科學(xué)設(shè)立項目管理辦公室的建議

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項目管理辦公室，也稱作項目管理部、項目辦公室或項目管理中心等，是企業(yè)設(shè)立的一個職能機(jī)構(gòu)名稱，英文縮寫簡稱：OA辦公系統(tǒng)。OA辦公系統(tǒng)是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個管理系統(tǒng)而負(fù)責(zé)的組織元素，這個管理系統(tǒng)是為項目管理行為的有效實(shí)施和為最大程度的達(dá)到組織目標(biāo)而存在的。OA辦公系統(tǒng)是組織內(nèi)部項目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心，是組織提高項目分析、設(shè)計、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過程、運(yùn)作形式和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果，同時項目成功率是上升的。那么，如何科學(xué)設(shè)立項目管理辦公室，保證較高的工作效率呢？

一、明確目標(biāo)。

　設(shè)立項目管理辦公室需要拿出清楚的理由,這有諸多原因。一家組織不會始終需要設(shè)立正式的項目管理辦公室,如果只是希望跟蹤項目,那么一個簡單的項目跟蹤應(yīng)用軟件也許就足夠了。但如果想改進(jìn)完成項目的方法,并且對確定項目優(yōu)先級的流程擁有更大的控制權(quán),那么運(yùn)作順暢的OA辦公系統(tǒng)就有助于實(shí)現(xiàn)這兩個目標(biāo)。

　美國奧克蘭縣的IT部門在1997年開始設(shè)立項目管理辦公室(OA辦公系統(tǒng))時,就制訂了清晰的戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)。他們與業(yè)務(wù)合作伙伴一起有效地確定項目的優(yōu)先級,并且通過技術(shù)來提高政府業(yè)務(wù)部門的效率。此外,IT部門內(nèi)外很少有人會喜歡這樣的想法: 一個集中部門負(fù)責(zé)審批及否決項目、報告衡量尺度,以及督促項目經(jīng)理、確保項目處于正常軌道。IT員工和內(nèi)部客戶會對設(shè)立OA辦公系統(tǒng)的工作出難題。為了得到他們的支持,就要拿出確鑿的理由,表明為什么需要設(shè)立OA辦公系統(tǒng),又不會增強(qiáng)官僚主義。

設(shè)立項目管理辦公室、制訂相關(guān)的項目管理流程,這常常需要投入大量的時間和資金,可能需要好幾年才能把這項工作做到位。有人會對此產(chǎn)生厭煩情緒,如果他們對設(shè)立項目管理辦公室所需的時間和資金提出質(zhì)疑,對此要有明確的答復(fù)。

二、明確OA辦公系統(tǒng)職責(zé)。

OA辦公系統(tǒng)一定要成為大家都愿意尋求幫助的部門。如果項目經(jīng)理擔(dān)心OA辦公系統(tǒng)會告訴CIO自己沒有完成工作,他就不會找OA辦公系統(tǒng)尋求幫助。要IT部門打消“OA辦公系統(tǒng)是項目管理監(jiān)督部門”的這種印象向來很難。這就是為什么要強(qiáng)調(diào)OA辦公系統(tǒng)的角色應(yīng)當(dāng)是流程的監(jiān)管人、項目經(jīng)理的指導(dǎo)員。OA辦公系統(tǒng)的作用不是向CIO報告做錯的事情,而是為項目經(jīng)理提供相關(guān)工具和儀表板,他們可以用來查清楚哪個項目進(jìn)度落后、哪個項目按時完成、哪個項目需要加把勁。

三、明確OA辦公系統(tǒng)的報告對象。

由于向CIO辦公室報告,項目管理辦公室確實(shí)成了提供項目管理和指導(dǎo)服務(wù)的集中部門,確保了標(biāo)準(zhǔn)和流程變更出現(xiàn)在組織內(nèi)部的最高層面。奧克蘭縣IT部門下設(shè)的項目管理辦公室直接向CIO報告。負(fù)責(zé)IT部門的IT主管希望OA辦公系統(tǒng)向自己報告,那樣IT部門的各個小組影響不了OA辦公系統(tǒng)。