數(shù)字化校園辦公系統(tǒng)

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　信息化時代，資源高度共享，高校建設OA系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉睫。本文以高校建設OA系統(tǒng)的過程為例，淺談OA系統(tǒng)實施過程中遇到的問題和解決方案。

　　1 學校OA建設的困難

　　高校OA系統(tǒng)建設按照實施主體不同，可分為前期的實施保障、系統(tǒng)設計與開發(fā)、系統(tǒng)應用與維護3個階段。第二個階段的實施主體是軟件公司，其他兩個階段的實施主體均為學院自身。高校在實施過程中遇到的困難如下：

　　1.1 建設之初缺乏足夠的實施保障

　　OA系統(tǒng)的建設需要一個較長的周期，并不是看到其他高校有，我們也要有。該系統(tǒng)是一項周期長、資金投入大、技術高的工程，因此高校在實施前的項目保障工作是否到位關系到系統(tǒng)建設的成敗。具體實施內(nèi)容主要包括：人員配備、經(jīng)費投入、硬件購置等工作。

　　人，是系統(tǒng)中最為關鍵的因素，高校在實施前期在對人員配備的認識上存在誤區(qū)，認為這只是技術人員的事，同其他員工關系不大。在設備購置上重硬輕軟，以為配置了高性能主機、暢通的網(wǎng)絡就行了，忽視了起關鍵作用的軟件。以上問題如果不解決，必然影響后期使用的效果。

　　1.2 對系統(tǒng)的認識不足，給系統(tǒng)的設計與開發(fā)帶來隱患

　　高校OA系統(tǒng)采用泛普軟件的“Office Anywhere網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)”。該系統(tǒng)采用模塊化設計，可以根據(jù)高校的特點、用途、規(guī)模等因素選取符合自身需求的功能模塊。

　　定制OA系統(tǒng)的注意事項：一是必須關注辦公自動化內(nèi)容的發(fā)展變化。如果不能立足現(xiàn)在放眼未來，往往導致有關規(guī)劃和設計不能收到較好的效果。二是必須很好地認識OA系統(tǒng)的層次及發(fā)展。OA系統(tǒng)按其職能可分為事務型、管理型和分析決策型3種不同的層次。實際上，現(xiàn)代的辦公自動化技術完全能實現(xiàn)事務型與管理型的辦公業(yè)務，隨著數(shù)據(jù)倉庫及數(shù)據(jù)挖掘技術的發(fā)展，分析決策型系統(tǒng)的實用化階段也將來臨。OA系統(tǒng)的開發(fā)方法必須能適應這些經(jīng)常性的變化，而且這種適應性的調(diào)整不能只靠修改程序來進行，必須將這種調(diào)整、適應的控制權交到用戶手中。在設計過程中，系統(tǒng)的需求不能脫離實際、貪大求全。

　　1.3 系統(tǒng)實施、推廣力度不足，后期維護工作不到位

　　不少高校普遍感到OA系統(tǒng)的推廣工作具有相當難度，系統(tǒng)啟用后人們?nèi)员容^倚重傳統(tǒng)辦公模式，使用的人員范圍有限，系統(tǒng)功能利用率低，最后甚至成了擺設。

　　2 高校OA建設著力要解決的問題

　　2.1 領導重視和健全的組織機構是成功實施OA系統(tǒng)的前提

　　早期的辦公自動化雖然只涉及辦公自動化設備的使用，但它解決了人們辦公中的許多大問題，效果明顯，而需要改動的東西較少?，F(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)的成功實施，不僅需要領導的重視，更需要在組織機構上有所保障，需要落實所需的經(jīng)費，需要進行相關計劃的制訂和執(zhí)行。為配合OA系統(tǒng)的實施，學校成立了專門的領導小組，配備了專門的實施人員。現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的實施，不管辦公自動化軟硬件有多好，如果沒有領導的重視和強有力的組織機構保障，就寸步難行。

　　2.2 實現(xiàn)思維方式、管理思想和管理體制的轉(zhuǎn)變是成功實施OA系統(tǒng)的基礎

　　首先，實施OA系統(tǒng)的過程中如何使用戶轉(zhuǎn)變思維方式，認識到系統(tǒng)實施過程中人是最重要的角色，起核心作用的是人而不是計算機和軟件是非常重要的。其次，OA系統(tǒng)的實施使得工作流程更加透明、更加民主，傳統(tǒng)的領導決策、員工執(zhí)行、少讓群眾知道的管理思想是行不通的，這對現(xiàn)行管理體制將形成較大的沖擊，也是較難實現(xiàn)的一個轉(zhuǎn)變。

　　2.3 詳細設計，多方協(xié)作開發(fā)是成功實施OA系統(tǒng)的關鍵

　　做好OA系統(tǒng)的設計，首先應做好需求信息的收集。開發(fā)方通常根據(jù)高校的需求來開發(fā)相應功能的系統(tǒng)，因此，高校要建立有效暢通的信息溝通機制。高校由辦公室各個秘書收集工作流程的信息，確定設計的模塊，編寫需求分析草案，然后交由專家論證，論證完畢便提交到由校方全體實施人員和開發(fā)方開發(fā)人員參加的討論會上交流，辦公室的一個信息秘書把匯總的需求統(tǒng)一向開發(fā)人員進行解釋，對雙方理解不一致的地方進行協(xié)調(diào)。這樣，開發(fā)人員開發(fā)的系統(tǒng)才能最大限度接近實際的需求。

　　其次，OA的整合與相互協(xié)作。高校OA系統(tǒng)包括如下幾個模塊。相互獨立又相互關聯(lián)。

　　(1) 日常辦公的文字處理。日常事務中業(yè)務量最大的工作是文字處理，其內(nèi)容主要有：文字編輯、排版、存儲、打印等。

　　(2) 數(shù)據(jù)表格處理。各種Excel數(shù)據(jù)表格的處理。

　　(3) 非文字資料的處理。主要包括對圖形、圖像、錄音、視頻等資料進行分類、存儲、索引、檢查等。

　　(4) 行政事務處理。主要有人事、學籍、工資、教學等管理。

　　(5) 內(nèi)部網(wǎng)實時通信。這是OA系統(tǒng)的重要功能之一。實現(xiàn)各部門之間信息傳遞與共享，是實現(xiàn)高效辦公的基礎。

　　3 高校OA發(fā)展趨勢

　　高校OA發(fā)展趨勢可歸納為3個方面：“平臺化”、“智能化”、“人性化”。

　　3.1 統(tǒng)一平臺

　　信息網(wǎng)絡時代的OA是一種跨部門運作的基礎信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)將整個學院各個部門緊密聯(lián)系在一起，共享資源，提升管理效率，將以往的信息孤島連接成統(tǒng)一的平臺。

　　3.2 智能辦公

　　隨著網(wǎng)絡和信息技術的發(fā)展，用戶在進行業(yè)務數(shù)據(jù)處理時，面對海量數(shù)據(jù)，往往費時費力，辦公系統(tǒng)能夠在簡單存儲的基礎上進行智能的分析總結(jié)，快速從海量數(shù)據(jù)中挖掘有用信息，提高工作效率，節(jié)省辦公成本。

　　3.3 人性管理

　　隨著OA功能的不斷擴展，業(yè)務需求不斷增多，而且更加多樣化。這就要從界面設計、操作習慣等方面進行改進，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工應用，實現(xiàn)真正的人本管理