麗水學院公文處理工作實施辦法

中共麗水學院委員會             文件

麗水學院

麗學院黨〔2013〕3號

中共麗水學院委員會  麗水學院

關于印發(fā)《麗水學院公文處理工作實施辦法》的通知

各黨總支部、直屬黨支部，各部門、二級學院、直屬單位：

《麗水學院公文處理工作實施辦法》已經(jīng)第二十四次院長辦公會議審議通過，并經(jīng)黨委會審定，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

中共麗水學院委員會   麗水學院

2013年1月14日

麗水學院公文處理工作實施辦法

第一章  總則

第一條  為使學校公文處理工作科學化、制度化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14 號）、《中共浙江省委辦公廳浙江省人民政府辦公廳關于認真貫徹〈黨政機關公文處理工作條例〉的意見》（浙委辦〔2012〕110號），結合學校公文處理實際情況，特制定本實施辦法。

第二條  公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第三條  公文處理應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第四條  黨委辦公室、院長辦公室是學校公文處理的管理機構，各部門綜合科與二級學院（含成人教育學院，下同）、直屬單位辦公室承擔相應的公文處理職責，應有專人負責公文處理工作。

第五條  學校公文處理原則上實行無紙化辦公，非保密等特殊需要，所有流程一般應在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)等網(wǎng)絡平臺上進行。

第二章  公文種類

第七條 學校公文常用文種包括決議、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要等10種。

（一）決議  適用于會議討論通過的重大決策事項。如用于公布黨代會、教代會等重要全校性會議的決定事項，以及會議審議通過的政策、制度等。

（二）決定  適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。如用于學校對先進單位或個人的表彰，對個人違紀的處理，學生轉專業(yè)，辭退員工等。

（三）意見  適用于對重要問題提出見解和處理辦法。如用于學校根據(jù)上級單位的政策精神指導下級機關予以實施，下級單位關于重要問題提出見解和處理辦法請求給予辦理等。

（四）通知  適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。如用于學校傳達要求二級單位辦理及需要有關單位和個人周知或者執(zhí)行的事項，任免人員等。

（五）通報  適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。如用于學校表彰先進二級單位或個人的事跡，批評其錯誤，向全?；蛏鐣姽_辦學情況等。

（六）報告  適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。如用于向上級單位匯報工作的基本情況、取得的成績或經(jīng)驗、存在的問題或應吸取的教訓、今后的工作安排和打算等。

（七）請示  適用于向上級機關請求指示、批準。如用于二級單位請求學校的指示、審批，學校向上級黨委、政府部門請求指示，要求幫助等。

（八） 批復  適用于答復下級機關請示事項。如用于答復二級單位關于變更學籍、專業(yè)，調整機構，召開會議以及其它重要事項的請示。

（九）函  適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。如用于與不相隸屬的校外單位之間商洽工作、詢問和答復問題，請求不相隸屬校外單位批準事項等。

（十）紀要  適用于記載會議主要情況和議定事項。如用于記錄學校黨委會、院長辦公會議、重要的專題會議等的研究內容和議定事項。

第三章  公文主要形式

第八條  黨委、學校公文，根據(jù)內容和發(fā)送范圍，使用以下兩種形式：

（一）《中共麗水學院委員會文件》。編“麗學院黨”字號，主要用于黨委部署學校全局性工作，印發(fā)全局性重要文件，答復或批轉黨總支、直屬黨支部和黨委部門呈報的重要報告、請示、意見，向上級或不相隸屬黨委機關報告、請示或商洽工作等。為提高黨委文件的權威性，能用其他形式下達的，一般不發(fā)此類文件。

（二）《麗水學院文件》。編“麗學院”字號，主要用于部署全局性行政工作，印發(fā)全局性重要行政文件，答復和批轉二級學院呈報的重要報告、請示、意見，向上級單位報告、請示等。

（三）《麗水學院函》。編“麗學院函”字號，主要用于與不相隸屬的單位商洽工作。

第九條  黨委辦公室、院長辦公室公文，根據(jù)內容和發(fā)送范圍，使用以下六種形式：

（一）《中共麗水學院委員會辦公室文件》。編“麗學院黨辦”字號，主要用于經(jīng)授權，傳達或代表黨委部署具體工作，印發(fā)黨委制定的一般性政策制度，指導二級單位辦公室（綜合科）開展黨建工作等。

（二）《中共麗水學院委員會辦公室抄告單》。主要用于轉達不宜用正式文件答復有關黨總支部的請示，不宜用正式文件傳達的黨委會議議定事項，或不宜復印的黨委領導批示事項等。

（三）《麗水學院黨辦通報》。主要用于印發(fā)黨委領導在學校重要會議上的講話，以及需要各黨總支、直屬黨支部、群團組織，各部門、二級學院周知的事項等。

（四）《麗水學院院長辦公室文件》。編“麗學院辦”字號，主要用于部署學校具體行政工作，告知需要各二級單位周知或辦理的事項，印發(fā)學校制定的一般政策制度等。

（五）《麗水學院院長辦公室抄告單》。主要用于轉達不宜用正式文件答復有關二級單位的請示事項，不宜用正式文件傳達的行政會議議定事項，或不宜復印的學校行政領導批示事項。

（六）《麗水學院院辦通報》。主要用于印發(fā)學校行政領導在重要會議上的講話，以及其他需要各二級單位周知的文稿。

    第十條  會議紀要主要使用以下兩種形式：

（一）《麗水學院黨委會議紀要》。主要用于記載和傳達黨委會議或黨委擴大會議討論的情況和決定事項。由黨委辦公室記錄和整理，送會議主持人簽批。發(fā)送范圍根據(jù)會議內容確定。

（二）《麗水學院院長辦公會議紀要》。主要用于記載和傳達院長辦公會議討論的情況和決定事項。由院長辦公室記錄和整理，送會議主持人簽批。

（三）《麗水學院專題會議紀要》。主要用于記載和傳達學校專題會議討論的情況和決定事項。由具體承辦會議的二級單位負責記錄和整理，經(jīng)院長辦公室審核，送會議主持人簽批。

第十一條  其它公文形式包括：

（一）《中共麗水學院紀律檢查委員會文件》。編“麗學院紀委”字號，主要用于貫徹落實中央、省、市紀委和省教育紀工委的重要意見、決定，安排部署學校紀檢監(jiān)察全局性工作，發(fā)布重要決定、制度，向學校黨委或上級紀委報告、請示或商洽工作等。

（二）《中共麗水學院紀律檢查委員會辦公室文件》。編“麗學院紀辦”字號，主要用于經(jīng)紀委授權，傳達或代紀委部署具體工作，經(jīng)紀委同意轉發(fā)上級紀委的工作文件。

（三）《中共麗水學院委員會組織部文件》。編“麗學院組”字號，主要用于公布科級干部任免情況。

（四）《麗水學院工會委員會文件》。編“麗學院工會”字號，主要用于公布各分工會人員調整、協(xié)會成立、先進集體評選或推薦結果等事項，部署教職工代表大會等工會重要活動事宜、表彰先進，向上級工會匯報工作等。

（五）《共青團麗水學院委員會文件》。編“麗學院團”字號，主要用于向上級團委請示和匯報工作，具體布置上級團委部署的工作，告知需要各分團委周知或辦理的事項，發(fā)布團學組織制定的一般政策制度等。

（六）《麗水學院學生會文件》。編“麗學院學”字號，主要用于公布校學生會重要事項，向二級學院學生會部署重要活動，向上級學聯(lián)報告和請示工作等。

（七）二級學院公文形式由二級學院參照學校公文形式確定。

第四章  公文格式

第十二條  公文一般由份號、密級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成，具體按照《黨政機關公文處理條例》第三章執(zhí)行。

第十三條  公文的版式按照《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012）、《浙江省行政機關公文格式及式樣》執(zhí)行。

第十四條  公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。

第五章  公文行文規(guī)則

第十五條  行文應當確有必要，可發(fā)可不發(fā)的公文一律不發(fā)。凡屬下列情況的，不以正式公文行文：

（一）上級已發(fā)文，學校無新的、重要的規(guī)定和安排部署，不再就貫徹執(zhí)行問題發(fā)文。

（二）領導講話除對全校工作有重要指導意義外，不再發(fā)文通告。

（三）屬于學校行政職權范圍內的工作，黨委不發(fā)文，也不聯(lián)合發(fā)文。

（四）凡可在校內通過簡單溝通協(xié)調解決的事宜，不通過公文進行處理。

（五）需告知校內單位或師生的簡單事宜，可以事務通知或會議通知形式在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中發(fā)布信息，不以公文形式通知。

第十六條  學校公文處理實行二級管理，各單位應明確各自發(fā)文權限。

（一）除紀委、工會和團委單獨行文，黨委組織部單獨發(fā)布科級干部任免文件外，學校其它各部門、直屬單位均不得以本單位名義單獨行文，需發(fā)文的事宜應由相關部門擬稿后以黨委、學?；螯h委辦公室、院長辦公室名義發(fā)文。

（二）二級學院可以本學院名義在校內行文，二級學院下屬和附屬機構不得以本機構名義單獨行文。

（三）黨委、學校，以及紀委、工會、團委可對校外單位行文，其它校內單位均不得對校外行文。紀委、工會、團委可在職權范圍內向相應上級組織行文，一般不得以本單位名義向其它校外單位行文。

（四）麗水學院黨委、麗水學院，或黨委辦公室、院長辦公室必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、行政各自職權范圍內的工作，不應聯(lián)合行文。其它二級單位一般不與黨委辦公室、院長辦公室聯(lián)合行文。

（五）校學生會可在團委指導下向校內學生組織或上級學聯(lián)行文，或與校內單位聯(lián)合行文。

第十七條  學校日常管理中最常見幾種公文流程規(guī)范如下：

（一）公布學校制度由起草單位提請黨委會或院長辦公會議研究審定后，在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中以適當名義擬成通知，提交黨委辦公室或院長辦公室發(fā)文。

（二）學籍變更事宜由學生所在二級學院辦理、教務處審核后，二級學院向學校請示，教務處以學校名義批復二級學院。

（三）學生轉專業(yè)事宜由學生提出申請，相關二級學院審批，招生就業(yè)處或教務處組織審核后，由招生就業(yè)處或教務處以學校名義起草同意轉專業(yè)的決定，提交院長辦公室發(fā)文。

（四）學生處分事宜由學生所在二級學院與學生處辦理、審核后，處分決定由學生處以學校名義起草，提交院長辦公室發(fā)文。

第六章  公文擬制

第十八條  公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十九條  公文起草單位及其職責如下：

（一）黨委、學?；螯h委辦公室、院長辦公室文件由相關主管部門起草，涉及多個部門的，由牽頭部門起草。

（二）二級學院公文由二級學院下設相關機構起草。

（三）紀委、黨委組織部、工會、團委公文由其綜合科起草。

（四）公文起草前，起草單位應充分調查研究，廣泛征求相關單位和師生意見并加以吸納。單位負責人應主持、指導重要公文的起草工作。

（五）公文起草中應當注意：文種正確，格式規(guī)范，內容簡潔，依據(jù)準確，措施和要求切實可行。

第二十條  公文簽發(fā)前，應由公文起草單位將擬定文稿提交審核單位審核。二級學院公文由二級學院辦公室審核；紀委、黨委組織部、工會、團委公文由其部門負責人審核；其它公文由黨委辦公室、院長辦公室審核，其流程和要求如下：

（一）初審。辦公室專職人員對文件初步審核，主要審核：文種是否適當，格式是否正確，文字內容是否得當?shù)取?/span>

（二）復審。辦公室副主任對經(jīng)初審的文件進一步審核，除復查初審內容外，主要審核：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確，文件內容是否簡潔，措辭是否得當，條理是否清晰，措施是否可行等。

（三）核準。辦公室主任對經(jīng)復審的文件進一步核準，除復查初審、復審的內容外，主要審核：內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，是否符合學校發(fā)展的思路和要求，是否能在學校工作中起到實際作用，是否與上級文件和學?，F(xiàn)行制度相銜接等。

第二十一條  審核過程中發(fā)現(xiàn)少量簡單問題的，可徑行修改；發(fā)現(xiàn)較多或較大問題，審核單位難以單獨解決的，應發(fā)回起草單位修改；發(fā)現(xiàn)嚴重問題或認為不宜發(fā)文的，可發(fā)回起草單位重新起草，或直接撤銷文件。

第二十二條  黨委、學校文件由學校主要領導簽發(fā)；文件內容僅涉及某一方面工作的，經(jīng)學校主要領導授權，可由相關分管領導簽發(fā)；學校主要領導認為文件內容業(yè)務性較強，應由分管領導會簽的，分管領導先行審批，再由主要領導簽發(fā)；聯(lián)合行文的，由書記、校長會簽。

第二十三條  黨委辦公室、院長辦公室文件內容主要限于辦公室業(yè)務范圍內的，由辦公室主任簽發(fā)；涉及學校其它方面具體工作的，由相關分管領導簽發(fā)；涉及學校綜合性工作的，由主要領導簽發(fā)。聯(lián)合行文的，根據(jù)上述規(guī)則簽發(fā)或會簽。

第二十四條  二級學院文件由二級學院主要負責人簽發(fā)，或由二級學院主要負責人授權其他負責人簽發(fā)。二級學院聯(lián)合行文的，由相關二級學院主要負責人會簽。

第二十五條  紀委、工會、團委文件，由相應分管領導簽發(fā)；與黨委辦公室、院長辦公室聯(lián)合行文的，由相關分管領導會簽。校學生會文件由學生會主席簽發(fā)，與學校部門聯(lián)合發(fā)文的，由學生會主席與相應部門分管領導會簽。

第二十六條  審批簽發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)簡單問題的，可徑行修改，或退回審核單位修改；發(fā)現(xiàn)嚴重問題的，可退回起草單位重新起草。

第七章  公文辦理

第二十七條  公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十八條  收文辦理的主要程序是：

（一）簽收。學校收到的日常性公文（包括電子公文）、傳真、資料、信件等，由辦公室專職文書統(tǒng)一處理，核對無誤后簽收并分類。如發(fā)現(xiàn)問題，及時向發(fā)文機關反饋。涉密公文由專職機要秘書簽收，若機要秘書不能簽收的，可由辦公室主任或副主任簽收。

（二）初審。專職文書對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，是否符合文種、格式要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

（三）登記。專職文書對通過初審的公文的主要信息做詳細記載并編號。緊急公文應標注緊急程度，明確辦理時限。涉密公文應另行登記，與一般文件分開處理。除涉密或有特殊要求的公文外，紙質公文應轉化為電子文件后上傳OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，電子公文則直接上傳，以下收文辦理流程一般均在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中完成。

（四）承辦。辦公室主任協(xié)調公文承辦事宜，閱知性公文根據(jù)公文的內容、要求和工作需要確定范圍后分送，批辦性公文應提出擬辦意見，報相關領導批示。需要兩個以上單位辦理的公文，應明確主辦單位；緊急公文應明確辦理時限。承辦單位對交辦公文應按要求及時辦理。

（五）傳閱。根據(jù)相關領導的批示和工作需要，將公文送傳閱對象閱知。專職文書應當隨時掌握公文去向，及時獲取反饋信息，避免延誤。

（六）催辦。黨委辦公室、院長辦公室應及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦單位按期辦結。緊急公文或者重要公文應當重點催辦。

（七）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。辦理完畢的文件應整理歸檔。

第二十九條  發(fā)文辦理的主要程序是：

（一）復核。已簽批的公文，印發(fā)前應由辦公室專職人員對文種、格式、文字內容、簽批程序等進行復核；如公文內容需作實質性修改的，應報原簽批人復審。

（二）登記。經(jīng)過復核的公文，應當編寫發(fā)文字號、確定分送范圍，需制成紙質文件的還需確定印制份數(shù)。

（三）制作。根據(jù)公文的格式要求將經(jīng)復核的文稿制作成文件，不以電子文件分發(fā)的應根據(jù)確定的印制份數(shù)打印。

（四）分發(fā)。將制成的公文分發(fā)給主送單位和抄送單位。需分送給教職工或學生本人的，可將電子文件通過電子郵件發(fā)送，或打印成紙質文件送交本人。

第三十條  涉密公文的辦理應嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》的相關規(guī)定進行。如需簽發(fā)的涉密公文應由單位主要負責人簽發(fā)。

第三十一條  公文處理完畢后，發(fā)文單位負責按照學校檔案管理的相關規(guī)定對電子公文、背景信息及其他元數(shù)據(jù)進行實時歸檔。紙質公文按相關規(guī)定另行歸檔。

第八章  公文管理

第三十二條  公文應由專人統(tǒng)一管理，普通的收文、發(fā)文（包括電子公文）由專職文秘人員負責收發(fā)、保管，機要保密文件則由機要秘書或負責保密的工作人員負責。

第三十三條  涉密公文的擬制、收文、發(fā)文、解密公開、復印、匯編、銷毀等均嚴格按照國家的相關法規(guī)執(zhí)行。涉密公文應由專車專人領取，專人專柜保管。涉密文件管理人員必須由黨委任命。查閱涉密文件應自覺遵守保密制度，在機要閱文室內查閱。

第三十四條  公文的公開按《中華人民共和國信息公開條例》和《中共浙江省委教育工作委員會  浙江省教育廳關于進一步推進高等學校信息公開工作的實施意見》，以及《麗水學院信息公開實施細則》的相關規(guī)定執(zhí)行。黨委、學校和黨委辦公室、院長辦公室公文的公開范圍由辦公室副主任擬定，辦公室主任核準；二級學院和紀委、工會、團委公文的公開范圍由其辦公室（綜合科）擬定，單位負責人核準。除涉密公文外，限制公開的公文處理仍在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中完成，但限制其接收和查閱范圍。

第三十五條  黨委、學校和黨委辦公室、院長辦公室公文的撤銷和廢止由黨委辦公室、院長辦公室提出，紀委、工會、團委公文的撤銷和廢止由本部門提出，黨委會或院長辦公會議決定；二級學院公文的撤銷和廢止由二級學院辦公室提出，二級學院黨政聯(lián)席會議決定。

第三十六條  學校二級單位合并或撤銷時，公文處理和管理職責和權限作相應調整，尚未歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案館。

第九章  附則

第三十七條  二級學院可根據(jù)本辦法精神，結合本單位實際情況，制定具體公文處理細則。

第三十八條  校學生會的公文處理具體事宜，由校學生會根據(jù)本辦法精神，在團委指導下自主決定。

第三十九條  本辦法由黨委辦公室、院長辦公室負責解釋。

第四十條  本辦法自2013年1月1日起施行，原《麗水學院黨委、麗水學院黨委辦公室公文的常用種類、形式和格式》、《麗水學院、麗水學院院長辦公室公文的常用種類、形式和格式》、《中共麗水學院委員會辦公室  麗水學院院長辦公室關于二級學院公文格式處理的意見》、《麗水學院黨委辦公室公文處理實施細則》、《麗水學院院長辦公室公文處理實施細則》、《麗水學院公文閱辦制度》停止執(zhí)行。

中共麗水學院委員會辦公室 麗水學院院長辦公室      2013年1月17日印發(fā)