建筑工程是指項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。所有與工程建設(shè)主要活動(dòng)有關(guān)的、記錄工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的文件以及具有保存價(jià)值的各種載體均應(yīng)收集歸檔。相同的內(nèi)容可以合并到一個(gè)卷中，也可以形成多個(gè)文件。
一、檔案管理中存在的問題
1、相關(guān)市場管理缺乏規(guī)范性。要充分、充分、全面地發(fā)揮檔案管理的作用和特色，必須通過制度來規(guī)范和維護(hù)，營造良性的競爭和流通市場環(huán)境。然而，目前我國相關(guān)市場管理法規(guī)存在一些缺陷，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。檔案管理業(yè)務(wù)的承接模式不明確。特定的地域特征和行業(yè)性質(zhì)導(dǎo)致個(gè)別保障方式和保護(hù)主義的存在，延緩了管理的可持續(xù)發(fā)展。就第一個(gè)方面而言，特別是在建筑行業(yè)檔案管理的實(shí)際工作中，會(huì)導(dǎo)致管理體制上出現(xiàn)連體管理的情況。
2、檔案管理人員缺乏敬業(yè)精神。建筑一直是一個(gè)專業(yè)要求很高的行業(yè)。涵蓋了建筑、暖通、消防、給排水等諸多內(nèi)容，需要專業(yè)管理人員操作。工程檔案管理作為重要的一環(huán)，貫穿于建筑施工的全過程，其重要性和專業(yè)性不言而喻。但是從行業(yè)現(xiàn)狀來看，很多工程企業(yè)從事檔案管理的人員都是沒有經(jīng)過培訓(xùn)的，絕大多數(shù)都是從事過工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)或者現(xiàn)場施工管理的。經(jīng)過短期的檔案管理培訓(xùn)后，他們將轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｂ殭n案管理人員。
3、缺乏管理者關(guān)注的完整性。一個(gè)完整的建設(shè)項(xiàng)目包括五個(gè)方面，即決策過程、施工圖設(shè)計(jì)過程、建設(shè)項(xiàng)目投資過程、現(xiàn)場施工過程和竣工過程。這五個(gè)過程都需要建設(shè)項(xiàng)目主要管理者的參與，從而進(jìn)行有效的監(jiān)督。隨著“山清水秀是無價(jià)之寶”等相關(guān)政策的提出，建筑工程中的抑塵和環(huán)保成為除了施工質(zhì)量之外公眾非常關(guān)心的問題。為了保證上述關(guān)鍵因素的實(shí)現(xiàn)，檔案管理需要從整體上把握建設(shè)項(xiàng)目。由于建設(shè)項(xiàng)目的管理者通常更重視施工階段的管理，這也意味著大多數(shù)企業(yè)將重點(diǎn)放在實(shí)際的施工過程中，從而導(dǎo)致對其他過程的忽視，這進(jìn)一步擾亂了檔案管理的完整性、統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，從而形成了厚此薄彼的局面。
二、改善檔案管理的措施
1、完善檔案工作體系
根據(jù)國家工程檔案管理規(guī)范，以建設(shè)單位的實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，設(shè)計(jì)出符合要求、符合實(shí)際、保證執(zhí)行的工程檔案管理制度，確保檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有依據(jù)可參考、有規(guī)范可遵守。特別是對參與項(xiàng)目實(shí)施的技術(shù)人員和管理人員，通過集中培訓(xùn)和現(xiàn)場講解，讓他們克服傳統(tǒng)管理的僵化經(jīng)驗(yàn)，明確學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)制度，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的輔助工作。同時(shí)，建立健全檔案的歸檔、會(huì)簽、借閱和流通制度，盡可能避免重要手續(xù)和工程檔案的丟失對整個(gè)建設(shè)工作的影響，用有效的制度保證檔案管理的順利、有序、正常運(yùn)行，提高工程檔案的管理質(zhì)量。
2、培訓(xùn)檔案管理人員
工程檔案管理對從業(yè)人員的要求不僅體現(xiàn)在其職業(yè)素養(yǎng)上，還要求檔案管理人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、積極的工作態(tài)度和對工程檔案管理重要性的高度認(rèn)識(shí)。以工程藍(lán)圖為例，一張縱橫剖面圖從設(shè)計(jì)階段到實(shí)施階段，會(huì)有幾次變化。如果工程檔案管理人員不能意識(shí)到每一個(gè)變更，并及時(shí)選擇適用的工程文件，施工工作就會(huì)脫節(jié)，從而影響整個(gè)工程進(jìn)度。
3、明確項(xiàng)目檔案收集的范圍
界定建設(shè)項(xiàng)目的歸檔范圍，收集相關(guān)內(nèi)容。比如設(shè)計(jì)圖紙、建筑工程質(zhì)量檢測報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等。根據(jù)檔案管理的規(guī)定，明確具體的歸檔要求，突出重點(diǎn)，嚴(yán)格控制，實(shí)現(xiàn)廣義上的嚴(yán)肅性和可比性。同時(shí)，檔案管理人員要與工藝裝備技術(shù)人員和基建項(xiàng)目實(shí)施人員進(jìn)行溝通，共同比較。根據(jù)當(dāng)前項(xiàng)目推進(jìn)過程中出現(xiàn)的偶發(fā)性、突發(fā)性、典型性問題，及時(shí)調(diào)整檔案收集范圍，刪除不需要保存的資料，確保項(xiàng)目檔案的及時(shí)性、完整性和有效性，對項(xiàng)目檔案的整理結(jié)果負(fù)責(zé)。
三、泛普軟件建筑工程檔案第三方管理軟件的價(jià)值
1、加強(qiáng)項(xiàng)目目標(biāo)控制
建筑工程檔案第三方管理軟件，可以對工程項(xiàng)目的質(zhì)量、安全、進(jìn)度、投資等進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，將管理人員從繁雜重復(fù)的事務(wù)性工作中解放出來，從而降低勞動(dòng)強(qiáng)度，將更多的時(shí)間和精力投入到關(guān)鍵管理環(huán)節(jié)，提高管理效率，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。
2、促進(jìn)管理的規(guī)范化
建筑工程檔案第三方管理軟件通過對項(xiàng)目信息的管理，實(shí)現(xiàn)信息的集中化、數(shù)字化、完整性、一致性、安全性和可檢索性。因此，項(xiàng)目中的許多文件都可以電子化地存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，從而使管理更加規(guī)范和統(tǒng)一。如果想查看相關(guān)文檔，可以隨時(shí)訪問。不同級別的人有不同的查看權(quán)限，既方便了信息傳遞，又保證了檔案信息的安全。
3、提高工作效率
建筑工程檔案第三方管理軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔模式，不需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內(nèi)容，完全可以根據(jù)系統(tǒng)軟件的提示，在下一步進(jìn)行歸檔和文件歸檔。用戶還可以隨時(shí)隨地查閱文件資料，直接通過關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，這樣就可以一次搜索，不再需要搜索和翻頁，大大提高了工作效率。
工程檔案管理在建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮著不可替代的作用。通過分析現(xiàn)階段項(xiàng)目檔案存在的問題及相應(yīng)的解決方案，可以幫助企業(yè)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理的重要性，同時(shí)不斷完善自身的檔案管理體系，從而促進(jìn)整體項(xiàng)目建設(shè)水平的有效提升。
