OA軟件對高職院校二級系部信息管理缺乏有效性的原因分析

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　　1、人員認識不到位

　　由于OA系統(tǒng)在新建高職院校推行的時間較短，校內(nèi)各級人員對其運行都存在著一個適應(yīng)的過程，對OA辦公系統(tǒng)運行下信息處理的理解和認識不夠深入，不熟悉自然會下意識的進行排斥，導致使用意識淡薄。此外，傳統(tǒng)的辦公方式雖然費時費力，但是人們已經(jīng)普遍習慣和接受，成為頭腦中根深蒂固的觀念。這種思想上的錯誤認識，導致OA系統(tǒng)沒能充分的發(fā)揮其優(yōu)越性，信息管理談何有效?

　　2、信息處理不及時

　　信息處理的有效與否與信息處理的是否及時有著密切的關(guān)系。換而言之，信息處理得及時、正確，意味著信息能夠被充分的消化，說明信息的處理是有效的。由于事權(quán)的擴大，新建高職院校二級系部需要與學院各行政管理層進行對接，每天通過OA系統(tǒng)接收來自學院內(nèi)部和外部各樣的公文信息的數(shù)量是十分巨大的，如此龐大的信息量如果處理不及時的話，必然對其信息處理的有效性產(chǎn)生嚴重的影響。

　　3、業(yè)務(wù)操作不熟練

　　許多新建的高職院校為了盡快提高行政管理效率，都在不遺余力地推行辦公自動化系統(tǒng)，但在一定程度上存在急功近利、重建設(shè)輕管理的思想，OA系統(tǒng)推行之初，只希望盡快推廣，泛普軟件（http://www.digitaldepost.com/）實現(xiàn)全而覆蓋，對相關(guān)人員的使用前培訓流于片而，只注重對基本操作的培訓，許多人員業(yè)務(wù)操作還沒完全熟悉，就必須帶著邊摸索邊適應(yīng)的心態(tài)“上崗”。負責OA運行的人員的業(yè)務(wù)操作都不熟練，怎么能要求一般人員也能熟悉運用OA系統(tǒng)，更談不上說能有效的處理龐大的信息量了。

　　4、信息反饋環(huán)節(jié)缺失

　　信息處理是否有效的另外一個指標就是信息反饋環(huán)節(jié)是否存在，是否發(fā)揮了作用。信息從上往下的傳達過程中，我們可以從OA系統(tǒng)的流程管理里而看到信息的流轉(zhuǎn)情況，方便我們掌握信息的動向，及時處理文件?？墒窃诳谇暗膶嶋H應(yīng)用中，可以發(fā)現(xiàn)在OA系統(tǒng)內(nèi)部缺失這樣的一個信息反饋環(huán)節(jié):在信息的橫向傳達過程中，我們無法掌握傳達出去的信息是否已經(jīng)傳達到需要處理信息的人員手中，只能通過而談、電話、QQ、短信等手段進行確認。