以解決一定的商務(wù)問題，或者創(chuàng)建一種機(jī)會(huì)。IT是一種提供一定的方法或者設(shè)備以增強(qiáng)價(jià)值的工作。McDonald說(shuō)，“你是潛在能量的制造者，而IT可以釋放這種動(dòng)能?！?/p>

例如，如果基于一種新的銷售系統(tǒng)，CIO可以展示這種新的系統(tǒng)可以幫助銷售人員用一半的時(shí)間完成一項(xiàng)銷售工作，那么公司為什么沒有完成銷售目標(biāo)的問題就從CIO那里轉(zhuǎn)到了銷售管理者那里了。

McDonald說(shuō)，“所以現(xiàn)在，你可以不再瞻望和期待這種新的銷售系統(tǒng)，而實(shí)實(shí)在在的增加一定的投資進(jìn)行這種新的開發(fā)，也就是前面提到的那20%的投資?！?/p>

Jolanta Zwirek是可口可樂瓶公司的CIO，該公司位于美國(guó)北卡羅來(lái)納州Charlotte市;Zwirek說(shuō)，她現(xiàn)在正在經(jīng)受預(yù)算審核。在過去的幾年中，該公司的IT預(yù)算已經(jīng)得到了增長(zhǎng)，但是“我們正在爭(zhēng)取一個(gè)更加輝煌的年度?！彼f(shuō)，“他們的工作非常的出色。生產(chǎn)量的概念使得IT的商務(wù)價(jià)值得到了很好的體現(xiàn)?！彼a(bǔ)充說(shuō)，向商務(wù)價(jià)值上的轉(zhuǎn)換是一件很不容易的事情。“IT投入了很大的資本和精力，以創(chuàng)建商務(wù)可以理解的語(yǔ)言。(techtarget)