資料管理系統(tǒng)發(fā)展過程中遇到的一些問題？

   現(xiàn)在資料管理系統(tǒng)也被很多企業(yè)重視，有些企業(yè)已經(jīng)開始使用起來啦，但是資料管理系統(tǒng)在發(fā)展中還是存在一些不完善，會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題軟件的自動(dòng)化管理、智能化管理功能較差自動(dòng)化管理是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和發(fā)展趨勢(shì)所在，是一個(gè)需要始終加強(qiáng)的基本點(diǎn)。因此，計(jì)算機(jī)軟件設(shè)計(jì)者熱衷于在自動(dòng)化方面做文章，并努力向智能化靠攏，實(shí)現(xiàn)以“電腦”代替人腦的人類美好愿望。文檔管理軟件的設(shè)計(jì)者們同樣如此。從公文輸中的自動(dòng)催發(fā)、自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)，到檔案的自動(dòng)歸檔、自動(dòng)組卷、自動(dòng)標(biāo)引，甚至自動(dòng)著錄、自動(dòng)鑒定和自動(dòng)銷毀，都是文、檔管理軟件設(shè)計(jì)者一直在著力攻克的方向。盡管一些軟件產(chǎn)品標(biāo)榜自己已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了其中的某些方面，實(shí)際情況卻不能令人滿意。許多“自動(dòng)化”管理環(huán)節(jié)不是效果太差，就是功能上有所欠缺，文、檔人員使用起來不“順手”，也無法完全寄予信任，需要“人工干預(yù)”的地方還有很多。以自動(dòng)著錄為例，現(xiàn)代文件著錄是一種全面的過程化的著錄，需要軟件自動(dòng)捕獲或提取諸如文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等很多方面的信息，以維護(hù)電子文件的真實(shí)性、可讀性、可靠性。然而目前軟件大多僅僅著錄題名、作者、時(shí)間等幾個(gè)項(xiàng)目就算大功告成，仍然模擬原先的手工著錄，這種“自動(dòng)著錄”顯然不能滿足電子環(huán)境下檔案工作自動(dòng)化管理的要求檔號(hào)不統(tǒng)一，可讀性差  譬如：檔號(hào)是一份歸檔文件的惟一識(shí)別符號(hào)，它在資料管理系統(tǒng)中起著關(guān)鍵字段的作用。在資料管理系統(tǒng)中，檔號(hào)對(duì)該軟件的通用性、檢索的查準(zhǔn)率、查全率起著至關(guān)重要的作用。而一種軟件的通用性、查準(zhǔn)率、查全率正是衡量該軟件質(zhì)量及可推廣性的重要指標(biāo)。目前，已經(jīng)推廣的幾套管理軟件中就存在檔號(hào)不統(tǒng)一、可讀性差的問題。通過制定標(biāo)準(zhǔn)，樹立全局意識(shí)，增強(qiáng)檔號(hào)的可讀性，降低其專業(yè)性。設(shè)想檔號(hào)的編制，可借鑒身份證號(hào)碼對(duì)數(shù)位分段的方法，使每一份文件在全國(guó)的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)僅有惟一的一個(gè)識(shí)別符號(hào)。使我們一看到某個(gè)檔號(hào)，就知道該文檔屬于哪一個(gè)省、哪一個(gè)市、哪一個(gè)單位、哪一年、哪一類的問題。其中全宗號(hào)和分類號(hào)在盡量減少重碼的情況下，可采用類似拼音碼的方法以增強(qiáng)不同區(qū)域查檔人員的可讀性，或在資料管理系統(tǒng)中開辟一個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化說明窗口，并示以凡例，使得操作人員和利用者在使用該軟件或聯(lián)接到該網(wǎng)站時(shí)能方便地看懂文件檔號(hào)的每一段數(shù)位所代表的含義，并且能夠通過模仿凡例，自己寫出所查檔案的檔號(hào)，并以此檔號(hào)查得所需檔案。這就要求在巧妙合理編制檔號(hào)每一位數(shù)位時(shí)，要結(jié)合計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)考慮到檔號(hào)的完備性和易讀性。應(yīng)用在此基礎(chǔ)上編制的檔號(hào)，就會(huì)避開采用目前管理軟件中“多途徑查詢”這種看似科學(xué)實(shí)際繁雜低效的方法，使得每位利用者都盡量直接使用檔號(hào)查詢，以提高查找效率。