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成功的記錄管理只有通過包括記錄管理員、IT專業(yè)人員、業(yè)務經理和法律顧問在內的多功能小組的共同參與才能夠得以實現(xiàn)。為了確保企業(yè)整體記錄政策的有效實行，在為文檔建立目錄、進行分類和保存的過程中，需要完成大量細節(jié)性的戰(zhàn)術工作。對于記錄管理的重要性以及違反企業(yè)記錄管理政策的后果，員工應該有清醒的認識。
分析
記錄管理工作正在被很多企業(yè)列入重要議事日程。最近很多企業(yè)的不道德行為都違反了政府要求企業(yè)增加業(yè)務透明度的法律規(guī)定——特別是國會在2002年通過的
Sarbanes-Oxley法案。而各家企業(yè)要遵守聯(lián)邦法律規(guī)定，恢復股東，特別是投資者的信任，有效的進行記錄管理是十分重要的。
記錄管理既是企業(yè)整個業(yè)務過程的一部分，也是一項技術。從傳統(tǒng)上來看，人們一直都認為記錄管理的目的和執(zhí)行是獨立于文檔或目錄管理之外的。但是，現(xiàn)在越來越多的目錄管理產品銷售商在自己的產品中添加了記錄管理功能，并且取得了成效。目錄管理產品注重的是電子目錄的商業(yè)價值——如何對其進行控制并在最大限度上充分利用。
與目錄管理產品不同，記錄管理產品側重的是記錄管理過程當中的財政、法律和調整問題。目錄管理產品的價值在于節(jié)約業(yè)務成本，提高業(yè)務效率。記錄管理產品的價值在于風險管理。即使沒有目錄管理產品，企業(yè)仍然能夠繼續(xù)開展自己的業(yè)務，盡管這會降低業(yè)務效率和生產力。但是，在很多情況下，在記錄管理產品面前，除了購買和應用之外，各家企業(yè)沒有其他的選擇，因為只有這樣才能夠滿足法律和調整需求。
例如，美國食品藥物管理局和證券交易委員會要求企業(yè)在規(guī)定時間期限內保留某些特定的電子文檔，包括電子郵件，并且接受檢查。企業(yè)必須遵守這些規(guī)定，否則的話就會受到懲罰，輕則被責難或罰款，重則將被禁止從事正常的商業(yè)活動。
作為實現(xiàn)記錄控制和管理的第一步，各家公司要建立一個文檔目錄，列舉企業(yè)內部所有類型的文檔并對它們進行分類，確定它們所支持的業(yè)務過程，以及相關的法律和調整事宜。
進行記錄管理的原因
記錄是用來保存企業(yè)活動信息的文檔。之所以要對企業(yè)活動進行記錄并對這些記錄進行管理，是出于多方面原因的：
- 緩解潛在責任
- 業(yè)務連續(xù)性
- 法律法規(guī)的需要
- 保存企業(yè)永久記錄
有一點非常重要，那就是要記住，在所有的電子和書面文檔中，只有一小部分每日業(yè)務活動記錄需要作為記錄保留。把包括全部電子郵件信息在內的所有文檔都保留下來并不是一個明智的選擇。
最近暴出的企業(yè)丑聞還突顯出了另外一個問題，那就是有的企業(yè)想要把所有的記錄都刪除——特別是電子郵件信息——這些企業(yè)認為，如果所有的記錄都不存在了，法律也就拿自己沒有辦法了。但是，國會于2002年通過的Sarbanes-Oxley法案雖然還沒有在實際案例中應用，目的卻是在于通過提高企業(yè)審核過程的精確度和財政透明度來保護投資者的權益。因此，它的通過能夠防止企業(yè)采取刪除所有記錄的行動。IT部門必須同企業(yè)顧問一起合作，建立并執(zhí)行文檔保存制度，以滿足相關法律法規(guī)的要求。
有效的文檔目錄和分類是文檔保存計劃的基礎，計劃中要說明保存文檔的原因、文檔保存期限和這些文檔最終部署權的歸屬。為了將違反法律法規(guī)的風險降低到最小，要將記錄保存到必要的期限，不管這個期限有多長，在這個期限過后將這些記錄系統(tǒng)銷毀，這是非常重要的。
記錄管理計劃中必須包含對元數(shù)據(jù)的收集和明確說明。分級菜單是十分重要的。有了這些菜單，終端用戶就能夠將文檔或電子郵件歸入相應的文件夾中。
在對文檔進行分類時要制定文檔保存規(guī)則。在實踐當中，如果用戶不能夠在五秒中之內對一項記錄進行分類，它們的分類就極有可能是錯誤的，或者根本無法完成。文檔類型分類模版的應用既能夠節(jié)省時間又能夠節(jié)省人力，并且有助于對文檔進行恢復。
電子記錄可能是電子郵件信息、文本文檔、也可以是電子表格、圖象、語音郵件或視頻文件。有的業(yè)務文檔在被保存為不同格式的時候可能會經歷多次修改。而同樣的文檔可以以多種不同格式來建立，例如Microsoft
Word, HTML或Adobe PDF。
在記錄管理過程當中，大量文檔的集合體會通過電子手段被編成索引并進行追蹤，即使這些記錄文檔是以書面、縮影膠片的形式保存的。
來源：ZDNET CHINA
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