打破管理體系孤島 提升企業(yè)執(zhí)行力

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業(yè)要基業(yè)常青、要實(shí)現(xiàn)企業(yè)使命，就需要有能夠自我調(diào)節(jié)和自我完善的循環(huán)系統(tǒng)：管理體系。所謂管理體系即企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)一定的管理目標(biāo)，將日常管理工作統(tǒng)籌地進(jìn)行規(guī)劃、執(zhí)行、檢查與分析的管理閉環(huán)。

一個(gè)管理體系的建立是為落實(shí)一定的管理目標(biāo)，所謂管理目標(biāo)就是確定要做哪些"正確的事"。例如"加強(qiáng)安全生產(chǎn)"就是一個(gè)典型的管理目標(biāo)。制定與頒布制度和流程是將"正確的事"落實(shí)到日常工作的規(guī)定中形成"正確的做法"，例如 《公司安全生產(chǎn)管理規(guī)定》"。但，日常工作是依靠人、設(shè)備或系統(tǒng)等來(lái)完成，要確保大家去"正確地做"事就要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并修正它。這就要對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、確保 "做得正確"，這就是所謂的"生產(chǎn)安全檢查"流程。最后，對(duì)前面所有工作的結(jié)果、效果和問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)并提出各項(xiàng)改進(jìn)措施就是所謂的"持續(xù)優(yōu)化"。以上的過(guò)程就構(gòu)成了一個(gè)完整的閉環(huán)管理體系。

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)要依靠多個(gè)管理體系來(lái)實(shí)現(xiàn)不同的管理目標(biāo)，例如質(zhì)量管理體系、安全管理體系、健康環(huán)保管理體系等。管理體系是將各種管理方法、目標(biāo)、手段與獎(jiǎng)懲措施等內(nèi)容通過(guò)按條成文的方式表達(dá)出來(lái)，作為約束企業(yè)員工作的法則。管理體系的實(shí)際載體即是我們?nèi)粘Ｋ褂玫母黝愔贫任募?或者程序文件等)。

制度文件的執(zhí)行困境

制度文件中所表述的管理設(shè)想是美麗的，但設(shè)想往往在執(zhí)行過(guò)程中會(huì)遇到很多問(wèn)題、也有很多局限性。為實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)目標(biāo)，我們制定類似《生產(chǎn)安全管理規(guī)定》這樣的制度、撰寫(xiě)生產(chǎn)過(guò)程的各項(xiàng)管理要求，并將制度分發(fā)給所有相關(guān)的崗位。同樣，為了實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理目標(biāo)，又會(huì)制定《生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)定》。過(guò)一段時(shí)間，如果要確保生產(chǎn)過(guò)程中的健康環(huán)保，又要制定《生產(chǎn)健康環(huán)保管理規(guī)定》。如此隨著各項(xiàng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和時(shí)間的積累，各種管理制度的文件就會(huì)堆積如山。

上述場(chǎng)景下，作為一個(gè)生產(chǎn)管理的員工，至少需要了解三個(gè)"管理規(guī)定"和一個(gè)"操作手冊(cè)"，才能確保自己的工作不違反企業(yè)的各項(xiàng)管理體系的要求。而對(duì)于生產(chǎn)管理的員工來(lái)說(shuō)，他想要的只是"事情該怎么做"、"做錯(cuò)了會(huì)有什么后果"。而現(xiàn)實(shí)卻沒(méi)有任何一個(gè)管理規(guī)定能夠一次性全面和完整地告訴他這些信息，這些信息被分散在上述三個(gè)"管理規(guī)定"和一個(gè)"操作手冊(cè)"中。

除此之外，由于管理體系的運(yùn)行是分開(kāi)的，理論上，寫(xiě)質(zhì)量管理規(guī)定的人，是不會(huì)去寫(xiě)IT系統(tǒng)該怎么操作、健康環(huán)保有什么要求。因此，也沒(méi)有人能夠保證這些管理規(guī)定之間的內(nèi)容是相互不重復(fù)和沖突的。特別是在長(zhǎng)期管理的過(guò)程中，制度在不斷地下發(fā)，內(nèi)容在不斷地修正，這就很容易產(chǎn)生沖突和矛盾。時(shí)間已久，這些管理規(guī)定的內(nèi)容相互沖突就會(huì)愈演愈烈，最后把所有的"路"都給"封死"。

上述種種問(wèn)題的體現(xiàn)，我們稱之為"管理體系孤島"現(xiàn)象。

制度的內(nèi)涵 :"程序"與"規(guī)則"

要解決這些因制度過(guò)多而造成"管理體系孤島"的管理難題，就需要我們對(duì)各類制度文件進(jìn)行分析。以企業(yè)經(jīng)常使用的《會(huì)議管理制度》為例，中間一般會(huì)規(guī)定這么兩條制度：

1) "與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議要求準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，按指定位置就座"。

2) "凡在正式會(huì)議通知中明確應(yīng)參加會(huì)議的人員，因故不能參加會(huì)議，應(yīng)在會(huì)前提交請(qǐng)假報(bào)告，由會(huì)議主辦部室匯總后，報(bào)會(huì)議主持人批準(zhǔn)。"

就這兩條規(guī)定而言，看似相同，但實(shí)際上卻是兩種不同形式的規(guī)定：

1) 應(yīng)做的事情：與會(huì)或請(qǐng)假–匯總–批準(zhǔn)。稱之為"程序"。

2) 應(yīng)遵守的要求：準(zhǔn)時(shí)到會(huì)、指定就座。稱之為"規(guī)則"。

一般在制度中，我們都會(huì)規(guī)定以下兩方面內(nèi)容。

? "程序"：指做事的步驟、步驟順序、步驟的相互關(guān)系及交接界面。

? "規(guī)則"：指做事的前提、約束、限制、工作準(zhǔn)則、工作要求等規(guī)定。

顯然、"程序"是用來(lái)做的，"規(guī)則"是用來(lái)遵守或不違反的。無(wú)論多少制度多少規(guī)定，它們所規(guī)定的做事方式應(yīng)該是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的，這就是企業(yè)的流程。應(yīng)遵守的要求可以有很多，但是要求之間不能相互矛盾。根據(jù)博陽(yáng)咨詢對(duì)大量企業(yè)的制度文件進(jìn)行分析與研究來(lái)看，一個(gè)企業(yè)的制度文件中，"規(guī)則"性的條款占據(jù)了總條款數(shù)的60% 左右，對(duì)制度本身的描述性條款占據(jù)了條款總數(shù)的30%，僅有10% 的條款是"程序"性的條款。而恰恰是這10% 的程序性條款，是教導(dǎo)員工如何執(zhí)行工作的關(guān)鍵。

通過(guò)流程管理提升企業(yè)制度的執(zhí)行力

如果我們能夠先告訴每個(gè)人應(yīng)做的所有事情(即所有相關(guān)的流程和流程步驟)，然后在每個(gè)人做事情的時(shí)候清楚的告訴應(yīng)遵守的要求。這樣、員工就可以一次性完整的知道"什么是正確的做事方式"，從而有助于提高員工執(zhí)行的能力。

基于這樣的想法，通過(guò)流程管理來(lái)解決制度執(zhí)行力的想法就孕育而生：梳理一套標(biāo)準(zhǔn)流程，整合多套管理體系中各種制度的要求，按崗位明確參與的流程與相關(guān)的制度，并形成一套完整、全業(yè)務(wù)和組織覆蓋、可持續(xù)運(yùn)行的管理體系。

通過(guò)實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)、通過(guò)流程管理可以實(shí)現(xiàn)以下管理目標(biāo)：

? 有一套正確地做事方式 即流程，從而確保業(yè)務(wù)能夠正常運(yùn)行。

? 這套流程能夠長(zhǎng)期地滿足企業(yè)的各種管理要求(包括安全、質(zhì)量、健康環(huán)保等)。

? 這套流程能夠與每個(gè)人的工作進(jìn)行銜接，明確每個(gè)人的職責(zé)和權(quán)限。

? 這套流程能夠適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，而不斷地進(jìn)行調(diào)整。