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工程文檔管理軟件的主要功能及優(yōu)勢

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 　　隨著信息化的進程，文檔管理越來越受到企業(yè)的重視，但是在文檔管理的過程中，企業(yè)經(jīng)常會遇到以下問題：大量文檔存儲，難以管理;搜索速度慢，效率低;文檔版本管理混亂;缺乏保障;文檔不能有效地協(xié)作共享;知識管理舉步維艱等等。因此，文檔管理逐漸成為業(yè)界研究的焦點。

　　一、工程文檔管理軟件的主要功能

　　1.安全控制

　　權(quán)限管理提供了一種權(quán)限控制機制，可以針對用戶、部門和崗位有細粒度的權(quán)限控制來控制對用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作，實現(xiàn)文檔安全共享。加密文件存儲在加密存儲中，防止文件擴散，充分保證企業(yè)級數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

       2.資料文檔管理

　　集中存儲為企事業(yè)單位提供海量文檔集中存儲的平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一文檔共享。目錄結(jié)構(gòu)支持樹形目錄結(jié)構(gòu)，文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)可以無限創(chuàng)建?？啥ㄖ频哪夸浥判?。組織中的所有成員都可以輕松安全地共享和查看文件。文檔排序支持按標題對文檔進行排序、大小、日期、排序等上傳屬性。

資料文檔管理

　　3.協(xié)同辦公

　　模板管理支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建大量的辦公模板文件，授權(quán)給用戶使用。創(chuàng)建新文檔時，用戶可以調(diào)用授權(quán)模板。系統(tǒng)自動統(tǒng)一規(guī)則命名文件，實現(xiàn)文件名的規(guī)范化管理。文檔借出支持公共文檔和個人文檔的借出管理，借出時可以控制用戶的訪問權(quán)限。借用用戶將收到系統(tǒng)發(fā)送的即時消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時間自動檢索借出的文檔。

　　4.人員管理

　　組織架構(gòu)在組織架構(gòu)中，可以根據(jù)公司的實際需要創(chuàng)建相應的部門和人員，可以批量導入用戶、職位，可以為用戶設(shè)置職位和角色等。崗位角色提供系統(tǒng)管理員、用戶管理員和流程管理員可以根據(jù)公司在組織架構(gòu)上的實際需要，為用戶定制崗位和角色，通過角色和崗位的應用，授權(quán)用戶進行相應的操作。

　　5.模塊定制

　　系統(tǒng)定制用戶可以定制系統(tǒng)徽標、限制個人文檔空間的大小、根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需求，設(shè)置文檔的最大版本數(shù)和是否開始閱讀，使系統(tǒng)更好地滿足企業(yè)內(nèi)部管理和應用需求。系統(tǒng)提供了簡單的灰色、活力綠色、淡雅藍色、浪漫玫紅、共有典雅紫經(jīng)典藍六種不同風格的皮膚供用戶自由選擇，讓每個用戶在享受快樂工作的同時，也能改變系統(tǒng)的面貌。

　　二、使用泛普工程文檔管理軟件有什么好處

　　1.企業(yè)文檔管理的標準化

　　我們都知道企業(yè)一般員工的電腦配置都是一般水平，很多崗位不需要配備太高的電腦這樣的電腦容易出問題一旦電腦中的文件丟失或損壞，就會影響工作，甚至給公司造成損失?？梢愿鶕?jù)文檔的不同類別進行細分，通過設(shè)置不同的管理權(quán)限可以防止誤刪的操作，也可以很好的解決文檔丟失的問題、損壞的問題。這樣即使自己的電腦出了問題，文檔也是存儲在云端的，電腦恢復后就可以下載了，非常安全方便，所以文檔管理軟件可以讓企業(yè)的管理更加規(guī)范。

　　2.部門之間的溝通更加方便

　　在我們傳統(tǒng)部門，以前的溝通大多是開會，大家都帶著自己的資料和筆記本，浪費時間和精力，溝通也不順暢，影響整個公司的運作效率，造成公司資源的浪費。文檔管理軟件可以突破部門之間的壁壘，更多的信息以文檔的形式電子化傳遞，每個人都可以收到，在線交流更加方便，有問題可以及時解決。

使用泛普工程文檔管理軟件有什么好處

　　3.更好地記錄公司的發(fā)展

　　每一個公司的發(fā)展過程都是非常寶貴的，公司的每一個重要時刻都被記錄下來。還記錄了公司每個員工的貢獻，來自平時的工作信息、文件處理、客戶溝通等能體會到一個公司發(fā)展的不易這些信息可以在文檔管理軟件中清楚地看到一家公司的文化是公司的靈魂，新員工也可以看到公司的發(fā)展，也可以作為入職培訓，很有意義。

　　有些項目非常大，需要分成幾個小任務(wù)或子項目傳統(tǒng)的項目管理方法有時會失敗項目管理系統(tǒng)的使用，讓管理者可以同時處理多個項目組成員，合理分配工作時間，可見項目管理系統(tǒng)的作用是非常大的。

發(fā)布：2023-03-06 13:45    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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