城建檔案信息智能化管理系統(tǒng)可實現(xiàn)將實物檔案的信息管理與城市空間信息管理融為一體，全面實現(xiàn)城建檔案的集成化、可視化管理，通過數(shù)字化掃描建庫系統(tǒng)和城建檔案信息管理結合，保護實物檔案形成電子檔案，有助于電子查閱和網(wǎng)上瀏覽，降低辦公成本，提高檔案管理效率，而且使用直觀方便，接近現(xiàn)實世界。
一、系統(tǒng)體系結構設計
全國各地城建檔案館一直非常重視城建信息化的建設，先后推行了地下管線系統(tǒng)、城建檔案管理系統(tǒng)、聲像檔案管理系統(tǒng)以及辦公OA系統(tǒng)軟件，但是隨著現(xiàn)代化的快速發(fā)展，這種各系統(tǒng)相互獨立的系列軟件已經(jīng)無法滿足實際工作需要，而且嚴重影響了工作效率。所以一套集檔案業(yè)務管理系統(tǒng)、辦公OA和聲像檔案系統(tǒng)結合的綜合系統(tǒng)更適合當今城建檔案館的需要。
正元城建檔案信息管理系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)(MIS)和城建檔案日常業(yè)務工作流程(辦公OA)的有機結合，符合國家有關政策法規(guī)和行業(yè)標準，實現(xiàn)檔案館業(yè)務自動化管理建設、城建檔案的數(shù)字化建設、庫房管理現(xiàn)代化建設。
系統(tǒng)采用B/S結構，以“項目”、“工程”、“案卷”、“文件”四級管理為主線，掛接PDF、圖片、視頻等數(shù)字檔案，利用計算機網(wǎng)絡技術、電子檔案管理信息化等先進技術手段，實現(xiàn)了檔案業(yè)務工作流程化、實體檔案數(shù)字化、查詢信息可視化、網(wǎng)上辦公自動化以及行業(yè)的標準化。系統(tǒng)采用四層架構設計，第一層基礎設施層主要為檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡系統(tǒng)，第二層數(shù)據(jù)層為各種數(shù)據(jù)庫提供數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)交換服務，第三層業(yè)務層主要為各種應用業(yè)務系統(tǒng)，第四層用戶層為使用本系統(tǒng)的系統(tǒng)用戶。
二、系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)
1.系統(tǒng)的設計思路
按照現(xiàn)行標準、規(guī)范的要求，結合現(xiàn)在城建檔案管理工作實際，采用先進的計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術，信息存儲技術、多媒體技術、工作流技術、網(wǎng)絡通信技術、安全技術等信息技術，建立一個規(guī)范、高效、系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)管理與業(yè)務流程管理融為一體，提供各種檔案管理工作元素實時運行狀況，分析其內在聯(lián)系
根據(jù)檔案管理業(yè)務操作的需求范疇，系統(tǒng)設計為7個子系統(tǒng)：數(shù)據(jù)采集子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)、查詢利用子系統(tǒng)、統(tǒng)計打印子系統(tǒng)、配置管理子系統(tǒng)、系統(tǒng)管理子系統(tǒng)和虛擬檔案子系統(tǒng)。
2.系統(tǒng)實現(xiàn)
(1)檔案數(shù)字化
現(xiàn)有紙質檔案、資料目錄及全文轉化為數(shù)字信息保存、利用。文件目錄主要利用人工輸入方法，檔案全文采用掃描后OCR轉換成為文本方式，存儲到數(shù)據(jù)庫中
館藏照片數(shù)字化。各種歷史照片掃描以后以JPEG格式或者PDF格式存儲到對應目錄下，同時其相關信息存儲在數(shù)據(jù)庫中，最終實現(xiàn)兩者關聯(lián)。
縮微膠片轉換為數(shù)字信號。將縮微照片通過縮微照片掃描儀掃描以PDF格式存儲到對應目錄下，同時其相關信息存儲在數(shù)據(jù)庫中，最終實現(xiàn)兩者關聯(lián)。
(2)系統(tǒng)開發(fā)
基于ASP.NET網(wǎng)站模板，我們根據(jù)功能的設計，用Microsoft Visual Studio 2008開發(fā)工具來開發(fā)各功能模塊，先完成系統(tǒng)登陸系統(tǒng)、用戶管理系統(tǒng)、權限設置、系統(tǒng)配置等功能模塊，再開發(fā)系統(tǒng)必備功能如檔案查詢，立卷歸檔，檔案整理，掃描件上傳掛接，統(tǒng)計打印等功能。最后開發(fā)庫房管理，溫度濕度等的實時監(jiān)測，遠程控制和報警等功能。
伴隨著功能開發(fā)的進度，我們要花大量的精力來進行界面要設計與美化，做到實用、便捷、友好的界面。同時根據(jù)系統(tǒng)設計需要，網(wǎng)站框架也進行了重新布局。這部分主要是用JavaScript來完成了菜單與圖層控制兩大部分。
