外貿(mào)erp管理系統(tǒng)

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 　　泛普外貿(mào)erp系統(tǒng)是一款專業(yè)的ERP管理軟件。軟件能實現(xiàn)對整個業(yè)務流程中的每個環(huán)節(jié)信息的掌控，包括從產(chǎn)品管理、詢價、報價、接單、采購、出貨、追蹤、賬款、統(tǒng)計分析，各流程間皆涉及了繁瑣的溝通工作。

　　外貿(mào)ERP系統(tǒng)是一種繼承了先進管理思想與信息技術的軟件，通過它可以改善企業(yè)業(yè)務流程、提高企業(yè)核心競爭力。 但是，不同規(guī)模的賣家，對外貿(mào)ERP的匹配需求也不盡相同。例如，小型賣家，找一個小工具就可以了;中型賣家一般需要找標準版的訂單管理軟件;大型賣家則需要標準版+定制。 各取所需，只求最適合。

　　對于中小企業(yè)來說，如果你的產(chǎn)品特點是多樣性，復雜性，每天操作的數(shù)據(jù)，工藝，訂單量特別多，人員更迭比較頻繁，單靠員工個人的力量不容易全盤操作運營的話，外貿(mào)ERP軟件是個不錯的選擇。流程化的管理，用流程規(guī)范去控制人，避免人為不遵守流程而犯錯。數(shù)據(jù)記錄詳細，便于查詢，統(tǒng)計，分析。但中立來說，也難免會存在一些疏漏，不夠靈活，很多時候跨境ERP會影響效率，系統(tǒng)維護數(shù)據(jù)工作比較繁重。

　　erp外貿(mào)管理系統(tǒng)的關聯(lián)方管理

　　系統(tǒng)中的關聯(lián)方是客戶、供應商、工廠、合作伙伴等不同業(yè)務關聯(lián)單位的總稱.關聯(lián)方信息管理作為泛普外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)的一個必不可少的支撐點，日益受到用戶的關注和重視.因為他的管理直接關系到一個企業(yè)的銷售業(yè)績，泛普外貿(mào)erp管理系統(tǒng)可以重新整合企業(yè)的關聯(lián)方信息資源，使有價值的商業(yè)資料得到最大限度的保留.同時，使原本“各自為戰(zhàn)”的不同部門的人員開始真正地協(xié)調合作，并與關聯(lián)方建立起持續(xù)、友好的個性化聯(lián)系，成為圍繞著“滿足客戶需求”這一中心要旨的強大團隊.

　　1.關聯(lián)方類別管理

　　系統(tǒng)中，財務與業(yè)務使用同一個關聯(lián)方數(shù)據(jù)表，關聯(lián)方的統(tǒng)一編碼，保證了系統(tǒng)的高度集成.泛普系統(tǒng)管理關聯(lián)方的多種信息，如名稱、地址與聯(lián)系人等，但根據(jù)關聯(lián)方性質不同，系統(tǒng)將關聯(lián)方區(qū)分為國外(內(nèi))客戶、國外(內(nèi))供應商、加工企業(yè)、國外(內(nèi))合作方等，一個關聯(lián)方可以具有多種性質(即角色)。同時，不同性質的關聯(lián)方可以對應不同的外貿(mào)業(yè)務，例如國外客戶對應出口合同.通過關聯(lián)方分類，企業(yè)可以構建規(guī)范的關聯(lián)方信息庫，整合關聯(lián)方信息資源，使統(tǒng)計查詢更加準確清晰，同時便于追蹤關聯(lián)方服務情況.

　　2.關聯(lián)方多層管理

　　系統(tǒng)采用的關聯(lián)方管理模式為多層管理，即“系統(tǒng)關聯(lián)方--部門(個人)關聯(lián)方”，這樣既保證了關聯(lián)方資源的公司化，在全公司內(nèi)部達到資源共享，也保護了業(yè)務員本人對關聯(lián)方私人資料的保密性(嚴格的權限設置保證關聯(lián)方資料絕無泄密的可能)。從而為關聯(lián)方提供更快速周到的優(yōu)質服務，吸引和保持更多的關聯(lián)方做出保證.

　　通過嚴格的權限，可以達到業(yè)務員之間，或部門之間的保密性.

　　3.關聯(lián)方評價系統(tǒng)

　　通過泛普外貿(mào)erp系統(tǒng)，可以(自定義)建立關聯(lián)方的評價指標和評價體系，利用關聯(lián)方的基礎信息(如生產(chǎn)能力反饋、經(jīng)營情況調查等)，以及泛普外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)中的相關業(yè)務、財務信息(如商品檢驗、應收帳款等數(shù)據(jù))，對其進行評價。

　　工廠、供應商評價:主要評價其履約(生產(chǎn)、供貨)能力、商品質量、公司資質、企業(yè)資信等.

　　銷售客戶評價:對銷售客戶應收帳款及逾期帳款、放帳額度、退貨情況、履約情況、客戶資信等進行評價.

　　服務商評價:對貨代公司、保險公司等進行資質、信譽、服務滿意度等進行評價.

　　系統(tǒng)能夠根據(jù)對應關聯(lián)方的評價結果進行自動控制，如自動根據(jù)業(yè)務發(fā)生的動態(tài)情況對工廠的生產(chǎn)能力、對客戶的放帳期限等的預警提醒.

　　4.關聯(lián)方授信額度管理

　　通過泛普erp外貿(mào)管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對關聯(lián)方進行不同授信額度的控制，信用額度能夠根據(jù)業(yè)務的執(zhí)行情況自動控制，合同簽署執(zhí)行或發(fā)貨時占用對應客戶額度，合同收匯時自動釋放該客戶對應額度，系統(tǒng)能夠即時體現(xiàn)客戶額度占用情況.

　　客戶額度實現(xiàn)連續(xù)滾動控制.

　　客戶額度可分為客戶賒銷額度和客戶非賒銷額度.

　　額度釋放時，累計收匯金額大于合同金額時，按合同金額釋放額度.業(yè)務終結后自動釋放所占用額度.

　　業(yè)務執(zhí)行過程中超過客戶額度的時候，系統(tǒng)能夠進行提醒并進行特殊審批處理.

　　可以查詢客戶額度占用表.

　　5.關聯(lián)方信息傳遞

　　系統(tǒng)提供了一套科學的關聯(lián)方管理方法和手段.基于系統(tǒng)，業(yè)務人員可以非常方便的按照業(yè)務需要編輯、處理關聯(lián)方的狀態(tài)、屬性信息.在操作權限允許的前提下，可以對關聯(lián)方的關鍵信息根據(jù)企業(yè)需要進行綜合管理，并進行定向的發(fā)布、傳遞、共享.

　　6.其他基礎信息

　　系統(tǒng)對銀行、幣種、匯率、倉庫貨位、國別地區(qū)、港口城市、海關關區(qū)等基礎信息的規(guī)范設置，既實現(xiàn)企業(yè)統(tǒng)一價值資料健全完整，又能夠使業(yè)務員更加得心應手的處理日常工作.

　　7.費用類型定義

　　可自定義進出口業(yè)務的費用類型.

　　可設定費用類型是否參與業(yè)務的利潤核算、是否作為利潤項目單獨顯示或者歸并至“其它費用項目”顯示.

　　定義好新的費用類型后，系統(tǒng)可自動在“盈虧測算”、“付款申請費用類型“、”單票業(yè)務利潤核算“中，添加相應的費用項目.

　　8.審批工作流定義

　　嚴格按照業(yè)務管理要求設置逐級審批權限，各業(yè)務單據(jù)一經(jīng)審批，則任何人不能隨意修改;同級業(yè)務員之間也不得隨意互相修改查詢他人數(shù)據(jù).

　　業(yè)務審批流程與用戶權限管理緊密結合，使業(yè)務管理更加正規(guī)、科學與自動化.

　　系統(tǒng)按其審批性質分為業(yè)務審批(合同協(xié)議審批、外運單審批、核銷單領用審批等)、付款審批(出口費用付款審批、內(nèi)購貨款付款審批等)。業(yè)務審批實際上涉及到業(yè)務的各個環(huán)節(jié)，比如說合同從預算到執(zhí)行，最后終結的審批.

　　對同一合同、單證或付款等內(nèi)容，可同時進行多人匯審，并簽署個人意見.

　　審批功能設置時除考慮到職務上的差別，還考慮到不同人員審批金額與審批類型(不同類型的合同、不同性質的付款)的不同，比如超過部門經(jīng)理審批金額上限的合同會自動轉交上級主管審核.

　　可根據(jù)公司的實際需要自行定義審批內(nèi)容，事實上，軟件可將所有的業(yè)務都加上審批設置，也可將所有的審批設置取消，使業(yè)務人員自由處理業(yè)務.

　　提供可視化的審批流程定義工具.

　　對于業(yè)務系統(tǒng)任意單據(jù)環(huán)節(jié)可以設定單獨的審批工作流程.同一審批項目按照不同的組織結構可定義不同的審批流程.審批實現(xiàn)單審、選審、會審等多種審批方式.

　　根據(jù)審批項目的金額范圍可定義不同的審批過程.審批權利可以進行授權處理.

　　審批環(huán)節(jié)實現(xiàn)自動預警.

　　9.預警工作臺

　　預警系統(tǒng)的建立，自動反映出業(yè)務運作過程中需要處理的工作內(nèi)容，保障了制度與執(zhí)行的一致性，提高工作效率，同時有效規(guī)避不規(guī)范業(yè)務的潛在風險.

　　靈活的自定義功能:作為一個人機結合的應用系統(tǒng)，只需定義各種業(yè)務規(guī)范條件，就可以輔助人為的操作幫助系統(tǒng)應用者進行系統(tǒng)控制.

　　標準化工具:預警系統(tǒng)的能自動判斷的系統(tǒng)，工作條件是無人值守的，可以彌補認為操作中無意或有意的錯誤處理.

　　個人工作臺:預警系統(tǒng)配合各業(yè)務流程，同時作為一個信息與數(shù)據(jù)流程的指導系統(tǒng)，它將適應于各種類型的信息管理任務中.每個人員根據(jù)自身權限和工作范圍，就可以及時地了解到通過預警系統(tǒng)配合各系統(tǒng)反映出的個人的工作列表，然后根據(jù)主次處理工作，有效保證了工作的質量和效率.

　　可實現(xiàn)對審批預警、期限預警、任務預警、數(shù)據(jù)合法性預警等.可以根據(jù)企業(yè)自定義設定預警內(nèi)容、預警觸發(fā)條件、預警環(huán)節(jié)設置、預警提示方式等.

　　系統(tǒng)提供個人工作臺，列出各部門、人員、崗位工作日志，個人工作臺可和預警系統(tǒng)、審批系統(tǒng)相聯(lián)系，制定、提示所要處理的工作信息.

　　10.內(nèi)部QQ

　　內(nèi)部QQ是一個任務和消息提示程序，具有個性化的個人任務提示和消息發(fā)布功能.

　　每個人在自己的計算機用自己的用戶名和口令登錄后，當系統(tǒng)中有該人相關的審批任務、預警信息或發(fā)布的消息時，內(nèi)部QQ會在系統(tǒng)窗口下自動彈出，提示現(xiàn)在有任務或消息需要完成.

　　內(nèi)部QQ在登錄系統(tǒng)后自動啟動.

　　11.郵件管理

　　>郵件歸類:公司所有業(yè)務郵件資源全部自動存放在系統(tǒng)中，并按照業(yè)務、客戶、合同、國別、性質等業(yè)務內(nèi)容，進行多級次的劃分，實行郵件統(tǒng)一管理，分類統(tǒng)計、查詢、管理，便于業(yè)務跟進、業(yè)務歸檔和業(yè)務移交，對客戶、訂單的郵件進行通閱，管理業(yè)務進程.

　　郵件分發(fā):公司固定崗位的人員，可以將接收到的公司統(tǒng)一對外的郵箱中的郵件，分別轉發(fā)給具體的銷售人員、投訴處理部門等，實現(xiàn)快速響應.

　　郵件群發(fā):公司新產(chǎn)品發(fā)布、客戶重點關心產(chǎn)品推介，以及公司產(chǎn)品目錄、市場宣傳資料等，都可以按照系統(tǒng)中的客戶郵件地址(可按照關注商品、地區(qū)、聯(lián)系人等條件過濾查找)，進行郵件群發(fā).

　　郵件模板:隨附大量標準外貿(mào)商業(yè)函電格式，使公司對外聯(lián)系的商業(yè)用語、函電標準化，提高服務質量.

　　和業(yè)務系統(tǒng)無縫鏈接:在業(yè)務系統(tǒng)中的功能模塊，可隨時、自動啟用泛普郵件系統(tǒng).例如，出口報價、應收催款等模塊，可以將結果自動直接發(fā)送郵件.

　　安全機制:普通人員，對郵件(包括廢件箱內(nèi)容)無物理刪除權限;

　　只有系統(tǒng)管理員，才具有物理刪除郵件的權力.