一個(gè)項(xiàng)目里為了按時(shí)交付產(chǎn)品，順利完成項(xiàng)目，必須對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控和管理。無論什么樣的項(xiàng)目，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都需要配備相應(yīng)的資源，包括人力、設(shè)備、時(shí)間、空間、資金等基本要素。項(xiàng)目任務(wù)十分復(fù)雜，這個(gè)時(shí)候就需要做好項(xiàng)目分解工作。
一、任務(wù)分解的重要性
1.任務(wù)拆解細(xì)化
在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成需要綜合思考。確定期望達(dá)到的水平，然后將這些期望值列入到計(jì)劃中進(jìn)行跟蹤和控制。并且在項(xiàng)目進(jìn)行中可能會(huì)有很多個(gè)小目標(biāo)，這些小目標(biāo)也并不是想象中那么簡單。
因此我們要對目標(biāo)分解，知道在哪個(gè)環(huán)節(jié)做什么、誰來做，怎么做等等，因此我們需要對項(xiàng)目進(jìn)行分解，制定一個(gè)可執(zhí)行的任務(wù)列表，分解目標(biāo)很簡單，我們只需要用自然的方法將實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要做的事都列出來就行了，項(xiàng)目經(jīng)理可以使用泛普項(xiàng)目管理軟件對項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行分解，確定項(xiàng)目開始結(jié)束時(shí)間，依賴關(guān)系，里程碑。目標(biāo)分解就是讓我們知道要達(dá)成目標(biāo)究竟要做哪些事的過程。
2.責(zé)任到人
在項(xiàng)目管理中，要明確任務(wù)安排，才能保證團(tuán)隊(duì)工作的進(jìn)行有條不紊，尤其是在面臨突發(fā)問題時(shí)，更要細(xì)化目標(biāo)任務(wù)，以準(zhǔn)確快速地解決問題。
將項(xiàng)目細(xì)化為一個(gè)個(gè)具體的任務(wù)，并確保每個(gè)任務(wù)都有負(fù)責(zé)人及截止時(shí)間，這樣才能確保每項(xiàng)工作都落到實(shí)處，并且還可以最大限度地避免工作延期。項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人在細(xì)化任務(wù)、合理分配工作之后，還需要做好項(xiàng)目追蹤。要時(shí)刻關(guān)注項(xiàng)目的進(jìn)程，應(yīng)第一時(shí)間掌握項(xiàng)目運(yùn)營中出現(xiàn)的問題，及時(shí)收到反饋并予以幫助，將每一階段行動(dòng)的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。
二、泛普項(xiàng)目管理軟件分解任務(wù)的好處
1.項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行緊密相連
如果項(xiàng)目計(jì)劃與項(xiàng)目執(zhí)行不一致，就容易產(chǎn)生許多不必要的復(fù)雜問題。泛普項(xiàng)目管理軟件計(jì)劃和執(zhí)行是密不可分，動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)同步更新。每一個(gè)項(xiàng)目有且只有一個(gè)當(dāng)前計(jì)劃，所有的責(zé)任劃分與執(zhí)行狀況一目了然，團(tuán)隊(duì)成員可實(shí)時(shí)共享最新項(xiàng)目進(jìn)展情況。
泛普項(xiàng)目管理軟件提供靈活且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋C(jī)制，幫助企業(yè)管理者快速調(diào)整規(guī)則，確保項(xiàng)目有效執(zhí)行。一方面靜態(tài)展示每個(gè)項(xiàng)目的完整細(xì)節(jié)，如：合同和執(zhí)行部分;一方面通過項(xiàng)目動(dòng)態(tài)推動(dòng)，進(jìn)行頁面內(nèi)容展示，如：進(jìn)度圖、交付物驗(yàn)收、評審和報(bào)告情況。這讓人們可同時(shí)從靜態(tài)與動(dòng)態(tài)角度觀察事物，把握項(xiàng)目的全面信息，合理調(diào)整計(jì)劃，出色完成項(xiàng)目。
2.責(zé)任明晰，結(jié)果明確
在項(xiàng)目管理中，管理者和團(tuán)隊(duì)成員非常重視項(xiàng)目的責(zé)任及業(yè)務(wù)績效。泛普項(xiàng)目管理軟件不僅分配工作任務(wù)，還清晰地標(biāo)的每個(gè)任務(wù)時(shí)間、負(fù)責(zé)人、執(zhí)行內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)等情況，并聯(lián)動(dòng)實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行考核和績效評價(jià)。
泛普項(xiàng)目管理軟件幫助企業(yè)將項(xiàng)目工作進(jìn)行自然分解，并強(qiáng)化執(zhí)行適當(dāng)責(zé)任與承諾。當(dāng)某團(tuán)隊(duì)成員更改其承諾時(shí)，泛普項(xiàng)目管理軟件 會(huì)自動(dòng)通知其他相關(guān)人員。對于可能無法完成的承諾，會(huì)在項(xiàng)目概覽頁面發(fā)出預(yù)警提示，清晰地識(shí)別這些不利事件的風(fēng)險(xiǎn)，快速做出有效的決策。同時(shí)，設(shè)置可交付成果的評審與驗(yàn)收規(guī)則、實(shí)時(shí)提醒負(fù)責(zé)人參與評審與驗(yàn)收、提供實(shí)時(shí)概覽與定期的電子郵件報(bào)告等功能支持，讓企業(yè)在系統(tǒng)操作中明了項(xiàng)目責(zé)任和結(jié)果，達(dá)成有效的項(xiàng)目管理。
3.資源需求和依賴清晰明確
基于成本及資源匱乏的考慮，在現(xiàn)實(shí)執(zhí)行中，同一資源有時(shí)會(huì)被多個(gè)項(xiàng)目共享。在依賴方面，由于項(xiàng)目工作分解，讓幾乎每個(gè)項(xiàng)目都無法避免活動(dòng)或可交付成果間存在依賴關(guān)系。
對此，泛普項(xiàng)目管理軟件通過以下功能設(shè)置：使資源與可交付成果的依賴盡可能明確、自動(dòng)跟蹤間接依賴、自動(dòng)監(jiān)測不恰當(dāng)?shù)囊蕾嚥⒓皶r(shí)警告相關(guān)人員，讓所有資源需求與依賴關(guān)系一目了然。
泛普項(xiàng)目管理軟件可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理做好項(xiàng)目計(jì)劃分配，將整個(gè)項(xiàng)目劃分為不同的工作包，明確此類工作怎么劃分由誰負(fù)責(zé);可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理更好地控制項(xiàng)目記錄一些內(nèi)容如現(xiàn)階段人員的一周按日程格子記錄的開發(fā)進(jìn)度，以及狀態(tài)是否正常、是否延遲、完成率百分比。
