OA系統(tǒng)軟件建設方案及要求-學校

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

OA系統(tǒng)軟件建設方案及要求

1.建設規(guī)劃

應用范圍：XX大學行政、直屬單位；院系行政辦公人員；武漢基地工作人員。人數(shù)1500~2500人。
建設方式：OA系統(tǒng)作為我校落實科學發(fā)展觀，加強信息化建設的首要工作，要求在短時間內見成效，實現(xiàn)無紙化辦公，加速學校管理的運作流程，提高辦公效率，加強廣大教職工的信息化工作意識。因而前期不宜采取需1至2年才能取得基礎水平的自主開發(fā)方式，且當前OA商業(yè)軟件比較成熟，應用日益廣泛，成本也已攤薄，所以我校OA建設采取前期引進核心技術和基礎應用，合作共建，逐步深化的建設方式。同時引入軟件工程監(jiān)理機制。
分期建設：考慮學校應用的漸進性和OA軟件建設周期較長的特點，采取將功能應用、是使用范圍、開發(fā)深度、經(jīng)費投入分為3個階段逐步建設的辦法，增強OA系統(tǒng)的建設與應用的效能。前期以廠商為主，中期加強合作，后期加強自主作用。

階段	建設要求	任務	分任務	時間安排
（一）基本應用階段（半年）	實現(xiàn)基本功能的應用，體現(xiàn)核心價值，突出易用和實效，為以后的深入應用和開發(fā)打好基礎（1000并發(fā)）	分析規(guī)劃	做好需求分析和建設規(guī)劃	09年9月~10年1月
		搭建系統(tǒng)	系統(tǒng)環(huán)境及配套設施建設
			軟件安裝、調試，壓力測試
			組織結構、人事系統(tǒng)搭接
			角色分配，基礎性表單流程制定
		運行機制	成立OA建設領導小組
			建立運行機制和管理辦法
		前期培訓	召集領導小組、部門負責人、ＯＡ主要管理應用人員學習培訓
		基礎應用	實現(xiàn)學校日常公文收發(fā)、報告審批、會議安排等基礎性應用
			教務、科研、國資、人事等部分日常性OA工作的實現(xiàn)
		安全保障	身份認證、關鍵人物的U盾（100個）
			技術上保障收發(fā)文、審批、簽字、印章等環(huán)節(jié)的安全
		前期驗收	優(yōu)化系統(tǒng)環(huán)境、建立安裝、備份機制
			完成技術文檔、使用手冊、測試報告
			提交源代碼、組織驗收、前期結算
（二）深化應用階段（一年）	逐步擴展應用領域，豐富應用功能，深化應用層面，提高應用水平（1500并發(fā)）	中期培訓	分批組織全體OA應用人員學習培訓	10年2月~10年12月
		加強合作	建立甲乙雙方管理和技術人員的合作機制
			廠商義務為用戶技術人員進行相關培訓
		功能擴展	逐步豐富功能模塊的應用
			逐步增加功能插件的應用
		建立需求	收集、整理應用需求
		應用擴展	按部門、主次、類型實現(xiàn)需求定制
			實踐檢驗，逐步完善
			逐步與學校門戶及教務、科研、資產(chǎn)、圖書、等子系統(tǒng)建立接口，擴展ＯＡ應用領域
		特色應用	針對學校特點開發(fā)相應的應用功能和模式
		中期驗收	系統(tǒng)升級，完成技術文檔、使用手冊、測試報告
			提交源代碼、組織驗收、中期結算
（三）完善成熟階段（1年半）	通過一段時期的應用，解決各個環(huán)節(jié)的問題，形成成熟使用和穩(wěn)定的系統(tǒng)（2000并發(fā)）	解決問題	解決一段時期內顯現(xiàn)的應用或技術問題，如應用需求、人員機構變更、子系統(tǒng)更新等	11年1月~12年6月
			做好系統(tǒng)的升級和保障工作
		完善應用	系統(tǒng)更新所帶來的性功能的應用轉化
			開發(fā)針對新系統(tǒng)的搭接應用
			新的學校管理理念和方式的轉化
		后期驗收	系統(tǒng)升級，完成技術文檔、使用手冊、測試報告、提交源代碼
			組織驗收、總結合作經(jīng)驗、中期結算

 

2.需求分析（早期）

09.2.26．信息部就“辦公自動化（OA）系統(tǒng)的功能需求”向我校各單位進行了調查。根據(jù)反饋信息，各單位對OA系統(tǒng)需求意見分類如下：
核心需求：工作計劃、文檔收發(fā)管理、公文流轉、事務審批、會議管理、通訊錄、系統(tǒng)管理等核心功能都已勾選；
個人辦公需求：信息中心、Office文檔、個人工具、即時消息、郵件系統(tǒng)、網(wǎng)絡存儲、界面定制等個人辦公功能的需求也很普遍；
行政事務需求：辦公用品、用款管理、報銷管理、車輛管理、考勤管理、資料管理、資產(chǎn)管理等管理方面的功能被認為具備一定的價值；
增值需求：電子簽字（涉及公文安全和真正無紙化辦公的實現(xiàn)）、即時通訊、手機短信、視頻會議等新興功能被認為是提升OA價值、完善應用的重要功能，能夠突出服務，為全校教職工帶來工作便利；
其它需求：有部分單位提出定制需求（對于OA，實際上所有的OA應用都需要按學校和部門辦公特點進行定制，此項工作需校辦統(tǒng)籌）。

3.功能設計

3.1 設計要求（參考）

1）協(xié)同工作，把控全局：以“人為中心、事件驅動、流程導航、表單呈現(xiàn)、內外互通、應用整合、集中共享”的協(xié)同工作模式，解決學校日常工作中事務、事件的處理，通過剛性與柔性、共性與個性相結合的方式，滿足不同工作管理需求。協(xié)同事件發(fā)起、處理、歸檔一氣呵成，滿足不同工作管理需求，顯著提高工作效率和執(zhí)行力。
2）表單＋流程，輕松審批：通過自定義的表單（格式、模板）與可視化工作流（角色、流程、權限）的組合，構建特有的管理規(guī)則和流程，是協(xié)同工作中的關鍵應用，可廣泛應用于各種申請、審批等綜合業(yè)務、事務管理中，并可按條件進行統(tǒng)計、查詢，提高組織管理的規(guī)范性和可控性。
3）公文管理，易用完善：全面遵循國家公文管理規(guī)范，支持國家標準公文種類，兼顧個性化設置。具備完善的成文、審批封發(fā)、傳閱辦理督辦、公文交換過程管理功能，支持痕跡保留、手寫簽名、電子蓋章功能，完全以用戶實際應用場景和應用方式為導向，界面操作符合公文業(yè)務人員辦公習慣，學習量小。
4）知識管理，集中共享：以靈活的文檔管理機制把單位、部門、項目及個人等文檔、信息一體化集成管理，并通過多級檔案管理員設置和自由定義分類嚴密靈活的權限體系來實現(xiàn)多層次、多角度、多范圍、多對象的文檔全面共享管理，實現(xiàn)高效的知識傳遞、轉移，提升協(xié)同工作能力。
5）信息互通，內外互動：Email與OA的互通，協(xié)同轉發(fā)郵件、轉存文檔、轉發(fā)公告，彌補郵件系統(tǒng)流程單一、點對點、非集中共享的工作缺陷，豐富信息的傳遞手段和處理方式。
6）信息關聯(lián)，集中呈現(xiàn)：通過OA提供的關聯(lián)項目、關聯(lián)人員的功能，實現(xiàn)對信息組織高度集成和優(yōu)化，把您工作中高度關注的“人”或“事件”的信息有效關聯(lián)起來，集中呈現(xiàn)和管理，關聯(lián)是信息組織高效的創(chuàng)新應用模式，極大的提升信息整合加工的有效性。
7）實時通信，移動辦公：內嵌強大的統(tǒng)一消息平臺，支持便捷的客戶端的即時處理推送的事件；同時，也整合到即時通信、郵件、手機、PDA等軟件和外設，隨時、隨地移動辦公。通過在線軟件及時便捷的在線交流，信息傳遞，隨時直達，提高信息處理的及時性。
8）整合應用，消除孤島：系統(tǒng)缺省整合OFFICE和桌面文檔批量上傳，可選擇的擴展功能應用插件無縫集成在標準產(chǎn)品中，系統(tǒng)提供痕跡保留、公章簽名、綜合辦公、類似騰訊RTX等應用插件，滿足個性需求。通過簡單的參數(shù)配置，門戶應用能將如用友ERP、NC、eHR系統(tǒng)以及其他任何基于B/S構架的系統(tǒng)連接在一起，從而有效消除信息孤島，共享信息。
9）技術先進，安全可靠：采用B/S+C/S體系結構，基于J2EE規(guī)范開發(fā)，同步國際的SOA和WEB 2.0技術，跨平臺、跨數(shù)據(jù)庫、支持多種應用服務器。采用工作流、知識管理、互聯(lián)網(wǎng)、無線應用等核心技術，同時采取國際領先的多層安全技術認證和安全管理機制，全面保障信息數(shù)據(jù)安全可靠。
10）快捷部署，易于維護：通過強大靈活的系統(tǒng)管理功能實現(xiàn)組織機構、流程、崗位、職務、人員及權限配置，快速完成客戶化設置和動態(tài)配置，通過表單模板和流程規(guī)則的定義，充分滿足用戶個性化需求，融入管理思想和管理規(guī)范，構建真正的協(xié)同工作系統(tǒng)。系統(tǒng)管理維護工具全面，具備遠程升級、服務和維護功能，輕松方便，大大降低維護成本。

3.2 功能模塊

功能模塊	模塊內容（模塊相關說明見附件，僅作參考）
個人事務模塊	網(wǎng)絡尋呼、網(wǎng)絡會議、我的便簽、工作日志、計劃總結、日程安排、我的建議、通訊錄、任務管理、個性設置
工作流程模塊	收文管理、發(fā)文管理、請示管理、流程管理、表單定制、查詢管理
知識檔案模塊	檔案管理、知識管理、網(wǎng)絡硬盤
行政事務模塊	會議管理、車輛管理、考勤管理、資產(chǎn)管理、用品管理、圖書管理、規(guī)章制度
公共信息模塊	信息發(fā)布、網(wǎng)上調查、內部論壇、短消息
自定義模塊	自行設計定義操作界面、數(shù)據(jù)表名、字段名和數(shù)值類型；每個自動生成功能的審批流程、查詢條件、輸出結果（即顯示內容）；實現(xiàn)各類信息的匯總統(tǒng)計并自定義顯示報表
系統(tǒng)管理模塊	用戶管理、角色管理、組織管理、權限管理、流程管理、模塊管理、安全管理、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)設置
增值模塊	CA電子印章、U盾、全文手寫批注、短信平臺、即時通訊、視頻會議

3.3 系統(tǒng)要求

1）三層體系結構：采用B/S模式，也可含C/S模式；OA系統(tǒng)分為用戶層，業(yè)務層和數(shù)據(jù)庫三層體系結構；系統(tǒng)環(huán)境：一種是基于微軟.NET平臺的，支持SQL Server數(shù)據(jù)庫；另一種是基于J2EE平臺的，支持Solaris10、RH Linux5等系統(tǒng)，以及oracle10g、mysql、sql  server、sybase等多種數(shù)據(jù)庫。
2）高安全性：采用如CA技術、數(shù)據(jù)通道加密、U盾等先進技術；在用戶權限控制、數(shù)據(jù)庫訪問控制、數(shù)據(jù)加密、平臺安全性等涉及安全的方面提供多角度多層次的安全保障。
3）功能可擴展性：遵循國際標準的開發(fā)規(guī)范，采用模塊式設計，提供標準數(shù)據(jù)接口及轉換功能，集成的統(tǒng)一文檔管理；支持數(shù)據(jù)庫分化存儲、自動備份、支持磁盤陣列、海量存儲；在后期的維護中，可以根據(jù)需要可便捷的增加或是封閉一些功能。
4）可靠性：系統(tǒng)適應各種操作環(huán)境，具備高穩(wěn)定性，具備分布式集中部署和對象優(yōu)化和緩存優(yōu)化，支持單位集團辦公的并發(fā)應用；系統(tǒng)具備軟硬件系統(tǒng)的冗余，提供熱備份和容災功能；
5）易用性：辦公人員無需計算機專業(yè)知識即可操作使用，進行系統(tǒng)維護、客戶端免維護安裝、系統(tǒng)升級；系統(tǒng)易于安裝、管理和維護。

4. 投標要求

1. 合同期3年3個階段，強調技術支持、戰(zhàn)略合作、后期服務，廠商可針對自身特長補充建設性意見。
2. 系統(tǒng)應滿足上述功能要求，確保合同期內提交的系統(tǒng)是最新版本，并保障后期的升級和技術維護。
3. 先總體報價，同時在總體報價內，針對建設階段、基礎系統(tǒng)、功能模塊、插件（可選），以及個階段內的并發(fā)數(shù)、功能擴展、開發(fā)定制、服務等環(huán)節(jié)分別進行報價。
4. 廠商應提供資質、ＯＡ軟件技術及說明文檔、案例證明等，并在我校要求期限內提供與上述技術要求相仿的測試報告，建立試用環(huán)境，提供技術支持，以便前期測試。