項目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)運營經(jīng)驗談

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現(xiàn)在有很多項目型企業(yè)都建立了OA辦公系統(tǒng)，但是從我了解的情況來看，很多公司的OA辦公系統(tǒng)還處在有名無實的階段。很多公司在建立OA辦公系統(tǒng)的時候并不知道該如何組建OA辦公系統(tǒng)，組建之后也不知道該如何運行，所以這些公司只是成立了一個叫OA辦公系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)，并不能真正發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的作用。那么，什么樣的OA辦公系統(tǒng)才是真正對企業(yè)有用的呢? OA辦公系統(tǒng)在國內(nèi)還處于發(fā)展階段，很多公司的OA辦公系統(tǒng)都剛剛起步，公司管理體系不完善，OA辦公系統(tǒng)知識和技能不足，這都是很普遍的情況，假如公司在準(zhǔn)備組建或者剛剛開始運營OA辦公系統(tǒng)的時候找不到方法，第一個原因可能是你們還沒有真正弄清楚公司的項目管理情況，這需要OA辦公系統(tǒng)走到部門經(jīng)理、項目團(tuán)隊的位置去了解;第二則是缺少必要的知識和技能，這可以借助外力來快速提升。

　　我們公司的OA辦公系統(tǒng)在10年成立的時候有三個人，我是OA辦公系統(tǒng)部門經(jīng)理。我們的主要職責(zé)是定期收集所有項目的進(jìn)展信息，然后向總經(jīng)理提交項目整體情況報告。這個工作看上去不難，但是實際很容易受到項目經(jīng)理的抵觸，因為我們需要項目經(jīng)理去填寫項目報告，這會增加他們額外的工作負(fù)擔(dān)。而我們公司所有的項目經(jīng)理都?xì)w各職能部門直接管轄，績效考核也是他們部門自己進(jìn)行，所以在收集項目報告的過程中困難很多。項目經(jīng)理都說：“我們現(xiàn)在干‘正事’還來不及，哪有功夫填這些‘沒用的表格’。”就這件事，我們和負(fù)責(zé)產(chǎn)品線的部門經(jīng)理溝通，效果也不理想，部門經(jīng)理說：“他們說的沒錯，他們確實很忙，公司人手緊張，客戶對項目的進(jìn)度要求又很緊迫，他們天天加班，確實沒時間填表。等他們忙過這一陣，我讓他們給你填?！?/span>

　　我們當(dāng)時覺得這是他們不理解我們工作的重要性，就去找總經(jīng)理來推動，后來總經(jīng)理授權(quán)我們部門掌握每個項目經(jīng)理一定額度的月度獎金，我們也簡化了項目報告模板，如果有項目經(jīng)理沒能按時交項目月報，我們就扣工資。這樣試行了沒兩個月，部門經(jīng)理直接找我們來了，建議我們把扣獎金改為發(fā)獎金，不然隊伍不好帶。于是我們又改成發(fā)獎金，但是還是有些項目經(jīng)理不能按時交報告。這是怎么回事呢，項目報告也簡化了，激勵制度也有了，還缺什么呢?于是在11年下半年，我們在公司內(nèi)做了一次大范圍的調(diào)查，我們OA辦公系統(tǒng)的三個人挨個和一線項目經(jīng)理溝通，調(diào)查情況，最后發(fā)現(xiàn)一個客觀的問題，就是這些項目經(jīng)理確實太忙了，他們既要為客戶實施項目工作，還要為公司內(nèi)部編寫項目報告，這兩項工作發(fā)生沖突時，他們選擇做客戶工作，當(dāng)然是非常正確和無可挑剔的。

　　但是，他們?yōu)槭裁催@么忙呢?通過這次調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)公司很多項目經(jīng)理的管理能力存在不足，在項目規(guī)劃方面的能力也有待提高，另外就是風(fēng)險意識不強(qiáng)，導(dǎo)致項目總是出意外，很多項目經(jīng)理都成了救火隊員，這就是他們總是很忙的根本原因。發(fā)現(xiàn)了這些情況之后，我開始想我們OA辦公系統(tǒng)到底應(yīng)該做什么，書上說OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該是服務(wù)于項目和項目經(jīng)理的，我們卻把OA辦公系統(tǒng)定位為監(jiān)管部門，不是給項目經(jīng)理“幫忙”，而是讓項目經(jīng)理“更忙”，這樣的OA辦公系統(tǒng)顯然對公司是沒有什么價值的。

　　這個發(fā)現(xiàn)讓我很惶恐，但也有一點隱約的興奮，因為我發(fā)現(xiàn)除了收項目報告外，我們OA辦公系統(tǒng)還可以做很多工作，可以有更大的價值，提升項目經(jīng)理的管理能力就是我們迫切要做的事情之一。于是我們聯(lián)系培訓(xùn)機(jī)構(gòu)給公司項目人員做了三期培訓(xùn)，分別是項目管理總體框架、啟動及項目計劃，項目風(fēng)險、質(zhì)量管理及過程監(jiān)控及項目管理軟技能：團(tuán)隊、溝通、協(xié)調(diào)。培訓(xùn)之后，提升還是相當(dāng)明顯的。在培訓(xùn)的過程中，我們也一直和負(fù)責(zé)培訓(xùn)的梁光華老師就OA辦公系統(tǒng)的問題進(jìn)行溝通，慢慢也理清了我們公司及OA辦公系統(tǒng)存在的幾個問題：

　　職能單一(收報告和做培訓(xùn))，未完全起到OA辦公系統(tǒng)的作用。