財(cái)務(wù)信息化：如何做好預(yù)付帳款流程

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昨天，我一朋友向我請教預(yù)付帳款業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中如何處理。這些問題我在給客戶實(shí)施財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)項(xiàng)目的時(shí)候已經(jīng)碰到過多次。今天我借這個(gè)機(jī)會(huì)，就把預(yù)付款這個(gè)業(yè)務(wù)流程做一下詳細(xì)說明，給有需要的人提供參考。

具體業(yè)務(wù)描述如下：

現(xiàn)在企業(yè)的某個(gè)供應(yīng)商A，要求企業(yè)進(jìn)行預(yù)付款。預(yù)付款的比例為50%?，F(xiàn)在企業(yè)向其下采購定單，金額為50萬。為此，企業(yè)必須要先預(yù)付25萬的貨款。

現(xiàn)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要要考慮如下問題。

一是預(yù)付款的比例。因?yàn)椴煌墓?yīng)商，可能預(yù)付款的比例是不同的。一個(gè)供應(yīng)商是50%，另一個(gè)供應(yīng)商可能是20%，也可能是100%。所以，系統(tǒng)的預(yù)付款比例不是定死的，而是需要根據(jù)用戶的實(shí)際情況進(jìn)行配置。特別的，應(yīng)該在供應(yīng)商級別上結(jié)合供應(yīng)商付款條件，實(shí)現(xiàn)預(yù)付款比例的設(shè)置。同時(shí)，若跟采購系統(tǒng)結(jié)合的話，最好還能夠在采購單的級別上進(jìn)行配置。由于我現(xiàn)在講的是一個(gè)單獨(dú)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，所以，跟采購單結(jié)合我這里先略過不講。

二是后續(xù)的沖消。在以后產(chǎn)生付款需求或者應(yīng)收帳款的話，若這個(gè)供應(yīng)商有過預(yù)付款記錄的話，則在系統(tǒng)中要能夠提醒用戶，該供應(yīng)商有預(yù)付款單據(jù)，是否需要跟現(xiàn)有的應(yīng)付帳款進(jìn)行沖銷。這里要注意，在什么時(shí)候沖銷的問題。根據(jù)用戶的要求不同，沖銷的時(shí)刻一般有兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)。一個(gè)是在生成應(yīng)付帳款的時(shí)候就開始沖銷;另外一個(gè)是在產(chǎn)生付款單的時(shí)候再進(jìn)行沖銷。具體在哪個(gè)時(shí)點(diǎn)進(jìn)行沖銷的話，由財(cái)務(wù)用戶自己進(jìn)行選擇。一般的要求就是，這個(gè)沖銷的時(shí)點(diǎn)進(jìn)行確定之后，就不能再進(jìn)行更改。我接觸到的大部分客戶都是選擇在付款的時(shí)候進(jìn)行沖銷。

具體操作步驟說明如下：

第一步：采購提出預(yù)付款申請。

采購員在遇到需要預(yù)付款的時(shí)候，會(huì)提出預(yù)付款申請。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)，沒有跟進(jìn)銷存系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合。所以，這個(gè)預(yù)付款申請的話，需要采購手動(dòng)提出。

一般采購員會(huì)填寫一張預(yù)付款申請單，有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)以后，拿到財(cái)務(wù)，讓財(cái)務(wù)人員付款。財(cái)務(wù)人員看到這張預(yù)付款申請單的時(shí)候，在系統(tǒng)中輸入相關(guān)的單據(jù)內(nèi)容，并進(jìn)行付款。

在系統(tǒng)中操作的時(shí)候，要注意兩個(gè)問題。

一是單據(jù)類型的選擇。為了與其他正常付款進(jìn)行區(qū)別，在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，一般為預(yù)付款業(yè)務(wù)設(shè)置了一個(gè)特殊的的單據(jù)，即“預(yù)付款單據(jù)”。這個(gè)單據(jù)跟其他單據(jù)的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開立普通付款單的時(shí)候，會(huì)去查詢這個(gè)預(yù)付款單據(jù)，看看有沒有未結(jié)帳的預(yù)付款單，若有的話，則會(huì)提示用戶。其實(shí)，從財(cái)務(wù)管理上來說，預(yù)付款跟其他付款也有一定的區(qū)別。因?yàn)轭A(yù)付款是其他的資產(chǎn)，而不是負(fù)債。所以，無論從實(shí)際操作上來考慮，還是從財(cái)務(wù)理論上來說，把兩者進(jìn)行分開都是非常有必要的。有些財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，在單據(jù)上不做區(qū)別，但是，會(huì)有一個(gè)付款類型字段來進(jìn)行分類。道理也是一樣的。

二是最好在注明具體的采購定單號。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)沒有跟其他的系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，所以，預(yù)付款單只能夠財(cái)務(wù)部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的采購定單號碼。這主要是為了后續(xù)沖銷作業(yè)的方便。因?yàn)槲覀冊跊_銷的過程中，一般都是要對應(yīng)到具體的采購定單上，而不是只要供應(yīng)商對，什么采購定單都可以沖銷的。若我們在這里注明采購定單的話，那在沖銷業(yè)務(wù)的時(shí)候，就可以一目了然的知道，這張預(yù)付款單是針對哪張采購單的。用戶在選擇的時(shí)候，就會(huì)非常的方便。（IT專家網(wǎng)）

最后，我們還要注意一點(diǎn)，就是這張預(yù)付款單據(jù)的沖銷狀態(tài)。剛開立預(yù)付款單據(jù)的時(shí)候，這張單據(jù)的沖銷狀態(tài)顯示為“未沖銷”。這個(gè)字段一般不能手工維護(hù)，而是根據(jù)下面的沖銷業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)的更新。

第二步：付款單錄入。

到了實(shí)際付款的時(shí)候，采購人員在填寫付款申請的時(shí)候，一般會(huì)提交多張單據(jù)。如公司采購單、公司收貨單、供應(yīng)商發(fā)票。若有預(yù)付款單的話，也會(huì)附上預(yù)付款單據(jù)。這里要注意一點(diǎn)，就是發(fā)票的問題?，F(xiàn)在大部分企業(yè)的操作習(xí)慣是，供應(yīng)商在收到預(yù)付款的時(shí)候一般不開發(fā)票，而是要等到貨款結(jié)清的話，一次性開發(fā)票。當(dāng)然，具體如何操作，還是要企業(yè)跟供應(yīng)商之間進(jìn)行協(xié)商。我這里之所以把他提出來，主要是關(guān)于單據(jù)一致性的問題。若有多張發(fā)票的時(shí)候，為了后續(xù)稽核的方便，則要在發(fā)票管理中或者付款單中輸入多張發(fā)票號碼。