一個良好的OA辦公系統(tǒng)，應(yīng)該以計劃為核心、以控制為手段

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大部分OA辦公系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計算機自動化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個較好的OA系統(tǒng)遠(yuǎn)沒有這樣簡單，必需融入管理的思想，引進(jìn)切實可行的管理技術(shù)，讓OA系統(tǒng)服務(wù)于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務(wù)，所以O(shè)A系統(tǒng)一定要架構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上，才能確保OA系統(tǒng)的有效性和實用性，一些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是OA與管理的定位問題，本末倒置的緣故。
　　一個良好的OA辦公系統(tǒng)，應(yīng)該以計劃為核心、以控制為手段，實現(xiàn)“以人為本”、“動態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。那么OA系統(tǒng)如何與管理思想結(jié)合呢?主要體現(xiàn)在“工作管理”、“溝通管理”、“管理創(chuàng)新”和“授權(quán)機制管理”四個方面。本文先詳細(xì)闡述OA系統(tǒng)如何與工作管理相結(jié)合。
　　一切辦公活動過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的，因此，工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問題解決的深度也決定了OA系統(tǒng)的應(yīng)用水平，工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進(jìn)管理、輔助管理。一個體現(xiàn)“以人為本”設(shè)計思想的泛普OA系統(tǒng)，應(yīng)該建立在個人工作管理、組織工作管理和項目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。
　　做好個人工作管理
　　在辦公管理中，無論任何工作、任何事情，最終都是通過人來完成的，管理的本質(zhì)是人。“個人工作管理”系統(tǒng)解決個人工作效率的問題，包括個人總結(jié)、任務(wù)備忘、個人助理、日程管理、工作處理。
　　“個人總結(jié)”是個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納?？梢园凑彰咳?、每周、每月或年度等進(jìn)行分類總結(jié)，既方便查詢又便于個人總結(jié)得失。管理人員可以要求員工每日、每周、每月或每年度給出其工作總結(jié)，也可以按需要的時間段進(jìn)行分類統(tǒng)計，及時了解員工的工作和任務(wù)的進(jìn)展情況，把握工作進(jìn)度，總結(jié)工作得失。
　　“任務(wù)備忘”提醒本人將要做的一些重要任務(wù)，既可由本人創(chuàng)建，也可以是其他相關(guān)人員創(chuàng)建。
　　“個人助理”是個人辦公的計算機秘書，可以按信息種類建立自己的電子便箋、各種通信錄，能夠?qū)⒏鞣N常用信息迅速地分類保存，便于以后工作中查找使用，為個人辦公提供更細(xì)致的服務(wù)。
　　“工作計劃”用來設(shè)置個人的工作日程，并在設(shè)定的時間給予提示，防止錯過重要工作和活動。個人日程管理包括其他人安排給自已的工作、自已自行安排的工作，即可以避免時間沖突，又可以讓其他人了解自己的日程安排。上級領(lǐng)導(dǎo)在“工作計劃”中為下屬人員安排的日程，在下屬人員的“個人工作計劃”中也能看到。
　　“工作處理”包括工作描述、工作匯報、工作考核、參與人員及參與部門等，將每項工作分解開來，便于工作的管理。每項工作都配以甘特圖，使工作表述得更加明了。
　　按照工作性質(zhì)，又將個人的工作分為“負(fù)責(zé)的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“已建的工作”等，這種清晰的工作分類，極大地方便了工作的查詢和處理。
　　目前大部分OA系統(tǒng)很難將企業(yè)業(yè)務(wù)工作落實到個人辦公上，個人工作管理的設(shè)計，可使個人辦公與部門辦公、企業(yè)業(yè)務(wù)有機地結(jié)合起來。
　　實現(xiàn)組織管理
　　組織管理解決人與人之間聯(lián)合工作的問題，并要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，系統(tǒng)地推進(jìn)管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。工作標(biāo)準(zhǔn)也是人力資源考核的基本標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)可以方便靈活地建立用戶的部門目錄樹和角色目錄樹，主要目標(biāo)是將各部門、各個人的力量通過組織管理聯(lián)合起來，最終達(dá)到預(yù)定管理目標(biāo)。
　　組織管理是針對各個企業(yè)中組織類的工作管理，分為部門工作管理、工作總結(jié)、部門日程及人事管理等。特點如下：
　　各級管理人員可以查看其權(quán)限范圍內(nèi)的人員、部門的工作計劃、工作總結(jié)及進(jìn)度匯報等，同時對與其管理級別相對應(yīng)的計劃、總結(jié)等進(jìn)行審核、點評和調(diào)整等。
　　部門一級的工作可以采用多種方式進(jìn)行描述：列表的形式、甘特圖形式、工作計劃圖(時標(biāo)邏輯圖、時標(biāo)圖、單代號圖和橫道圖)形式、工作分解結(jié)構(gòu)圖形式及統(tǒng)計報表形式等。從各個層面和視角對工作的時間、邏輯關(guān)系、進(jìn)度等進(jìn)行體現(xiàn)。也可采用前鋒線技術(shù)，可以即時、直觀地反映工作計劃和執(zhí)行情況。
　　部門工作可以包含子工作。每項工作可被分解為具體子工作，子工作可以有自己的負(fù)責(zé)人、進(jìn)程時間等，同時又與總體工作保持邏輯關(guān)系。這樣，無論多復(fù)雜的工作分解開來處理都會清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加輕松。部門工作考核的功能也十分實用，只有管理人員才能使用工作考核的權(quán)限，可以對所管轄人員進(jìn)行考核評價。工作考核也是建立在明確內(nèi)設(shè)機構(gòu)和工作崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，分類分級明確工作目標(biāo)，以動態(tài)考核為主、定性與定量相結(jié)合，實行全員能力和績效考核，獎優(yōu)罰劣。
　　管理人員可以查看所管轄范圍內(nèi)部門、人員的日程安排情況，并根據(jù)事務(wù)的重要性來安排下級人員的日程，同時可以查看部門日程安排、領(lǐng)導(dǎo)公開的日程，需要領(lǐng)導(dǎo)參加的可以通過日程安排給上級領(lǐng)導(dǎo)安排日程?？傊?，詳細(xì)的工作計劃可以將參與此事務(wù)的相關(guān)人員一次進(jìn)行安排，并設(shè)有提醒功能，與即時通訊系統(tǒng)緊密結(jié)合，將日程安排通過即時通分發(fā)給相關(guān)人員。
　　人的不確定性是企業(yè)人力資源管理最難把握的事。人事管理單元是部門工作管理中的一個組成部分，其內(nèi)容包括個人資料、工作資料、履歷表及附件表，管理者可時根據(jù)管理范圍隨時查看下屬員工的基本信息，以便根據(jù)員工能力和特長安排工作。
　　組織管理更加符合現(xiàn)代辦公管理特點，是各級管理人員專用的系統(tǒng)，是各級管理人員系統(tǒng)地了解企業(yè)經(jīng)營管理信息及輔助決策信息的重要工具。雖然組織辦公工作涉及數(shù)據(jù)復(fù)雜，但此系統(tǒng)的操作比較簡單，管理數(shù)據(jù)往往涉及到企業(yè)機密，所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)時，必須進(jìn)行身份認(rèn)證。
　　完成項目管理
　　日常辦公按類型分為兩種，一種是事務(wù)型辦公，一種是項目型辦公。項目型辦公在辦公管理占的比重較大，如果還是按照以前的事務(wù)型處理，很難達(dá)到辦公目標(biāo)，這也是傳統(tǒng)OA所沒有考慮到的。只有對辦公工作類型進(jìn)行透徹地深入分析，對不同工作類型采用不同的處理方式，才能真正得心應(yīng)手地應(yīng)用OA系統(tǒng)，提高辦公效率。
　　項目管理中的組織計劃是單位或部門對未來一定時間內(nèi)要做的工作，從目標(biāo)、任務(wù)、要求到措施預(yù)先作出設(shè)計安排。工作有先后、主次、緩急之分，進(jìn)程又有一定的階段性，因此在計劃中針對具體情況應(yīng)事先規(guī)劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責(zé)任人、參與人等，這樣才能職責(zé)明確、操作有序、執(zhí)行無誤。
　　上級領(lǐng)導(dǎo)可以通過項目管理的方式對所管理單位或部門進(jìn)行任務(wù)安排、工作安排，任務(wù)、工作安排會自動落實到部門的負(fù)責(zé)人。各個部門負(fù)責(zé)人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一安排，設(shè)定自已部門的具體目標(biāo)，通過管理人員與員工持續(xù)、動態(tài)的溝通，明確員工的工作任務(wù)，采用確保完成任務(wù)實現(xiàn)目標(biāo)的措施，然后各就各位，把詳細(xì)的工作計劃再分配下去。這樣，上級領(lǐng)導(dǎo)就清楚要完成計劃須動員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑，做到心中有數(shù)，這既與實際工作相結(jié)合，又為計劃提供預(yù)見性信息。只有采用項目管理的方式，對組織計劃進(jìn)行動態(tài)控制，清楚所制訂的措施、辦法，才能順利地完成任務(wù)，從而實現(xiàn)整體管理的目標(biāo)。