解讀：OA系統(tǒng)表單型模板應用實例

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文檔型模板的最大優(yōu)勢是便于對文件內容進行編輯，而最大的缺點則是無法對文件內容進行智能化加工，包括統(tǒng)計、匯總、提取、檢索、權限劃分等。為什么需要這些操作呢？因為企業(yè)在使用OA系統(tǒng)的過程中經常會遇到以下問題：

很多審批單的數據在審批完畢后需要進行匯總，直接生成統(tǒng)計報表，如報銷單、加班申請單等，能實現么？

有的審批單需要對內容嚴格控制，每個審批人的簽字位置、查看內容、修改內容都不一樣，需要單獨設置，如何實現？

我想在報銷單中直接調用借款單中的數據，可以么？

我能夠在出貨申請單中直接調用電子行業(yè)erp中的商品名稱和規(guī)格，以實現數據交換和共享嗎？

當遇到這些問題時，就可以使用OA系統(tǒng)中的表單型模板功能。我們以華天動力OA系統(tǒng)為例，來看看具體是個什么情況。

2、什么是表單型模板

表單型模板也稱HTML表單或電子表單，這種類型的模板基于HTML表單而非文本，可以有多個輸入域，并且與數據庫中的數據表相結合，可以方便地對每個域的數據進行查詢，對每個域的讀寫權限單獨設置，對多個表單中的數據進行統(tǒng)計匯總，還可以實現一個表單與OA系統(tǒng)內部或外部其他業(yè)務數據的關聯(lián)應用。

表單性模板適用于需要對審批單中的數據進行各種管理的情況，可以大大節(jié)省人工操作的復雜度，明顯提升工作的精度和效率，是OA系統(tǒng)中非?；A和重要的應用。系統(tǒng)中的各種審批單，如報銷單、借款單、出庫單、采購單等都應該采用這種模板，如下圖所示“差旅費報銷單”：

看到這里，可能會有同學感覺“鴨梨較大”，因為這么復雜的表單，自己是不是能夠設計出來，是不是都要依賴于廠商的支持呢？

不必擔心，華天動力OA系統(tǒng)提供了完全可視化的表單設計器，易用性和完善性都已經做得非常到位了，有大量的表單宏控件可以直接插入到表單中，如日期時間、金額大小寫轉換、審批人簽名、人員選擇列表等等，管理員自己就可以簡便的設計出各種漂亮的審批單。

當然，如果你確實無從下手，也可以找華天動力的服務人員，讓他幫你制作幾個表單，但要記住，做不是目的，教會你才是目的。

3、案例分析

營銷副總張勝陽要加強對公司產品出貨的管理，除了嚴格規(guī)范出貨的審批流程外，還有幾個想法：

1、 自己能夠在每月末、季度末統(tǒng)計各業(yè)務員、銷售部和分公司的出貨量；

2、 銷售員在出貨申請單上能夠直接調用中的產品型號。

3、 執(zhí)行完畢的出貨單可以直接轉入到電子行業(yè)erp中，以自動更新電子行業(yè)erp系統(tǒng)中的庫存信息。

4、 自己能夠在出貨單上查看到成本信息而業(yè)務員看不到。

5、 庫管可以修改出貨時間，但無權修改出貨型號和數量等。

姜程聽了張勝陽的描述，說道：“這個要求有點復雜，但沒問題，通過我們OA系統(tǒng)的電子表單和數據接口就可以。設計一個‘出貨申請單’的電子表單，這樣首先就能夠保證你對出貨量進行統(tǒng)計匯總，生成報表，其實我們公司的借款、報銷、采購等數據都是通過電子表單來統(tǒng)計匯總，核算各部門的成本的。至于和電子行業(yè)erp的互聯(lián)，要通過數據接口鏈接它的數據表，提取產品型號，寫入庫存信息。至于成本查看，也是調用電子行業(yè)erp系統(tǒng)中的成本數據，并通過域權限來保證只有你自己能夠看到。最后一點，庫管只能修改出貨時間，這個也是通過域權限來設置的，我們可以控制表單上每個域的讀寫權限。”