歐尚ERP建設注重庫存 女CIO財務、IT一把抓

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眾所周知，歐尚集團是目前全球最大的零售商之一，創(chuàng)立于1961年，在過去的45年中，它已經成為跨越11個國家的大型零售企業(yè)，光在北京一地，就坐落著幾個連鎖超市。

每逢過節(jié)前，中國人總是習慣大包小包從超市拎回一些年貨?？粗宅槤M目的商品，充足不斷的貨源，您可曾想到這背后會有眾多的采購公司在為我們做支持，強大的IT系統(tǒng)作保障，歐尚國際貿易公司就不例外。

今天咱們就講講商品背后的故事。

女CIO開展ERP建設如何入手

歐尚國際貿易公司是歐尚集團下負責采購的分公司，在亞洲擁有上海，廣州，香港，曼谷和新德里5個采購中心，為全球的超市及其他零售終端進行低成本貨物的采購，其中上海中心專門為歐洲13個國家、100家門店采購百貨、家電、紡織品、食品等多類產品，采購額達到700W美金，每天的采購訂單有幾千張，綜合量訂單多達1.2萬到1.5萬每年，可謂是貿易之多，管理任務之繁重。

Bonnie，一位干練的女士，從2004年到2009年底一直在上海擔任采購中心的財務經理，主要處理采購過程中單據(jù)、發(fā)票的管理。

財務出身的她開始并沒有接觸IT，但是隨著公司業(yè)務的增多，公司購買了新系統(tǒng)來保證業(yè)務的正常運營，所以在財務數(shù)據(jù)管理方面，Bonnie需要切換系統(tǒng)，并隨之提出需求，改進系統(tǒng)，做項目實施。從此她便開始和IT打上交道，坐上了IT部門的頭把交椅，用她的話說就是IT、財務一把抓。

業(yè)務的發(fā)展需要強大的IT系統(tǒng)做后盾，這是一個普遍規(guī)律。在公司信息系統(tǒng)建設初期，歐尚便一一上馬了訂單系統(tǒng)、物流系統(tǒng)、財務系統(tǒng)和一些其他自主開發(fā)的小工具。隨著業(yè)務的不斷發(fā)展，系統(tǒng)中產品種類達到二三十萬個，每個產品屬性的設置越來越細致;加之在進行貿易時的貨物發(fā)運，目的港驗收和物流等環(huán)節(jié)變得更加復雜，各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換逐漸增多，公司考慮到：公司需要一套完全集成而整合的管理解決方案才能滿足業(yè)務的需求，改善現(xiàn)有系統(tǒng)，實施新的解決方案刻不容緩。于是Bonnie帶領著自己的團隊開始做籌備。

“通常是這樣，業(yè)務部門先提出自己的需求，介紹業(yè)務規(guī)模有多大，發(fā)展規(guī)劃是什么，二次開發(fā)報表需求是怎樣”，Bonnie講述著自己做IT項目的方法，“根據(jù)這些，我們會分析購買的軟件定位在一個怎樣的水平上，在這個范圍內進行競標。通常我們會過多考慮在二次開發(fā)方面，因為根據(jù)我們的業(yè)務需求，會有一些小項目需要滿足，二次開發(fā)情況較多;其次是產品的文化因素，因為歐尚畢竟是一個法國公司，同時還有報表系統(tǒng)兼容等問題。”

貿易公司建設IT系統(tǒng)應重點考慮庫存

通過嚴格的測試和綜合考量，歐尚最終選擇了Sage ERP X3解決方案，采用了采購、銷售、庫存、應收應付、總帳等模塊。她說，之所以選擇Sage，主要是考慮了幾項因素：

首先，公司的銷售訂單通過接口從歐尚國際采購系統(tǒng)傳入到 X3系統(tǒng)中，當它接收到銷售訂單的信息后，會自動生成供應商采購訂單;此外采購收貨數(shù)據(jù)也是通過接口傳入進系統(tǒng)的，當它接收到該批次的采購收貨記錄后，會自動觸發(fā)銷售發(fā)貨功能進行發(fā)貨，這就解決了銷售訂單與采購訂單以及收貨等管理的完全自動化。

其次，在X3系統(tǒng)中做銷售發(fā)票后，可直接導出開票的EDI文件傳給國外客戶。

第三，Sage為歐尚在ERP平臺上開發(fā)的銀行自動付款功能使公司獲益良多。系統(tǒng)可以定期產生銀行付款建議。經過審批后，將銀行付款文件導入到銀行系統(tǒng)中觸發(fā)付款指令，銀行付款完畢后傳回付款的信息給X3，在X3中完成記帳。她強調，特別是系統(tǒng)為多幣種間的付款提供了強大的支持，如USD付EUR的，系統(tǒng)可以自動傳回確認付款的匯率。

最后是存貨管理。貿易公司是盡量降低存貨量的，在系統(tǒng)中有了收貨后會直接發(fā)貨。但部分訂單是必須有存貨。根據(jù)此要求，IT人員配置了系統(tǒng)可以按訂單進行存貨管理，同一個產品針對不同的訂單，可以進庫存或不進庫存，這也體現(xiàn)了系統(tǒng)的靈活性。

采訪結束之前，Bonnie也總結了在做IT項目中的難點和重點，她認為貿易公司相對于其他類型的企業(yè)，在信息系統(tǒng)建設方面還是比較簡單的，更多應該關注在庫存管理方面，因為降低庫存往往可以使貿易型企業(yè)節(jié)省成本，但它也必然存在很大的風險。“產品是有自然生命周期的，放時間久了，價值就會降低，存貨的風險就會加大;同時美元采購，歐元上市給我們帶來了外匯風險。對于項目經理來說，對業(yè)務流程的了解程度是至關重要的，業(yè)務邏輯要清晰。信息系統(tǒng)一定要適應業(yè)務的發(fā)展，同時要能滿足內部控制，因為細節(jié)對系統(tǒng)的影響很大。”