ERP管理變更：即使十防九空 也仍勢在必行

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前段時間，筆者看了電影“ 超強臺風” 后，對其中的“十防九空”論深有感觸。雖然說，在防臺風上，十次有九次落空，但是，仍然必須防。因為只要有一次中標了，那么損失將無法挽回。

　　其實，不僅防臺風上是如此。在ERP 項目的實施過程中，也有類似的情況。如筆者在ERP項目的實施過程中，不斷強調對于銷售定單的變更要通過定單變更單進行。而不能先手工的在打印出來的單據上更改，等到空下來的時候再去系統(tǒng)中進行更改。這么做的話，萬一在物料需求計劃運行之前銷售定單數(shù)量沒有修改過來的話，則生產計劃、采購計劃等都會受到不利影響。但是，用戶不相信有這個巧合，總以為自己回去會馬上更改。真是由于這種盲目的自信，才導致了后來不利的結果。一次，用戶這么操作以后，就出差了。臨走之前，沒有把ERP 系統(tǒng)中的銷售定單數(shù)量改過來。結果采購、生產都是按照原先錯誤的定單數(shù)量在安排采購計劃與生產計劃。最后，項目管理員、銷售員、簽字審核的生產經理與銷售經理都為此受到了警告處分。

　　所以，在ERP項目上，對于一些管理漏洞，我們的態(tài)度必須是“即使十防九空，仍然勢在必行”。

　　第一：定單變更管理，即使十防九空，仍勢在必行

　　在erp系統(tǒng)管理中，其實很多管理上的漏洞都可以利用ERP系統(tǒng)來克服。但是，員工往往是過于相信自己的能力，而不愿意利用系統(tǒng)來束縛自己。確實，若利用ERP 系統(tǒng)來進行管理的話，員工必須遵循一定的規(guī)章來辦事情。這會降低員工的靈活性。

　　如對于上面這個銷售定單變更來說。銷售員發(fā)現(xiàn)銷售定單數(shù)量有錯誤，在原銷售定單上進行更改，然后分發(fā)下去，也未嘗不可。但是，若采用了ERP 系統(tǒng)之后，則這往往是行不通的。雖然我們可以相信員工在事后會及時的對銷售定單進行更改，但是，我們不僅要這么問一句，萬一他沒有按時對銷售定單進行更改，則會造成什么情況?那時，采購、生產都會受到拖累。若產品或者原材料造成庫存，這可能還是小事;若不能及時交貨，導致企業(yè)失去這個客戶，那對企業(yè)來說，可是不能夠接受的。

　　所以在定單變更管理上包括采購定單、銷售定單、生產定單等等，若涉及到內容變更的，則一定要先在系統(tǒng)中變更，然后審核人員才能夠確認生效。即使我們再怎么相信我們的員工，會兢兢業(yè)業(yè)。企業(yè)仍然不能夠冒這個險。故定單變更流程，即使十防九空，企業(yè)仍然必須堅決遵守，而不能有絲毫的動搖。

　　第二：權限設置，先小人后君子

　　有些人遵循“疑人不用，用人不疑”的觀念，對員工非常的信任。這在ERP項目的體現(xiàn)，就是權限設置混亂。

　　如筆者在ERP 項目實施過程中，發(fā)現(xiàn)有些部門經理很會“授權”。在采購單上，按照筆者的設計意圖，采購員只有在未審核之前對采購單有維護的權利。但是，有些采購經理為了省事，就把采購單審核、撤消審核、采購定單作廢等權利都放給了采購員。這對于ERP系統(tǒng)運行來說，存在著比較大的風險。
如筆者以前在企業(yè)中負責ERP系統(tǒng)維護的時候，就碰到過。那時，在ERP系統(tǒng)中，普通采購員跟采購經理的權限是分開的。但是，采購經理把自己的用戶名與密碼告訴給了采購員。采購員可以隨時的利用采購經理的帳戶去操作一些不是其可以操作的動作。如那時，有個采購員跟供應商串通。在采購單審核后，又利用采購經理的權限去把采購定單撤消審核提高其采購定單中的價格。由于其一次性改動的不大，所以，很長時間以來，大家都沒有察覺。但是，因為采購的基數(shù)大，所以，對于采購員來說，這筆收益也是蠻大的。后來好象是這個采購員跟其他員工有矛盾，才被人打小報告告發(fā)的。

　　可見，在商業(yè)社會中，“疑人不用，用人不疑”的觀念可能是過時了。在誠信確實的現(xiàn)在，筆者認為，“先小人，后君子”比“疑人不用，用人不疑”更加的現(xiàn)實。在ERP 系統(tǒng)的權限設計中，也需要貫徹這個信念。

　　雖然說，給ERP系統(tǒng)設置嚴格的權限限制，防止用戶越權操作為自己謀求私利，也就好象是防臺風那樣，十防九空。有些人會認為十人中可能最多只有一個人會損害公司利益。但是，對于企業(yè)來說，發(fā)生在自己身上就是百分之百了。而且，勝者為王，敗者為寇。也許，在前段時間，ERP軟件使用的不錯，在企業(yè)日常管理中，已經出了效果。但是，很可能因為某個員工的越權行為給企業(yè)造成了損失，而把ERP 打回了原形。辛辛苦苦積攢起來的堡壘，就被其一下子破壞了。

　　故，筆者認為，在日常工作中，也需要注意用戶的越權行為，像銀行在這方面就做的比較好。像用戶辦卡、換卡業(yè)務中，必須要有一個主管人員授權。我們在向銀行申請銀行卡的時候，等相關信息確認完畢之后，業(yè)務人員都會叫當日的值班經理過來授權。在這方面，企業(yè)還需要多跟銀行學學。對待權限，要嚴謹。

　　第三：在數(shù)據管理上，要嚴防死守

　　業(yè)務員拉定單的過程中，有沒有把原本是企業(yè)的定單拿出去自己做呢?筆者可以責任的說，這種情況有，而且很普遍。如筆者有一段時間是負責江浙地區(qū)的五金企業(yè)的ERP 項目。在給他們實施的過程中，可以接觸到一些機密的信息，如客戶、聯(lián)系人等等。那時，筆者經常會遇到一種奇怪的現(xiàn)象。如A公司ERP系統(tǒng)中有一個業(yè)務員叫做李某，在B公司的ERP系統(tǒng)中，有個客戶聯(lián)系人信息中也叫李某。剛開始筆者以為兩個人同名同性，純屬巧合。在一次整理基礎資料的時候，跟他們的項目經理聊天。說這個李某的名字正是普通，某家企業(yè)的業(yè)務員也叫李某(其實，這個名字很生僻。通過全國名字查詢，到現(xiàn)在全國同名同性的不到十人)。這個項目經理神秘的笑笑。看到旁邊沒人，就悄悄的告訴我，其實他們就是同一個人。這個業(yè)務員有時候把自己拉到的單子拿出來給他們做，從中謀取收益。筆者聽后大吃一驚，原來背后還隱藏著這么大的秘密。后來筆者才發(fā)現(xiàn)，原來這已經是不成文的秘密。由于國內大部分企業(yè)沒有自己的品牌，基本上是貼牌生產，所以這種情況也就特別的普遍?，F(xiàn)在頁界，把這種情況稱為“飛單”。

　　若在ERP項目中，基礎數(shù)據管理的不好的話，會更加加重這種態(tài)勢。因為在系統(tǒng)中，存儲有所有客戶以及相關的交易信息。如此的話，業(yè)務員可以輕松的了解到某個客戶的購買欲望與產品價格。甚至連這個產品的成本信息、工藝信息、物料清單等等都了解的一清二楚。如此的話，作為業(yè)務員，就可以輕易的從客戶那邊拿到單子去私下里做。

　　所以，ERP系統(tǒng)基礎數(shù)據管理也是非常重要的。企業(yè)要確實落實相關的訪問權限設置與處罰責任，打好基礎數(shù)據的安全保衛(wèi)戰(zhàn)。在基礎數(shù)據管理中，即使“十防九空”，也要“勢在必行”。企業(yè)由于ERP系統(tǒng)基礎數(shù)據保護不周而損失一張定單，就會給ERP系統(tǒng)留下一個污點。