項目辦公室的重要職能——指定項目管理的標(biāo)準(zhǔn)和方法(下)

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軟件標(biāo)準(zhǔn)

項目辦公室在建立用于項目管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)方面起著主導(dǎo)作用。當(dāng)組織采取以項目為中心的運作模式時，他們需要闡明的首要管理問題之一就是確認(rèn)一個能夠用于所有項目的計劃軟件包。此外，他們還幫助選擇一個單一的標(biāo)準(zhǔn)用于文字和表格的處理。對軟件標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)注之所以重要是因為：
▲單一標(biāo)準(zhǔn)的使用加強(qiáng)了組織內(nèi)的交流，使得一個部門的工作人員能夠看懂另外一個部門用軟件制作的報告。如有必要，員工甚至可以通過磁盤進(jìn)行項目之間數(shù)據(jù)的交換。
▲采用單一的軟件標(biāo)準(zhǔn)能夠促進(jìn)更有效的培訓(xùn)。培訓(xùn)部門或項目辦公室自己就能夠提供常規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)化軟件包的使用課程。如果沒有標(biāo)準(zhǔn)，提供培訓(xùn)則是很困難的。
▲通過采用標(biāo)準(zhǔn)的計劃軟件，組織能夠維護(hù)項目活動的數(shù)據(jù)庫。例如，他們可以通過審核在一組項目里進(jìn)行某些測試所花費的時間這些數(shù)據(jù)，來提高他們在未來的項目中該測試程序的估算精度。

項目辦公室為文字和表格的處理軟件制定標(biāo)準(zhǔn)是不太可能的事，因為這類標(biāo)準(zhǔn)通常是為整個組織制定的。但是，項目辦公室可以致力于選擇標(biāo)準(zhǔn)的計劃編制軟件。經(jīng)驗表明，確定這樣一個標(biāo)準(zhǔn)不是件容易事。首先，最近的調(diào)查表明可以找到幾百個計劃編制軟件，因此從令人眼花繚亂的產(chǎn)品進(jìn)行挑選是很困難的。此外，事先還要解決以下幾個問題：
▲誰要使用這個軟件？是專業(yè)的計劃工程師還是項目組成員？或兩者都有？
▲使用的難易程度有多重要？很多計劃軟件其功能與使用難易程度有互換性。
▲軟件主要是為項目組獨立運作時使用呢，還是想把組織中所有項目的數(shù)據(jù)統(tǒng)一進(jìn)行管理？
▲選擇客戶喜歡的軟件是不是很重要？
▲軟件的市場價格是多少？
▲操作和維護(hù)（含培訓(xùn)）成本有多大？

建立軟件標(biāo)準(zhǔn)最后要提醒的是，項目辦公室應(yīng)該確定其選擇作為標(biāo)準(zhǔn)的計劃軟件是否處于其計劃和控制工作的中心地位。如果是這樣，那么這個軟件將會影響組織采用的文檔標(biāo)準(zhǔn)的類型，因為每種軟件都有其獨特的繪制項目圖表和表格的方式。

跟蹤執(zhí)行最優(yōu)方法

項目辦公室在指導(dǎo)組織制定項目管理的標(biāo)準(zhǔn)程序和方法的同時，還須謹(jǐn)防變得以自我為中心而疏遠(yuǎn)了最優(yōu)方法。項目辦公室人員必須跟上項目管理實踐的最新發(fā)展。要做到這一點，他們必須跟蹤了解項目管理和工業(yè)實踐文獻(xiàn)，接受項目管理相關(guān)領(lǐng)域，如風(fēng)險管理、采購管理和成本收益分析等課程培訓(xùn)，并且參加有關(guān)的座談會和研討會以學(xué)習(xí)別人的項目管理經(jīng)驗。通過對項目管理最優(yōu)方法的洞察，他們可以采取措施以確保組織運行的標(biāo)準(zhǔn)程序和方法的先進(jìn)性。

人員配備

項目辦公室的資深咨詢?nèi)藛T應(yīng)該決定采用何種標(biāo)準(zhǔn)的程序和方法，他們知道本行業(yè)的最優(yōu)方法，憑借他們豐富的項目管理實踐經(jīng)驗，他們知道什么是可行的，什么是行不通的。
執(zhí)行和維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)程序及方法通?？梢杂山?jīng)驗較少但行政管理能力較強(qiáng)的人擔(dān)當(dāng)。盡管如此，他們的工作應(yīng)該由有經(jīng)驗的項目管理咨詢?nèi)藛T定期地審查以保證不出偏差。