看鳳凰新媒體如何做費用管控？

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2013年1月11日對于鳳凰新媒體財務部來講，是個值得記住的日子。這一天，鳳凰新媒體預算及費用報銷控制系統(tǒng)(鳳凰網內部簡稱“鳳凰預報系統(tǒng)”，下同)在全公司成功上線。短短三個月，鳳凰預報系統(tǒng)應用已初見成效。

鳳凰新媒體(紐交所代碼：FENG)是全球領先的跨平臺網絡新媒體公司，整合旗下綜合門戶鳳凰網、手機鳳凰網和鳳凰視頻三大平臺，秉承"中華情懷，全球視野，兼容開放，進步力量"的媒體理念，為主流華人提供互聯網、無線通信、電視網三網融合無縫銜接的新媒體優(yōu)質內容與服務。

鳳凰新媒體在不斷尋求新的競爭優(yōu)勢和結構化調整，抓住市場機遇快速發(fā)展的同時，如何規(guī)劃公司的“錢袋子”，合理“節(jié)流”;如何合理的進行成本控制，讓費用不“亂流”就勢在必行了。在這樣的背景下，鳳凰新媒體與免費審批系統(tǒng)強強聯手，著力打造預算及費用報銷控制系統(tǒng)。

那么從2012年8月21日到2103年3月31日，鳳凰新媒體與免費審批系統(tǒng)聯合項目都做了哪些事情，發(fā)生了哪些故事，讓鳳凰新媒體在短短七個多月的時間，費用管控有了如此明顯的改變呢?

歷時一個半月建立了系統(tǒng)藍圖

在項目開始前，鳳凰新媒體財務部對鳳凰預報系統(tǒng)想解決什么問題是有一個相對明確的構想的，重點是一個“控”字，即如何合理有效的控制費用，并且能夠實時的提供執(zhí)行數據，便于發(fā)現預算執(zhí)行中出現的問題，進而對實際業(yè)務進行干預。這一點與免費審批系統(tǒng)預算及費控方案2.0的設計理念是完全吻合的，這既是雙方合作的基礎，也是鳳凰預報系統(tǒng)解決方案的框架。基于這個出發(fā)點，免費審批系統(tǒng)項目組結合鳳凰新媒體的業(yè)務以及現有的IT基礎規(guī)劃出了鳳凰預報系統(tǒng)藍圖。當然整個規(guī)劃過程并不是一帆風順的，有些問題雙方可能會討論、溝通許多次才達成共識，最終系統(tǒng)藍圖得以最終完成。整個解決方案既兼顧了現有業(yè)務，也考慮到了未來發(fā)展與外部接口，同時也為系統(tǒng)實施過程中的系統(tǒng)切換包括期初數據的錄入留有了余地。

靈活的產品為解決方案的實現提供了保障

在需求中既包括分期及全年預算，又包括費用的事前申請(項目立項申請、業(yè)務支出申請)對預算的占用，同時還有預算執(zhí)行期間既有可能占用申請，也有可能直接占用部門預算，同時還包括了費用的預估、報銷流程沖抵預估以避免重復占用預算等等一系列復雜的業(yè)務邏輯，過程中還夾雜著要符合SOX法案的相關規(guī)定。除了業(yè)務邏輯關系，同時還包含了鳳凰預報系統(tǒng)與AD域、HC-HR系統(tǒng)、NC核算系統(tǒng)、招商銀行網銀等等的接口。

免費審批系統(tǒng)預算及費控方案2.0的最大的優(yōu)勢就是在產品基準功能的基礎上，可以根據業(yè)務需要，自定義表單模板和流程，并通過后臺的對不同流程和基礎數據的權限定義來實現業(yè)務需求，并可以根據相關的接口，完成項目所需要的二次研發(fā)。

縱向流程測試，橫向先部分部門再全公司上線的策略

為了保證系統(tǒng)能順利上線，減少業(yè)務部門大批量報銷時可能出現的各種問題，聯合項目組特制訂了部分部門先試運行，邊錄入期初數據，邊進行測試的方案，以校驗系統(tǒng)各方面可能存在的問題。從2012年12月16日起，部分部門先期試運行，經過近一個月的試運行，在2013年1月11日系統(tǒng)正式全面上線。

雙方項目組全身心的投入

為了項目能順利上線，聯合項目組成員都投入了巨大的精力。鳳凰新媒體從財務總監(jiān)到CFO，只要項目需要，也全力支持配合。整個實施過程嚴格按照審計要求，從調研初期的資料獲取、到需求分析、再到方案設計、系統(tǒng)配置實施、二次研發(fā)、業(yè)務測試及性能測試、期初數據準備并錄入、系統(tǒng)上線全方位立體培訓、系統(tǒng)上線問題維護、日常維護交接等等都有嚴格的文檔記錄和跟蹤。不但如此，在系統(tǒng)上線后，對于一些小的業(yè)務調整引起的系統(tǒng)配置上的改變，也進行了記錄，一并反應到最終的需求分析說明中。并且在系統(tǒng)培訓過程中對系統(tǒng)的一些關鍵點進行了總結整理成視頻文件，方便大家學習使用。正是因為聯合項目組在實施過程中從大處著眼，小處著手，才保障了項目的成功上線。

系統(tǒng)上線給鳳凰新媒體帶來的改變及價值

經過聯合項目組四個半月的努力，系統(tǒng)成功上線。對于管理層來說風險比效率對于一個信息化系統(tǒng)來說重要的多。鳳凰預報系統(tǒng)不但解決了費用的控制風險問題，整個控制過程符合SOX法案的相關規(guī)定，而且流程流轉效率也得到明顯的提升，公司對錢袋子的管理更好了。

1、對于普通員工來講，費用報銷操作更加規(guī)范，可以實時查看流程的審批過程，不會因為領導出差或其他不便而造成報銷周期拖長;

2、對于部門領導來說，系統(tǒng)實時提供當前可用預算大大加快了審批的決策依據，并且可以根據公司制度將流程授權并且可以及時了解部門預算的執(zhí)行情況;

3、對于項目經理來講，在流程審批的同時就可以試試了解自己所在項目的預算執(zhí)行情況;

4、對于預算分析人員來說，摒棄了繁瑣的手工控制，取而代之的是直接從系統(tǒng)中獲取相關的數據為經營分析提供數據支持;

5、對于公司VP來講，滿足條件的小金額報銷流程批量審批，使得審批過程更加的便捷和高效;并且亦可以掌握主管部門的預算執(zhí)行情況;

6、對于出納來講，與招商銀行網銀的對接，大大減輕了網銀的手工錄入量，使辦公變得更加的便捷;

7、對于總賬會計來講，省去了繁瑣的憑證錄入過程，鳳凰預報系統(tǒng)自動生成會計分錄，輕輕一鍵，自動導入到NC賬務核算系統(tǒng)中;

8、對于系統(tǒng)維護人員來講，系統(tǒng)提供了組織架構的同步功能，每個月只需簡單操作，就可以將HR部門維護的組織架構自動同步到本系統(tǒng)中，保證了公司基礎信息的唯一性。