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OA軟件知識

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OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目成功六步走

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實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化是當(dāng)下大多數(shù)企業(yè)愿望，但是，如何從種類繁雜的OA辦公系統(tǒng)中選擇一款合適的，如何成功實(shí)施OA并落實(shí)系統(tǒng)，并非易事。對于絕大多數(shù)用戶來說，如何成功實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)已成了一塊心頭大病。
        而如何實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)的六個(gè)要點(diǎn)在于：選型、試用、實(shí)施、落實(shí)、開放和服務(wù)。只有做好這六點(diǎn)，才有可能真正實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)。
　　一、選型OA
　　對用戶來說，要想選到一款合適的產(chǎn)品，就必須結(jié)合自身需求，對OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品進(jìn)行考察，首先要看系統(tǒng)的功能模塊。如果其功能模塊能夠很好地處理企業(yè)日常工作、核心業(yè)務(wù)，以及與其他系統(tǒng)之間的整合集成，同時(shí)滿足企業(yè)未來發(fā)展對OA開放性、管理性、維護(hù)性的要求，自然是用戶的理想之選。
　　一般來說，OA辦公系統(tǒng)的基本模塊包括：流程應(yīng)用、表單應(yīng)用、公文管理、電子郵件、文檔管理、計(jì)劃管理、公共信息等。如果以給企業(yè)帶來價(jià)值大小的緯度對所有OA功能模塊評估的話，基本上遵循8：2定律，其中工作流程模塊、數(shù)據(jù)整合、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能應(yīng)用為企業(yè)帶來的了80%的價(jià)值，其余的模塊帶來20%的價(jià)值。因此，用戶需要重點(diǎn)考察OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品工作流程、數(shù)據(jù)整合、報(bào)表統(tǒng)計(jì)的技術(shù)水準(zhǔn)，這是衡量產(chǎn)品的重要標(biāo)準(zhǔn)。
　　對用戶來說，選好OA最重要的一點(diǎn)，就是緊抓關(guān)鍵應(yīng)用。這樣，也為產(chǎn)品的進(jìn)一步成功應(yīng)用打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
　　二、試用OA
　　用戶在選擇OA時(shí)，一直受OA辦公系統(tǒng)的易用性、穩(wěn)定性、開放性、安全性以及實(shí)用性等問題的困擾，而OA廠商完全可以以開放的心態(tài)為用戶提供一個(gè)試用平臺，解除用戶的困惑。產(chǎn)品試用作為OA用戶了解廠商的一個(gè)重要窗口，對用戶和廠商而言，都是具有重大意義的。
　　并且，OA不同于ERP這樣的大型化、復(fù)雜化軟件，是適合試用的，而且OA選型必須看產(chǎn)品實(shí)況，不能只看方案和DEMO。OA試用也會(huì)讓那些只懂理念包裝的OA辦公系統(tǒng)廠商露出真實(shí)的面目，規(guī)范了競爭秩序，促進(jìn)行業(yè)的優(yōu)勝劣汰，為企業(yè)信息化建設(shè)的成功帶來更多保障。
　　事實(shí)上，對OA的潛在用戶來說，要想知道一款產(chǎn)品是否跟自己想象的一樣，就必須試用。OA好不好，用了才知道。
　　在試用OA的過程中，首先要體驗(yàn)OA的界面，看看是否簡潔大方、友好。OA界面是用戶與系統(tǒng)交互的窗口，友好度高的界面可以降低用戶使用過程中的視覺疲勞，切忌華而不實(shí)。
　　其次，要體驗(yàn)系統(tǒng)的后臺管理和維護(hù)，特別是系統(tǒng)管理員的設(shè)置項(xiàng)是否完善和安全，是否功能強(qiáng)大和維護(hù)簡單方便。
　　而最關(guān)鍵的，要對OA的常用功能進(jìn)行查看，如消息收發(fā)、通知公告、文件交換、電子郵件等，看其操作是否順手、簡便。這一步的試用非常重要，因?yàn)橛械腛A辦公系統(tǒng)表面看起來功能很強(qiáng)大，但設(shè)置極為繁復(fù)，給日后的使用造成了很大的困難，這就是OA易用性、實(shí)用性不良的體現(xiàn)。
　　接下來，用戶就要針對自身需要重點(diǎn)試用OA功能，如工作流，從流程設(shè)置開始做起，到表單輸入，一直到整個(gè)流程的審批結(jié)束，整個(gè)過程都需要用自身企業(yè)的實(shí)際情況一步步去檢驗(yàn)，要看設(shè)置是否簡單。
　　在當(dāng)前OA市場品牌林立的情況下，很多用戶在選型時(shí)倍感頭疼，不少用戶因選錯(cuò)產(chǎn)品而導(dǎo)致應(yīng)用失敗。為了萬無一失，用戶在引進(jìn)OA之前，應(yīng)對產(chǎn)品進(jìn)行體驗(yàn)，檢驗(yàn)產(chǎn)品的易用性、適用性、穩(wěn)定性、關(guān)聯(lián)性、良好的服務(wù)等，真正感受到產(chǎn)品的優(yōu)劣，才能選到更易成功應(yīng)用的系統(tǒng)。
　　三、實(shí)施OA
　　選好了產(chǎn)品，并不意味著就能用好這一款產(chǎn)品。在確定好了要引進(jìn)的OA辦公系統(tǒng)之后，用戶也迎來了新一輪的挑戰(zhàn)，那就是實(shí)施。為了確保用戶成功實(shí)施，優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)廠商也出臺了一系列的保障措施。
　　OA實(shí)施是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此，OA實(shí)施應(yīng)有一個(gè)科學(xué)的方法作指導(dǎo)，來嚴(yán)格規(guī)范這一實(shí)施過程，規(guī)避不可控因素造成的影響，以期達(dá)到最好的結(jié)果，在進(jìn)行產(chǎn)品實(shí)施時(shí)可以根據(jù)不同的情況進(jìn)行借鑒，分別對待。
　　而且，由于企業(yè)管理模式千差萬別，實(shí)施過程一方面要求企業(yè)適應(yīng)軟件提供的規(guī)范管理模式，另一方面也要根據(jù)用戶的需求對軟件質(zhì)量提出要求。其中，產(chǎn)品的易用性和實(shí)用性是成功實(shí)施的兩大前提。只有OA具備了較強(qiáng)的易用性和實(shí)用性，產(chǎn)品才能成功實(shí)施。
　　1、易用性
　　OA的易用性是實(shí)施的關(guān)鍵。很多用戶在選型之初，就已經(jīng)列好了所需的功能模塊，但實(shí)際應(yīng)用中卻經(jīng)常用不好這些功能。其中一個(gè)很重要的原因就是OA辦公系統(tǒng)的易用性不夠，讓用戶無法輕松地運(yùn)用自如。所以，OA要實(shí)施成功，在易用性上必須做到極致，這包括容易安裝、容易設(shè)置、容易培訓(xùn)、容易使用、容易維護(hù)、容易開發(fā)等一系列內(nèi)容。
　　2、實(shí)用性
　　管理軟件行業(yè)有句話叫“產(chǎn)品不行，累死實(shí)施”。企業(yè)在OA實(shí)施上不僅要著眼于OA的易用性，還要考慮到OA的實(shí)用性。只有OA的實(shí)用性高，才能幫助企業(yè)解決實(shí)際問題，讓企業(yè)長期穩(wěn)定的依賴OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。而提高產(chǎn)品實(shí)用性的關(guān)鍵在于務(wù)實(shí)的產(chǎn)品功能設(shè)計(jì)，就是拒絕空洞的理念和花哨的包裝，不開“空頭支票”，也不對功能做簡單的堆砌，讓用戶將真正需要的功能用好、用透。
　　3.實(shí)施步驟
　　好的開始就是成功的一半，具體到實(shí)施工作的階段目標(biāo)，按照順序則是：1、讓員工接受，快速應(yīng)用；2、讓員工喜歡，開發(fā)調(diào)整；3、工作流統(tǒng)一化、數(shù)據(jù)整合、決策支持、持續(xù)優(yōu)化。
　　總得來說，OA成功路上面臨諸多實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，最關(guān)鍵的還是廠商應(yīng)從易用性和實(shí)用性上保證OA產(chǎn)品能夠應(yīng)用到企業(yè)中，然后在實(shí)施的過程中分清階段目標(biāo)，通過提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，來盡力縮短實(shí)施周期，將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，才能將OA辦公系統(tǒng)的價(jià)值發(fā)揮到最大化。
　　四、落實(shí)OA
　　在OA辦公系統(tǒng)實(shí)施成功后，并不一定能發(fā)揮其作用。接下里，只有做好了OA辦公系統(tǒng)的落實(shí)工作，在企業(yè)中普及應(yīng)用，才能將其信息化價(jià)值最大化。
　　OA辦公系統(tǒng)是一種相對簡單的企業(yè)管理軟件，卻又非常靈活，彈性很大，涉及人員廣泛，要在企業(yè)中順利得到落實(shí)，就必須通過技術(shù)化
 
手段和管理化手段來促進(jìn)落實(shí)？其中，產(chǎn)品是基礎(chǔ)，高層是關(guān)鍵。在具體操作中，可以采取以下步驟：
　　1、 先易后難地落實(shí)
　　OA辦公系統(tǒng)的落實(shí)要先易后難，而且要做到對員工有用。所以需要OA實(shí)施人員幫助用戶先落實(shí)一些基礎(chǔ)的功能，包括會(huì)議通知、工作通知、收發(fā)文系統(tǒng)以及郵件系統(tǒng)等一些更容易上手的模塊。等員工習(xí)慣了，再落實(shí)文檔管理系系統(tǒng)、任務(wù)跟蹤、請示匯報(bào)、信息門戶等新應(yīng)用。
　　2、提供充分的支持
　　在OA的落實(shí)過程中提供充分的業(yè)務(wù)、技術(shù)和培訓(xùn)支持，包括：及時(shí)制訂OA運(yùn)行管理制度，使得OA系統(tǒng)具有可操作性；要對OA的應(yīng)用要提供充分的技術(shù)保障，保證系統(tǒng)暢通、穩(wěn)定。
　　3、發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用
　　落實(shí)OA是一把手工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。為什么這么說？因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)是管理類軟件，是對傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的辦公模式的，只有一把手了。其實(shí)，許多“一把手”本身還是需要引導(dǎo)的對象，如果他們不重視，不上OA，那么就算讓員工都用，流程也會(huì)卡住，失去效率。只有管理層才會(huì)真正重視OA，才能更順利的推行OA。　
　　4、從上而下落實(shí)
　　OA辦公系統(tǒng)的落實(shí)需要組織全員的配合，但也要靠組織由上而下的推動(dòng)力量。要在部分功能基本具備投入使用條件的情況下，要堅(jiān)決地取消手工方式以推廣OA系統(tǒng)的使用 ，使得OA系統(tǒng)合法地、唯一地投入運(yùn)行，成為生產(chǎn)必須的一個(gè)環(huán)節(jié)。
　　5、加強(qiáng)制度考核
　　要制訂OA推廣考核制度，使OA辦公系統(tǒng)的落實(shí)與部門和個(gè)人的考核掛鉤，并獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，處罰落后。
　　在信息時(shí)代，全面推行OA辦公系統(tǒng)是提高工作效率，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公的網(wǎng)絡(luò)化、信息化和無紙化目標(biāo)的重要舉措。而只有在組織中做好了落實(shí)這一環(huán)節(jié)，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用才能滲透公司財(cái)務(wù)、人事管理、生產(chǎn)調(diào)度、收發(fā)文件等業(yè)務(wù)領(lǐng)域和生產(chǎn)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，有力提升組織信息化建設(shè)水平。
　　五、OA辦公系統(tǒng)的開放性
　　開放性是檢測OA辦公系統(tǒng)的重要標(biāo)準(zhǔn)：這代表了軟件的生命力。開放性好的OA辦公系統(tǒng)將有利于產(chǎn)品在未來根據(jù)用戶的需求進(jìn)行升級和拓展。
　　OA辦公系統(tǒng)正逐漸成為一個(gè)綜合性的協(xié)同辦公和管理平臺，除了日常的行政辦公，OA開始越來越多的從事業(yè)務(wù)管理和項(xiàng)目管理，甚至人事管理、客戶管理、資產(chǎn)管理、服務(wù)管理、知識管理等等。
　　但這些管理并非孤立存在，而是互相關(guān)聯(lián)的。OA辦公系統(tǒng)要做好這些管理就必須連接其他的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享，為管理者集中呈現(xiàn)各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，服務(wù)于管理和決策。只有開放性好的OA辦公系統(tǒng)才能與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無縫對接。
　　除了開放的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)可以和企業(yè)已有的信息資源集成，OA辦公系統(tǒng)開放性好還意味著在開發(fā)建設(shè)中能夠獲得更多的技術(shù)支持，容易升級，意味著一旦企業(yè)的需求發(fā)生變化，系統(tǒng)能夠盡快的得到擴(kuò)充，持續(xù)滿足用戶的信息化需求，原有的投入得到有效的保護(hù)，從而在整體上得到良好的投入產(chǎn)出效益。
　　六、OA廠商的服務(wù)
　　在做到以上五個(gè)要點(diǎn)之后，還有一個(gè)最重要的一點(diǎn)：服務(wù)。只有將服務(wù)的精神貫穿軟件的應(yīng)用，才能真正體現(xiàn)出協(xié)同管理軟件的價(jià)值。
　　如今各行各業(yè)均趨于服務(wù)化，軟件也同樣如此。而OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用效果的好壞，主要取決于后期的實(shí)施過程，一方面是企業(yè)自身的使用，另外廠商所提供的服務(wù)也至關(guān)重要。服務(wù)主要從幾方面考量，比如是否能夠及時(shí)解決用戶問題、是否能提供專業(yè)的咨詢與售后等。
　　長期以來，國內(nèi)管理軟件服務(wù)費(fèi)難收，貌似已經(jīng)成為一個(gè)非常普遍的問題。在國外，賣軟件就是賣服務(wù)的觀點(diǎn)已經(jīng)獲得廣泛的認(rèn)同，國外的軟件廠商主要以收取服務(wù)費(fèi)的方式獲取利潤。而在國內(nèi)，想讓OA辦公系統(tǒng)廠商依靠服務(wù)費(fèi)來生存，顯然還不現(xiàn)實(shí)。但是，賣軟件就是賣服務(wù)這一核心是OA辦公系統(tǒng)的內(nèi)在本質(zhì)卻沒有變化。當(dāng)前，服務(wù)能力是協(xié)同軟件木桶中的“短板”。許多OA辦公系統(tǒng)廠商為了能在激烈的市場競爭中生存下來，往往忽視對自身團(tuán)隊(duì)服務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，忽略企業(yè)服務(wù)能力的建設(shè)。
　　在創(chuàng)新不斷、追求效率的今天，片面的技術(shù)能力已經(jīng)不再是打動(dòng)企業(yè)的決定要素，OA辦公系統(tǒng)廠商優(yōu)秀的服務(wù)理念及服務(wù)內(nèi)容，才是幫助用戶用好OA的關(guān)鍵點(diǎn)。
發(fā)布：2007-02-09 14:06    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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