項(xiàng)目型組織成本管控的最佳實(shí)踐

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預(yù)算編制過(guò)程復(fù)雜，項(xiàng)目經(jīng)理難以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)預(yù)算進(jìn)行預(yù)估;

項(xiàng)目預(yù)算審批不規(guī)范，審批過(guò)程受人為因素影響較大;

預(yù)算執(zhí)行過(guò)程無(wú)法對(duì)項(xiàng)目實(shí)際任務(wù)開(kāi)展進(jìn)行有效跟蹤、報(bào)告，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法實(shí)時(shí)了解公司狀況;

項(xiàng)目利潤(rùn)難以真實(shí)反應(yīng)，項(xiàng)目考核難度大;

項(xiàng)目眾多，缺乏多項(xiàng)目綜合運(yùn)營(yíng)視圖，無(wú)法有效地管理和監(jiān)控;

……

項(xiàng)目型企業(yè)在項(xiàng)目管理過(guò)程中，常常遇到上文所述的這些困難。從管理角度來(lái)講，怎樣的項(xiàng)目才能算作一個(gè)成功的好項(xiàng)目?

通常對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，能使企業(yè)收入增加、成本降低、服務(wù)質(zhì)量保證，并帶來(lái)持續(xù)收入，就是好項(xiàng)目的范疇。其中，項(xiàng)目成本管控作為項(xiàng)目管理核心三要素之一，是長(zhǎng)期困擾著項(xiàng)目管理者的一大難題。

免費(fèi)流程管理系統(tǒng)咨詢(xún)通過(guò)對(duì)項(xiàng)目型企業(yè)預(yù)算管理難題進(jìn)行深入研究，重點(diǎn)關(guān)注人力成本與項(xiàng)目費(fèi)用的規(guī)劃與管控;通過(guò)對(duì)項(xiàng)目預(yù)算的編制、項(xiàng)目費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)、項(xiàng)目工時(shí)的填報(bào)等方面的設(shè)計(jì)，提出了項(xiàng)目預(yù)算及費(fèi)用管控解決方案，主要有以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

1.預(yù)算制定規(guī)范化：在預(yù)算制定方面，對(duì)不同的項(xiàng)目類(lèi)型，制定差異化的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，以便更精細(xì)、準(zhǔn)確地制定項(xiàng)目預(yù)算，為后續(xù)項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中的費(fèi)用把控奠定基礎(chǔ);

2.預(yù)算控制多樣化：在預(yù)算的控制方式上，針對(duì)不同的費(fèi)用，采取多樣化的控制方式，以應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)上的需要;

3.費(fèi)用控制全面化：在項(xiàng)目費(fèi)用與成本的歸集上，做到全面化，包括項(xiàng)目人力成本、項(xiàng)目費(fèi)用、外包費(fèi)用、勞務(wù)費(fèi)用、稅費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)用等，結(jié)合收入，有效、快速地核算出項(xiàng)目的利潤(rùn)情況;

4.統(tǒng)計(jì)分析實(shí)時(shí)化：整合系統(tǒng)中的項(xiàng)目預(yù)算信息、費(fèi)用信息，準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)地反應(yīng)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)與預(yù)算執(zhí)行情況，為資源優(yōu)化與決策分析提供切實(shí)的保障。

案例介紹

宜信公司(化名)是一家項(xiàng)目型管理企業(yè)，日常公司同時(shí)在運(yùn)作的項(xiàng)目數(shù)量眾多，對(duì)于項(xiàng)目預(yù)算管控、項(xiàng)目資源使用、任務(wù)跟蹤管理、項(xiàng)目成本控制等方面都存在很高的要求。

隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工快速增多，對(duì)“人”的管理也越來(lái)越高。由于該公司業(yè)務(wù)類(lèi)型較多，各業(yè)務(wù)單元獨(dú)立核算，財(cái)務(wù)核算難度加大。

宜信公司在項(xiàng)目管理方面存在以下困惑：

1. 項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行過(guò)程無(wú)法與項(xiàng)目實(shí)際任務(wù)開(kāi)展進(jìn)行有效跟蹤、報(bào)告，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法實(shí)時(shí)了解各項(xiàng)目狀況;在項(xiàng)目核算時(shí)，預(yù)算往往超期，項(xiàng)目預(yù)算無(wú)法有效監(jiān)控;

2. 人力成本高，當(dāng)多個(gè)項(xiàng)目共同運(yùn)作時(shí)，項(xiàng)目資源難以得到有效協(xié)調(diào);

3. 項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)控缺少主動(dòng)獲取權(quán)，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目總監(jiān)、各層領(lǐng)導(dǎo)之間信息不共享，難以統(tǒng)一全面地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管控;

4. 項(xiàng)目利潤(rùn)難以真實(shí)反應(yīng)，項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理難以有效支撐，考核難度大;

5. 會(huì)計(jì)核算復(fù)雜。不同類(lèi)型的收入確認(rèn)原則都不同，存在完工百分比和合同收入確認(rèn)兩種方式，難以及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行核算;

宜信公司希望通過(guò)對(duì)企業(yè)項(xiàng)目預(yù)算管理能力的提升，使管理層不再做“拍腦袋”的決策，不再憑感覺(jué)開(kāi)展管理和運(yùn)營(yíng)工作，而是基于客觀(guān)的事實(shí)和準(zhǔn)確的信息與數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)人力、財(cái)力、物力進(jìn)行合理分配，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流、資金流進(jìn)行全方位、全過(guò)程、全員參與的全面管理。

免費(fèi)流程管理系統(tǒng)對(duì)于宜信公司的管理難題，提出了如下解決方案：

1.建立完善的項(xiàng)目預(yù)算管理體系。建立項(xiàng)目預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、調(diào)整、考核全生命周期的預(yù)算管理體系，幫助企業(yè)做到各個(gè)項(xiàng)目的事前計(jì)劃、事中控制、事后分析。

制定統(tǒng)一規(guī)范的多維度核算體系，明晰費(fèi)用類(lèi)型、會(huì)計(jì)科目和預(yù)算科目;

確定不同類(lèi)型項(xiàng)目收入確認(rèn)原則、項(xiàng)目費(fèi)用比例、獎(jiǎng)金分配原則;

明晰項(xiàng)目成本各項(xiàng)指標(biāo)：項(xiàng)目人天成本、不同類(lèi)型合同的稅費(fèi)、期間費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)等;

規(guī)范項(xiàng)目預(yù)算超支時(shí)的監(jiān)督把控機(jī)制;

有效劃分部門(mén)常規(guī)費(fèi)用預(yù)算與主營(yíng)項(xiàng)目預(yù)算，形成差異化管理。

2.項(xiàng)目費(fèi)用閉環(huán)式管理。

結(jié)合項(xiàng)目預(yù)算，在費(fèi)用申報(bào)時(shí)，做到有預(yù)算可依，有預(yù)算必依，嚴(yán)格管控每一筆項(xiàng)目費(fèi)用的開(kāi)支。真正有效、實(shí)時(shí)地通過(guò)預(yù)算對(duì)費(fèi)用進(jìn)行控制，并配合相應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)，從多個(gè)維度加強(qiáng)管控力度。

3.項(xiàng)目預(yù)算監(jiān)控體系建立。

明確各項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程的費(fèi)用預(yù)警原則、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn);

加強(qiáng)項(xiàng)目各階段完工的監(jiān)控力度，以輸入輸出物作為強(qiáng)制手段，凍結(jié)或開(kāi)啟項(xiàng)目下一階段預(yù)算;

結(jié)合工時(shí)填報(bào)、合同收入等多方面要素，全面地監(jiān)控項(xiàng)目的費(fèi)用成本支出情況;

協(xié)同項(xiàng)目過(guò)程中的各個(gè)要素，如文檔資料、項(xiàng)目人員、費(fèi)用支出等，為項(xiàng)目信息需求者提供全面的項(xiàng)目信息。

4.統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立。

將預(yù)算管理、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、HR系統(tǒng)等企業(yè)內(nèi)多個(gè)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一，包括組織架構(gòu)、員工信息、崗位、財(cái)務(wù)核算信息、賬套、科目等。

5.經(jīng)營(yíng)決策分析。

提供各項(xiàng)目利潤(rùn)分析報(bào)表、項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況表、項(xiàng)目費(fèi)比表、項(xiàng)目利潤(rùn)預(yù)估表、人力資源視圖表等，從圖表數(shù)據(jù)上，做到“來(lái)源真實(shí)，引導(dǎo)決策”，切實(shí)為項(xiàng)目的事中控制起到保駕護(hù)航的作用，對(duì)未來(lái)項(xiàng)目的開(kāi)展起到引以為戒的效果。

該項(xiàng)目實(shí)施的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)有：

1. 建設(shè)項(xiàng)目預(yù)算管理體系，從項(xiàng)目預(yù)算編制、審批、變更、跟蹤角度去進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算管理，見(jiàn)圖1。

圖1 項(xiàng)目管理流程圖

從財(cái)務(wù)角度，將項(xiàng)目成本構(gòu)成按性質(zhì)劃分，分為直接成本和間接成本，主要為：人力成本+項(xiàng)目費(fèi)用+銷(xiāo)售費(fèi)用+稅費(fèi)+外包費(fèi)用/采購(gòu)成本，項(xiàng)目周期長(zhǎng)，核算內(nèi)容多，只有高效準(zhǔn)確的計(jì)算項(xiàng)目成本，才能有效地對(duì)成本支出進(jìn)行有效控制。

根據(jù)對(duì)項(xiàng)目成本的分析，從而制定項(xiàng)目全面預(yù)算管理，從項(xiàng)目收費(fèi)人天成本(項(xiàng)目各階段不同成員成本)、項(xiàng)目期間費(fèi)用(包括差旅、交通、餐費(fèi)、通訊費(fèi)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)費(fèi)、客戶(hù)聯(lián)誼費(fèi)等)、項(xiàng)目獎(jiǎng)金、外包費(fèi)用、合同稅費(fèi)等多種費(fèi)用的預(yù)測(cè)，進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算編制。在項(xiàng)目成員在各階段活動(dòng)過(guò)程中，對(duì)正在發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行實(shí)施管理，隨時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目預(yù)算是否在各階段計(jì)劃中，有效地對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)預(yù)警。在項(xiàng)目各階段工作完成時(shí)，能夠及時(shí)確認(rèn)各階段收入，項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)時(shí)，可快速統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目利潤(rùn)，便于公司后期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。

通過(guò)項(xiàng)目預(yù)算管控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)項(xiàng)目、每個(gè)部門(mén)、每個(gè)人員的成本支出進(jìn)行記錄、查詢(xún)、分析與管控，并能夠?qū)γ總€(gè)項(xiàng)目的合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控、提醒、查詢(xún)與匯總。精確成本管理讓多人的工作由一人完成，人力資源大大節(jié)省;核算過(guò)程透明公開(kāi)，核算準(zhǔn)確率高;預(yù)算控制體系化操作，讓降低成本不再成為空談;實(shí)現(xiàn)綜合統(tǒng)計(jì)、實(shí)時(shí)查詢(xún)，使得管理決策有依有據(jù)。

2. 財(cái)務(wù)集中化管理，會(huì)計(jì)核算集中化，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的即時(shí)、準(zhǔn)確。

在該公司項(xiàng)目預(yù)算管控項(xiàng)目中，根據(jù)財(cái)務(wù)集中管理要求，做了以下提升：

集中化數(shù)據(jù)管理，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，將財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理，減少多系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不同導(dǎo)致的憑證不準(zhǔn)確;

實(shí)現(xiàn)多核算體系管理，滿(mǎn)足多賬套管理要求;

制定統(tǒng)一規(guī)范的科目體系，解決會(huì)計(jì)核算規(guī)范化問(wèn)題;

建立科目與業(yè)務(wù)之間的關(guān)系，滿(mǎn)足不同業(yè)務(wù)對(duì)財(cái)務(wù)核算的要求;

提供標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口，滿(mǎn)足不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳輸;

精確及時(shí)的數(shù)據(jù)分析報(bào)告，可根據(jù)管理要求快速響應(yīng)。

3. 項(xiàng)目協(xié)同管理，結(jié)合項(xiàng)目三要素，對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、質(zhì)量、成本進(jìn)行有效管理，并協(xié)同合同、人員、知識(shí)進(jìn)行有效的結(jié)合管控，更加精確項(xiàng)目管理。

4. 有效的決策分析，準(zhǔn)確進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，把握正確的經(jīng)營(yíng)方向。

提供各種項(xiàng)目報(bào)表，如項(xiàng)目利潤(rùn)預(yù)測(cè)看板、每月項(xiàng)目毛利率預(yù)估、項(xiàng)目可控利潤(rùn)報(bào)表、項(xiàng)目人員工時(shí)統(tǒng)計(jì)等。

項(xiàng)目型企業(yè)只有進(jìn)行了科學(xué)的項(xiàng)目預(yù)算管理與成本控制，才讓決策不再“拍腦袋”，才能有客觀(guān)的分析數(shù)據(jù)推進(jìn)企業(yè)的管理和運(yùn)營(yíng)，才能為企業(yè)從粗放型管理到精細(xì)型管理的跨越式發(fā)展創(chuàng)造有利條件。