如何提高saas項(xiàng)目軟件的辦公效率

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 　　項(xiàng)目管理也是任務(wù)與時(shí)間的管理，是為了將繁瑣、糅雜的事情清理清順，然后有條不紊的進(jìn)行。經(jīng)過(guò)大家職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)的累積，總結(jié)了不少的方法與工具等讓項(xiàng)目管理工作更加順利。

　　一、泛普軟件-提高辦公效率方法有哪些

　　1.辦公便利工具、方法

　　當(dāng)你擁有“簡(jiǎn)便方法”時(shí)，為什么不使用它呢?使用自動(dòng)化工具發(fā)送電子郵件、報(bào)告或安排時(shí)間表，不僅可以幫助您節(jié)省時(shí)間，而且可以更成功地完成工作。同時(shí)，電子郵件或電子表格的模板將為您省去很多麻煩，且易于使用，許多不同的網(wǎng)站都提供各種免費(fèi)模板，不用自己在這些“外在”上花費(fèi)過(guò)多時(shí)間，又能為自己的工作效果加分。

　　2.關(guān)鍵路徑法

　　所謂的關(guān)鍵路徑指的是項(xiàng)目中時(shí)間最長(zhǎng)的活動(dòng)順序，關(guān)鍵線路法可以確定出項(xiàng)目各工作最早、最遲開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間。通過(guò)關(guān)鍵線路法，項(xiàng)目管理者可以確定項(xiàng)目中的關(guān)鍵工作，以保證實(shí)施過(guò)程中能重點(diǎn)關(guān)照關(guān)鍵工作，保證項(xiàng)目按期完成。

　　3.責(zé)任分配矩陣

　　責(zé)任分配矩陣是一個(gè)二維矩陣表格，也稱工作責(zé)任分配表。責(zé)任矩陣中縱向?yàn)楣ぷ魅蝿?wù)，橫向?yàn)榻M織成員或部門(mén)名稱，縱向和橫向交叉處表示項(xiàng)目組織成員或部門(mén)在某個(gè)工作單元中的職責(zé)。

　　責(zé)任分配矩陣在項(xiàng)目管理中的主要作用是對(duì)項(xiàng)目的每一項(xiàng)任務(wù)分配責(zé)任者和落實(shí)責(zé)任，進(jìn)而明確各單位或個(gè)人的職責(zé)，便于管理者在過(guò)程中的管理協(xié)調(diào)。還可以顯示團(tuán)隊(duì)成員之間相互之間的協(xié)同關(guān)系，使團(tuán)隊(duì)成員能夠各司其職，進(jìn)行有效的合作，避免職責(zé)不明、推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，如果某項(xiàng)目活動(dòng)出現(xiàn)了錯(cuò)誤，通過(guò)責(zé)任分配矩陣很容易找出該活動(dòng)的負(fù)責(zé)人和具體執(zhí)行人。

　　4.專業(yè)項(xiàng)目管理軟件

　　項(xiàng)目管理者都開(kāi)始積極使用相關(guān)軟件工具來(lái)輔助項(xiàng)目活動(dòng)的開(kāi)展。同理，從計(jì)劃項(xiàng)目到管理團(tuán)隊(duì)的任務(wù)，將這使一切變得容易，且讓人不必?fù)?dān)心會(huì)忘記重要事情的項(xiàng)目管理軟件，也是在工作中值得借助使用的?？梢允褂貌煌瑑r(jià)格、不同功能的不同工具，幫助你實(shí)現(xiàn)某些結(jié)果。

　　二、如何規(guī)范化saas項(xiàng)目管理

　　1.規(guī)則化辦事

　　項(xiàng)目最大的特點(diǎn)在于實(shí)施范圍廣，影響因素多。通過(guò)項(xiàng)目管理軟件搭建一個(gè)受控的規(guī)則化環(huán)境，可根據(jù)流程簡(jiǎn)化很多繁瑣重復(fù)的工作，比如說(shuō)需求、文檔流轉(zhuǎn)傳遞、任務(wù)分發(fā)、策劃、提交等都有一套完整的閉環(huán)體系，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的工具化、流程化，摒棄手動(dòng)的excel表格的工作流，以規(guī)則制度的方式，幫助團(tuán)隊(duì)成員形成一個(gè)全自動(dòng)化的自我管理模式，提高員工的工作效率。

　　2.可視化管理

　　項(xiàng)目管理軟件可以讓項(xiàng)目信息透明化，作為項(xiàng)目辦公室與實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)的的溝通橋梁，項(xiàng)目管理軟件會(huì)對(duì)收集的信息進(jìn)行整合、處理，通過(guò)系統(tǒng)精簡(jiǎn)化及總結(jié)后及時(shí)同步給項(xiàng)目相關(guān)人員，確保項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠及時(shí)了解和掌握項(xiàng)目的最新進(jìn)展情況，并且分析項(xiàng)目數(shù)據(jù)，漸進(jìn)明晰項(xiàng)目實(shí)際情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目潛在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，

　　3.項(xiàng)目資金分析

　　項(xiàng)目資金是需要花大量時(shí)間去分析和分解的目標(biāo)，如何規(guī)劃資金使用，如何跟進(jìn)資金動(dòng)向和實(shí)際使用情況，如何控制項(xiàng)目成本并保證項(xiàng)目質(zhì)量等，都是項(xiàng)目資金管理需要考慮的問(wèn)題。在項(xiàng)目管理軟件中，由于所有數(shù)據(jù)均實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確傳遞，可有效幫助管理者實(shí)時(shí)監(jiān)控資金動(dòng)向，控制成本。

　　作為一款看上去簡(jiǎn)潔、易操作的協(xié)同辦公軟件，泛普軟件可稱得上是“協(xié)同辦公軟件界的良心”了，效率上，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出我的想象。