成功建立OA辦公系統(tǒng)的兩大階段

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　　一個充分發(fā)揮作用的項目辦公室是為項目團隊成員提供支持的無價源泉。項目辦公室無論是對于項目團隊成員還是顧客，都有其存在的價值。建立項目辦公室需要付出很多努力。正如許多富有價值的設想一樣，它需要全面思考和周詳安排。從廣義上講，建立項目辦公室應分為兩階段，即宣傳建立項目辦公室的構想階段和實際建立階段。

1、宣傳建立項目辦公室的構想

　　建立項目辦公室是非常值得的，但并非每一個人都會認同這一點。有些人會抱怨，在資源緊缺的年代，這是一筆沒有必要花費的費用且負擔不起；有些人可能視之為另一層官僚機構，認為它將減緩業(yè)務運營；還有些人甚至于會認為，這是一種從他們手中奪權的企圖，即企圖集權化。

　　想建立項目辦公室的人們必需意識到，他們會面對巨大的質疑和阻力。在一開始，項目辦公室計劃人員就必須采取明確的步驟對同事進行關于項目辦公室需求的教育，這一點是非常重要的。如果想取得組織內部的支持，就必須宣傳建立項目辦公室的想法。

　　一開始最好先弄清楚同事們會針對項目辦公室提出什么問題。在問題被提出來之前先準備好答案，這樣會幫助同事們打消許多疑慮，下面列出了經(jīng)常會被問及的三個問題：

　　▲項目辦公室對于我們的項目有多大價值？

　　▲建立和運營項目辦公室的費用有多少？

　　▲由于項目辦公室的重點在于制定標準上，那么，它會在多大程度上扼殺員工在項目工作中的靈活性和創(chuàng)造性？

2、項目辦公室的價值

　　項目辦公室可以向團隊成員提供顧問、咨詢專家和及時的培訓，提供對項目管理標準的指導和提高工作效率的工具。此外，項目辦公室還可保存過去項目管理方案的數(shù)據(jù)，以備將來新項目參考使用。

　　過去的經(jīng)驗顯示，顧客是項目辦公室概念的強有力的支持者。他們認為，項目辦公室的建立明顯標準著公司有著追求最佳管理的使命感。項目辦公室的存在增強了顧客對項目團隊的信心，因為他們背后有必要的支持，所以具有更強的競爭力。

3、維護費用

　　有些懷疑者會非常緊張地提出，項目辦公室不但不能減少相應的費用，反而會增加運營費用。建立和運營項目辦公室將不會是一件便宜的事，特別是當項目辦公室要提供全方位服務的時候。

　　今天項目管理的處境類似于20世紀70年代和80年代時的質量管理運動。那時，持否定態(tài)度的人質疑建立質量管理計劃會節(jié)約成本。他們堅持認為，質量管理計劃所能節(jié)約的成本不可能抵消其自身運作所花費的費用。然而，經(jīng)驗證實，考慮周全的質量計劃很快就能消化其自身的成本。真正的問題變成：一個組織能負擔得起不建立切實的質量管理計劃的后果嗎？

　　近期研究顯示，只有少數(shù)項目能夠在預算內按期、保質達到目標（詳見實例，有Standish Group 和Gartner Group所做的研究）。過去單一的項目運作方式未能產(chǎn)生值得稱贊的結果。如果質量管理運動的發(fā)展歷程是一個很有意義的啟示的話，那么，一個主要以項目辦公室為特征的廣泛的項目管理方法將很快顯示其自身的價值。

　　實際建立和運營項目辦公室的費用沒有想象的那樣驚人，這是由于在大多數(shù)組織中完成項目工作的成本在整個組織中進行分攤，盡管并不能確切地知道具體數(shù)額，但該費用是實際存在的。維持項目辦公室運作的成本可能會少于或等于無項目辦公室狀態(tài)下運作項目的累計成本。若考慮到項目辦公室能夠創(chuàng)造出一種工作環(huán)境，使項目組在這一環(huán)境中能夠正確高效地完成項目，那么，項目成本將大大降低。

4、項目辦公室與員工的創(chuàng)造性和靈活性

　　隨著組織的不斷成長，人們會經(jīng)常辯論集權和