成功實(shí)施杭州OA 八個(gè)建議不得不聽(tīng)

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建議1：建立商業(yè)案例，量化杭州OA收益

商業(yè)案例的主要內(nèi)容之一是投資與收益分析，通過(guò)收益分析，企業(yè)能夠從戰(zhàn)略層面論證杭州OA項(xiàng)目實(shí)施的必要性，從而在高級(jí)管理層獲得項(xiàng)目實(shí)施的共識(shí)。全球經(jīng)驗(yàn)顯示，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力與其集約經(jīng)營(yíng)程度成正比，而明確投資目的，量化項(xiàng)目投資收益所帶來(lái)的收益，是企業(yè)集約經(jīng)營(yíng)的必經(jīng)之策。建立和分析商業(yè)案例一般需要6～8周時(shí)間。

集約經(jīng)營(yíng)的現(xiàn)代企業(yè)可以把建立商業(yè)案例作為企業(yè)持續(xù)改進(jìn)機(jī)制。對(duì)每一筆項(xiàng)目投資，企業(yè)要在項(xiàng)目開(kāi)始前測(cè)量運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，再用項(xiàng)目進(jìn)行后測(cè)量得出的改進(jìn)數(shù)據(jù)值與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)比，得出項(xiàng)目實(shí)施的精確收益。通過(guò)評(píng)估每個(gè)商業(yè)案例的投資回報(bào)，來(lái)改進(jìn)投資決策的準(zhǔn)確性，促進(jìn)企業(yè)效率的提高。

建議2：確保外部支持到位

外部支持包括咨詢(xún)公司在杭州OA項(xiàng)目各階段整合業(yè)務(wù)和技術(shù)方面的服務(wù)咨詢(xún)，也包括杭州OA軟件公司的必要支持。行業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的咨詢(xún)顧問(wèn)公司能運(yùn)用專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)和方法來(lái)確保杭州OA項(xiàng)目與企業(yè)的戰(zhàn)略緊密結(jié)合，并選擇最優(yōu)實(shí)施路徑，預(yù)先評(píng)估企業(yè)在組織和人員方面所需要的變革，提早規(guī)劃安排，使企業(yè)的運(yùn)作適應(yīng)新的系統(tǒng)。另外，咨詢(xún)公司在項(xiàng)目規(guī)劃中會(huì)總體考慮新系統(tǒng)的建設(shè)和與原有系統(tǒng)的整合。

建議3：確保企業(yè)內(nèi)部支持到位

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)杭州OA項(xiàng)目的支持能使項(xiàng)目目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略緊密結(jié)合，對(duì)項(xiàng)目成功作出企業(yè)戰(zhàn)略層次的最高承諾。業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目的支持可以大范圍地調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的積極性，并有可能在公平基礎(chǔ)上有效地解決項(xiàng)目和變革可能帶來(lái)的利益沖突。IT部門(mén)的支持是對(duì)項(xiàng)目技術(shù)面成功的承諾，對(duì)項(xiàng)目技術(shù)因素的實(shí)施和新舊系統(tǒng)整合的結(jié)果有直接關(guān)系。上述三方面的支持能確保企業(yè)上下參與項(xiàng)目，所有人員使用新系統(tǒng)，并建立持續(xù)優(yōu)化機(jī)制來(lái)深化杭州OA項(xiàng)目所帶來(lái)的收益。

當(dāng)杭州OA項(xiàng)目由某個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起時(shí)，要獲得其他部門(mén)和最高領(lǐng)導(dǎo)層同等力度的支持需要經(jīng)過(guò)充分的溝通、討論、協(xié)調(diào)，以建立企業(yè)范圍內(nèi)的項(xiàng)目總目標(biāo)并確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。當(dāng)杭州OA項(xiàng)目由IT部門(mén)牽頭時(shí)，項(xiàng)目目標(biāo)和必要性有待業(yè)務(wù)部門(mén)和高層領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同。無(wú)論是業(yè)務(wù)部門(mén)還是IT部門(mén)發(fā)起的杭州OA項(xiàng)目，要想獲得高層管理者同等力度的支持，必須有效證明項(xiàng)目與企業(yè)戰(zhàn)略的關(guān)聯(lián)，并預(yù)留一定的決策時(shí)間。確保內(nèi)部支持到位，是克服這些風(fēng)險(xiǎn)的有效方法。

建議4：評(píng)估新舊流程系統(tǒng)整合的復(fù)雜性

通過(guò)考慮和維護(hù)新舊系統(tǒng)與流程的一致性，企業(yè)能有效保護(hù)已有投資，也有助于精確計(jì)劃項(xiàng)目范圍、周期、從而進(jìn)行合理的資源配置。詳細(xì)的評(píng)估能促進(jìn)企業(yè)設(shè)立切實(shí)可行的杭州OA項(xiàng)目目標(biāo)，使企業(yè)在項(xiàng)目投資決策上最優(yōu)化，并消除項(xiàng)目實(shí)施中的盲點(diǎn)，有效降低新舊系統(tǒng)整合的風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目成功的把握。

不少企業(yè)和項(xiàng)目組在杭州OA項(xiàng)目規(guī)劃和實(shí)施中對(duì)新系統(tǒng)的建設(shè)給予高度的重視，卻對(duì)與原有系統(tǒng)和流程的整合欠充分考慮，有些企業(yè)和項(xiàng)目組即便把整合納入考慮范圍，對(duì)其復(fù)雜程度和所需工作量有時(shí)也估計(jì)不足。對(duì)牽涉范圍大、系統(tǒng)和流程復(fù)雜的項(xiàng)目，尤其需要行之有效的系統(tǒng)方法來(lái)完成這項(xiàng)評(píng)估。詳細(xì)評(píng)估新舊流程系統(tǒng)整合的復(fù)雜性有助于企業(yè)全盤(pán)考慮、明確項(xiàng)目范圍、做好各部分之間銜接。

建議5：建立高效權(quán)威的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)

項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的充分權(quán)威既來(lái)自高層領(lǐng)導(dǎo)的充分授權(quán)，又來(lái)自項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)及組成人員的優(yōu)秀項(xiàng)目管理履歷和在本行業(yè)杭州OA實(shí)施的專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)。高效和被賦予權(quán)威的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能有效地進(jìn)行項(xiàng)目管理和風(fēng)險(xiǎn)控制管理，確保杭州OA項(xiàng)目成功達(dá)成企業(yè)預(yù)定目標(biāo)。權(quán)威使它在項(xiàng)目中各部門(mén)可能出現(xiàn)利益沖突時(shí)，能在全局觀念下公平協(xié)調(diào)、達(dá)成共識(shí)、解決沖突。

部分國(guó)內(nèi)企業(yè)和咨詢(xún)公司可能更重視杭州OA實(shí)施活動(dòng)本身，而不是項(xiàng)目的管理，因而對(duì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的能力考察和充分授權(quán)方面與行業(yè)最佳實(shí)踐還有一定距離。有時(shí)，因?yàn)槿狈Ω邔宇I(lǐng)導(dǎo)的參與支持，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)得到的授權(quán)級(jí)別有限，因而項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的權(quán)威較低。

建議6：完善變革管理

變革管理的對(duì)象包括企業(yè)的組織、業(yè)務(wù)流程、人員技能、工作職位角色、公關(guān)傳媒、企劃溝通及員工的行為。不徹底的或低效的變革管理會(huì)降低企業(yè)在杭州OA項(xiàng)目中的收益。杭州OA項(xiàng)目猶如一項(xiàng)大的變革工程，良好開(kāi)端的關(guān)鍵在于提前評(píng)估變革對(duì)企業(yè)帶來(lái)的影響，進(jìn)行積極前瞻的變革管理。也就是根據(jù)變革帶來(lái)的影響設(shè)計(jì)對(duì)策，主動(dòng)化解對(duì)新的系統(tǒng)和流程的抵觸。

而國(guó)內(nèi)外大量研究表明，對(duì)變化的抵觸是人的本性之一，變革帶來(lái)的利益改變或沖突更可能使人對(duì)變革的抵觸加劇，主動(dòng)接納變化、偏好變革的人相對(duì)而言屬于少數(shù)。在必須實(shí)行的變革中，如果高層領(lǐng)導(dǎo)的支持不足、推動(dòng)不力，項(xiàng)目則難以克服對(duì)變革的抵觸。另外，提供專(zhuān)業(yè)變革管理外部支持的部分咨詢(xún)公司有時(shí)也缺乏符合實(shí)際、行之有效的變革管理方法論。

建議7：提供充分的終端用戶(hù)培訓(xùn)

項(xiàng)目伊始、培訓(xùn)先行。項(xiàng)目開(kāi)始前的概念培訓(xùn)能使項(xiàng)目牽涉范圍內(nèi)人員熟悉了解杭州OA系統(tǒng)，熟悉了解杭州OA系統(tǒng)的益處，有效減少抵觸，甚至調(diào)動(dòng)員工掌握所需技能的積極性;項(xiàng)目中標(biāo)準(zhǔn)和流程培訓(xùn)能使用戶(hù)了解新的標(biāo)準(zhǔn)、角色和責(zé)任;流程情景培訓(xùn)能利用模擬和測(cè)試環(huán)境使員工得以在新的流程中的操作;終端用戶(hù)手冊(cè)為員工的日常工作提供指導(dǎo)、并幫助記錄所存在的問(wèn)題而進(jìn)一步改進(jìn)。沒(méi)有這些培訓(xùn)，新系統(tǒng)和流程就很難被企業(yè)的員工接受，即使被接受了，也很難被使用。培訓(xùn)不充分或未達(dá)到效果時(shí)，杭州OA系統(tǒng)帶來(lái)的收益將因人員的無(wú)法執(zhí)行而大打折扣。

建議8：建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，不斷提升杭州OA收益

持續(xù)改進(jìn)機(jī)制包括建立新一輪的商業(yè)案例，確立新的關(guān)鍵業(yè)務(wù)指標(biāo)(KPI)，實(shí)現(xiàn)新的收益。建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制能使企業(yè)充分利用現(xiàn)有杭州OA系統(tǒng)增加更大的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)收益，并通過(guò)這個(gè)機(jī)制找出企業(yè)需要持續(xù)改進(jìn)的方面，持續(xù)加強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。而失去持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，杭州OA的收益將被限制在項(xiàng)目上線(xiàn)初始收益，而系統(tǒng)本身可能變成新的歷史遺產(chǎn)。（報(bào)告在線(xiàn)）