生存還是毀滅？IT系統(tǒng)應用成熟度評估

來源：泛普軟件

一、前言　　

信息化作為當今企業(yè)運營的關鍵運營支撐環(huán)節(jié)，已經(jīng)成為共識。隨著信息化不斷深入應用，企業(yè)管理層逐步會意識并不斷地反問：信息系統(tǒng)上線是否就標志著大功告成？信息系統(tǒng)運行一段時間后，是否需要不斷評估并優(yōu)化？如何著手進行？

其實，每個信息系統(tǒng)都有著其局限性，生、老、病、死的生命周期，信息系統(tǒng)也概莫能例外。每個信息系統(tǒng)的設計，是由當時所處的信息技術、以及企業(yè)的需求現(xiàn)狀為前提，隨著信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)運營的時刻變化，需要我們時刻審視信息系統(tǒng)的運營，不斷地去發(fā)現(xiàn)和思考：這個系統(tǒng)是否能滿足企業(yè)的管理現(xiàn)實需要？是否有阻礙企業(yè)運營管理效率提升的設計隱患？為推動信息系統(tǒng)的深入應用，企業(yè)是否需要提供更強有力地支撐？

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由此可見，系統(tǒng)和人的兩方面因素，是影響并決定著管理信息系統(tǒng)最終目標是否達成的根據(jù)因素。

那么，如何才能達成對管理信息系統(tǒng)的運行現(xiàn)狀進行評價并不斷改善呢？本文將嘗試從應用成熟度評估及其效果應用推進兩方面進行分析和闡述。

二、應用成熟度評估體系

此處的應用，是企業(yè)內部管理信息系統(tǒng)的簡稱。應用成熟度評估，即對管理信息系統(tǒng)應用情況的評估與分析。而要對應用成熟度進行評估，就需要深入了解每個應用的功能細節(jié)的應用情況，才能做到目標明確，不斷優(yōu)化和提升。

根據(jù)對大量企業(yè)信息化實際應用情況的調研，結合筆者的經(jīng)驗，對信息系統(tǒng)的每個功能的具體應用情況，可以從三個維度進行調研：

1）第一個維度為使用現(xiàn)狀：即每個功能模塊的使用情況調查，即對信息系統(tǒng)的使用情況與效果進行摸底；

2）第二個維度為操作能力：即對使用人員掌握的情況進行摸底，區(qū)分清楚其使用信息系統(tǒng)的能力和意愿；

3）第三個維度為優(yōu)化意見：即為提升該功能模塊的應用效果，需要后續(xù)提供的支撐或改進因素。

根據(jù)每個維度對功能細節(jié)的評估，以下給出具體示例，具體的分值和因素，可以根據(jù)具體的管理信息系統(tǒng)進行調整。

第一個維度：使用現(xiàn)狀

對于每個功能應用的使用情況，可以簡單分為如下幾個應用等級進行調研和評估：（下面的每個數(shù)字表示調研時的分值，具體分值也可自行設定。）

0：沒有使用

1：偶爾使用

2：使用一般（數(shù)據(jù)大多通過補錄完成，滯后于實際業(yè)務）

3：使用一般（實際業(yè)務通過系統(tǒng)完成，數(shù)據(jù)和實際業(yè)務同步，未啟用實時審批流程）

4：使用較好（和業(yè)務緊密配合，通過實時在線審批流程完成，數(shù)據(jù)的實時性、完備性達到較高水準）

5：熟練使用（形成習慣和文化）

這樣，可以得到每個功能模塊的使用現(xiàn)狀，并可以進行定量分析。

第二個維度：操作能力

這個維度主要是為了調研操作員工對于管理信息系統(tǒng)具體功能的掌握情況，以及其使用的意愿情況，為后續(xù)確定提升策略提供參考。

1：不太懂，不太了解；

2：不會用，不太會操作；

3：不愿用，操作比較麻煩。

通過對這個維度的調研和分析，可以得到操作人員對每個功能的操作能力情況，可以清楚地知道后續(xù)需要對哪個功能進行重點培訓和引導，提升員工操作能力和意愿。

第三個維度：優(yōu)化意見

這個維度的調研目的，是為滿足功能模塊的深入使用，企業(yè)內部需要改進或優(yōu)化的環(huán)節(jié)，從而可以提升相關功能的使用效果，提供必要的支撐環(huán)節(jié)，或對某些支撐環(huán)節(jié)進行優(yōu)化和提升。

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1：提供指引：即需要提供與該功能相關配套的說明、模板等文檔；

2：定期會議：需要內部形成定期會議機制，為滿足某些功能的深入應用，比如成本管理系統(tǒng)中的目標成本調整，相關的檢查評估會議等；

3：流程優(yōu)化：隨著企業(yè)運營實際情況的變化，流程也會不斷地調整，因此也需要不斷地對管理信息系統(tǒng)中的電子審批流程進行定期優(yōu)化和調整等，企業(yè)內部也可以通過定期的流程效率分析會議進行改進；

4：關聯(lián)績效：某些需要關聯(lián)到相關部門或個人的績效的功能，以保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時性和實時性，比如項目計劃的及時制定、進度的及時反饋等；

5：功能優(yōu)化：某些功能當初的設計思路已經(jīng)和企業(yè)的實際運作存在著比較大的偏差，需要功能進行修改，甚至重新設計。

示例：

某企業(yè)成本管理系統(tǒng)使用現(xiàn)狀：大多數(shù)合同數(shù)據(jù)均是以補錄的方式進入系統(tǒng)，合同的在線流程審批使用得非常少。以下為針對該系統(tǒng)的調研表格設計與調研數(shù)據(jù)反饋：

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由上表可以看出，合同審批應用模塊，目前使用一般，數(shù)據(jù)大多通過補錄完成，滯后于實際業(yè)務；相關操作人員反饋是不愿意使用，操作起來比較麻煩；調研收集的優(yōu)化意見，是需要根據(jù)不同的合同類型設計不同的審批流程。因此，可以預計后續(xù)的應用提升方向即是：一方面需對合同審批流程進行重新檢查和優(yōu)化；另一方面，需要加大培訓力度，讓相關鍵崗位掌握操作，熟悉使用；同時，為了保障應用效果，可以制定相關的管理制度和規(guī)范，在內部推行。

由上面的示例可以看出，通過在內部對管理信息系統(tǒng)進行三個維度的全面調研和分析，可以清晰了解每個功能的使用現(xiàn)狀、操作能力以及優(yōu)化意見，可以為后續(xù)的管理信息系統(tǒng)的效果提升提供精確的方向。

三、小結

需要說明的是，并不是每個管理信息系統(tǒng)，每個具體功能都具有同樣的重要性，企業(yè)應該根據(jù)實際的業(yè)務情況，操作員工能力與便捷程度，首先要保障核心的功能應用在內部得到充分使用，對于旁枝末節(jié)的非核心功能，則只需要確定與之相適宜的使用目標即可。

當然，本文僅提供了對管理信息系統(tǒng)通用的評估體系和方法，在實際的應用過程中，需要結合每個管理信息系統(tǒng)的業(yè)務特性，設計與之相對應的成熟度等級，客觀而充分地評價管理信息系統(tǒng)的使用情況，確定每個階段所能達到的應用等級，實現(xiàn)信息化應用效果的持續(xù)提升。

發(fā)布：2007-04-29 10:21 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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