XX集團OA系統(tǒng)上線實施方案

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XX集團OA系統(tǒng)上線實施方案
 
第一條 上線OA辦公系統(tǒng)目的
為了利用先進的計算機信息技術，提升公司信息化辦公水平，全面提升管理水平，服務于公司的蓬勃發(fā)展，實現(xiàn)公司內部管理和日常辦公從傳統(tǒng)的手工模式向數(shù)字化、網絡化、現(xiàn)代化的方向轉變，最大限度地提高辦公效率和辦公質量，降低管理成本， XX集團對整個公司的管理架構、行政組織、職務體系進行全面的整合和合理配置，并決定推行OA系統(tǒng)，啟動公司辦公信息化，從公司流程制度化、規(guī)范化和流程化上來實現(xiàn)管理流程控制，從管理流程上來保障公司辦公信息化的長遠發(fā)展。
第二條  項目介紹
實施辦公自動化系統(tǒng)(OA)項目將建設一個運行穩(wěn)定，適應長期發(fā)展的網絡和辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)“網絡辦公”、“網絡溝通”，“網絡審批”、“網絡決策”、“知識管理”，的信息化建設思路，實現(xiàn)信息的高效傳遞、無紙化OA軟件協(xié)同辦公、嚴謹規(guī)范的管理體系，使公司的工作效率明顯提高、員工工作更加簡化、公司的管理更加靈活、更加科學、工作更加明細，流程化更加明顯，從而最終提高XX集團的綜合競爭能力。
第三條  協(xié)同OA項目優(yōu)勢規(guī)劃
根據(jù)公司的要求，確定公司在基礎網絡和協(xié)同辦公系統(tǒng)主要需求有以下部分：
1、協(xié)同工作：公司內部員工的協(xié)同工作平臺，辦公自動化(OA)系統(tǒng)將建立一個即時有效的信息交流通道，建立高質量和高效率的信息網絡，取代傳統(tǒng)的QQ群帶來的辦公干擾及盲目性，使工作更加簡潔化，嚴謹化；
2、文檔管理：建立文檔管理中心，提供文檔目錄管理、文檔查詢等功能，使文件儲存于專用的服務器，而且可以單獨對每個文件夾進行權限設置，從而把不同文檔賦予不同的部門或人員進行管理和維護。權限分為訪問、管理、新建和下載/打印權限，可以分別按照人員、部門和角色來進行授權；
3、公共信息：包含公告欄、事務公開、大事記、規(guī)章制度、電子刊物等功能，公共信息可以按照部門、角色和人員選擇發(fā)布范圍、可以上傳附件、支持下載/打印權限、可以選擇使用系統(tǒng)短信進行提醒，發(fā)布人員可以查看閱讀情況；
4、個人信息：包含個人通訊錄、個人文檔、電子郵件等功能；公司員工可以建立自己的通訊錄方便人員之間交流，并且建立自己的個人文件柜，可以存放個人文件及任意格式的文件，也可以把自己的文檔方便共享給別人，也可以查看別人共享給自己的文檔；
5、公文管理：部門與部門之間工作聯(lián)系，包含發(fā)文管理、收文管理、內部報告、審批回復管理、工作聯(lián)系單、業(yè)務交接單、檔案管理及處理等公司經常用的文件格式事先進行定義當用到此公文格式就可以直接調用；
6、人事資源管理；提供人事的信息記錄，流程設置，便于查詢、審批和管理；
7、資產管理：包含公司固定資產統(tǒng)一管理，如辦公用品管理，實現(xiàn)對辦公用品的登記、分類、領用、和報表統(tǒng)計功能；
8、計劃管理：包含計劃的制定、計劃審核和發(fā)布功能；
9、CRM管理：包含客戶資料，銷售資料，統(tǒng)計分析及客戶關杯等，員工可以根據(jù)自己的實際情況進行登記及管理；
10、系統(tǒng)管理：對后臺維護、擴展、優(yōu)化、管理和再次開發(fā)進行合理規(guī)劃。
第四條 辦公OA 項目實現(xiàn)需求及目標
1、領導支持，小組成員在分工明確的前提下進行前期相關的資料錄入，對各部門及各公司的相關人員招開辦公自動化(OA)會議,進行日常操作系統(tǒng)培訓，知識講解；
2、安全高效的網絡設備；根據(jù)規(guī)劃，整個辦公自動化(OA)項目分部分實現(xiàn)，并分步實施，結合公司實際情況，由基礎到深入，在使用過程中不斷拓展，不斷研發(fā)，而后再根據(jù)實際需求進行相關的資金投入，實施完成后實現(xiàn)辦公無紙化，流程規(guī)范化，科學化管理，提高公司整體辦公 的效率和質量。
第五條  OA辦公軟件實施項目組成員及職責
1、項目組成員
組  長：
副組長：，
組  員：
系統(tǒng)管理員：
2、項目組成員職責
組  長：負責落實、實施項目方案，協(xié)調、控制項目組具體工作節(jié)奏；
副組長：負責策劃實施方案，全面管理項目組工作進程，及與泛普公司接洽；
組  員：負責具體落實人事、行政、財務、業(yè)務各系統(tǒng)的文件準備、審批流程設置、資料收集、培訓等工作；
系統(tǒng)管理員：組負責OA系統(tǒng)的軟、硬件維護、使用權限設置及后期維護等工作。
第六條  OA平臺上線準備材料分類
1、人事、行政、財務、業(yè)務
2、審批工作流程圖
3、審批工作表單
4、支持文件
第七條  OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目實施推進表

第八條  關于OA辦公自動化系統(tǒng)培訓
為使XX集團OA系統(tǒng)培訓工作的落實，保證培訓效果，達到培訓目標，特針對培
訓實施工作，制定此培訓方案。
1、OA系統(tǒng)培訓方案的目的
針對不同層級用戶，組織多場有針對性的OA系統(tǒng)培訓，使各公司中高層領導以及一般用戶能夠獨立操作完成OA工作；使各單位骨干用戶能夠熟悉OA系統(tǒng)并進行日常操作及維護工作。
2、OA系統(tǒng)培訓范圍
所有使用OA的人員
3、OA系統(tǒng)培訓實施過程
（1）集團全體人員培訓
① 培訓老師：泛普團隊成員和OA辦公系統(tǒng)軟件項目組成員共同完成
② 培訓時間：2010年X月完成
③ 培訓方式：集中培訓
④ 培訓內容：OA系統(tǒng)操作規(guī)范
⑤ 考核方式：上機操作測試
（2）各公司使用OA的人員
① 培訓老師：項目組成員和公司行政部
② 培訓時間：2010年X月前完成
③ 培訓方式：集中培訓
④ 培訓內容：OA系統(tǒng)操作規(guī)范
⑤ 考核方式：筆試+實操
（3）企業(yè)OA系統(tǒng)各公司的轉訓
① 培訓老師：各公司的行政部為主，OA項目小組提供支持
② 培訓時間：2010年X月前完成
③ 培訓方式：各公司可集中或下網點培訓
④ 培訓內容：OA系統(tǒng)操作規(guī)范
⑤ 考核方式：操作測試
（4）OA辦公自動化領導專門培訓
① 培訓老師：OA項目組共同完成
② 培訓時間：隨日常工作在實際出現(xiàn)不明白或問題時
③ 培訓方式：“手把手工程”上門培訓，以實際操作培訓為主
4、OA系統(tǒng)操作集中培訓流程
（1）培訓前的準備
① 提前預定培訓場地，下發(fā)培訓通知；
② 準備并測試培訓現(xiàn)場的網絡設備，保證網絡暢通；
③ 準備好培訓PPT，包括本次培訓目的、培訓分為哪幾個階段、每個階段講哪些內容、每個階段講解時長等；
④ 提前準備一份簽到表及培訓的考核內容。
（2）正式培訓
① 致感謝詞，培訓目標及要求；
② 介紹OA的作用及系統(tǒng)整體功能概況；
③ 介紹系統(tǒng)登陸、如何添加受信站點、設置彈出窗口阻止程序以及插件的下載及安裝，參訓人員登陸各自賬號密碼，進行現(xiàn)場實際操作學習；
④ 首頁整體介紹，包括頂部快捷菜單區(qū)、左側功能菜單區(qū)各按鈕的作用以及中間信息展示區(qū)；
⑤ 各主要功能模塊介紹,主要包括：人事模塊、知識管理、流程管理、日程管理、我的協(xié)助、個性化設置，并要求參訓人員現(xiàn)場操作，比如更改自己的人事信息、共享一篇文檔、發(fā)起一個流程、新建一項通知等；
⑥ 針對培訓內容進行問題解答。
（3）培訓考核
① 培訓結束后，現(xiàn)場對參訓人員進行書面考核，考核合格方算通過，考核未通過人員或不能完全掌握企業(yè)辦公軟件操作方法者，可根據(jù)時間選擇參加其他場次培訓；
② 對每場考核結果進行公布。
5、OA系統(tǒng)操作集中培訓主講功能點
（1）門戶的使用
① 通過門戶查看新聞
② 通過待辦事宜處理工作
③ 通過門戶設置個性化頁面
（2）人事模塊
① 查看“我的卡片”，修改個人信息
② 查看“我的下屬”及其他人員
（3）知識管理
① 上傳一篇文檔
② 查看其他人寫的文檔
③ 進行知識批量共享
（4）流程的使用
① 提交一個流程
② 溝通交流流程的使用
③ 審批流程
④ 查看流程圖
⑤ 設置常用審批意見
⑥ 批準操作
⑦ 退回操作
⑧ 查看已辦事宜
⑨ 查看待辦事宜
⑩ 查看辦結事宜
（5）日程管理
① 新建日程
② 根據(jù)自己輸入的條件來查詢具體的日程
③ 建立定時出發(fā)日程的計劃工作模板
④ 批量設置共享自己的日程共享給制定人員
⑤ 查看共享給自己的日程
（6）我的協(xié)助
① 新建一個協(xié)作區(qū)
② 參與一個協(xié)作區(qū)
（7）個性化設置
① 工作流程的個性化設置
② 流程短語的設置
③ 人力資源的自定義組
6、協(xié)同辦公OA培訓要求
（1）召集集中培訓需提前安排好培訓場地，通知培訓人員盡量攜帶筆記本，并保證培訓場地有充足電源以及網絡正常；
（2）每場專場培訓不得少于2學時；
（3）OA系統(tǒng)用戶在參加完相應培訓后現(xiàn)場進行考核，若考核不通過或仍不能完全掌握操作方法，可根據(jù)時間參加其他專場培訓，直至考核通過；
（4）各公司在完成專場培訓后，需要求各公司根據(jù)掌握情況進行全員“掃盲”檢查，針對仍不能熟練掌握OA系統(tǒng)操作方法的用戶進行 “掃盲”專場培訓，最終達到OA用戶掌握辦公系統(tǒng)軟件操作方法；
（5）對于集團或公司領導的“手把手工程”，由項目小組逐一走訪，主要針對門戶的使用、知識管理、流程管理、日程管理模塊進行一對一的培訓，并在系統(tǒng)試運行期間每周對各領導進行至少一次的回訪，針對問題進行解決；
（6）要保證各公司OA用戶熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，使之成為各公司種子用戶，負責解決本公司在線協(xié)同辦公日常操作問題，并完成對本公司中的領導和基本用戶的日常指導和培訓。
第九條  附則
1、以上由OA項目實施小組負責解釋。
2、方案下發(fā)后，請項目組全體成員按照此方案認真開展OA上線準備及維護工作。
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XX實業(yè)集團
OA辦公平臺項目實施小組
2010年10月10日