創(chuàng)業(yè)家必修課－成本的控制與管理

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成本系指為達成某事物而必須放棄的東西，成本也是把原料轉變成產(chǎn)品所涉及的購進、處理(生產(chǎn))、與遞送等活動中必須支付的價格。有效的成本控管可提供重要的管理信息，同時凸顯缺乏效率的實務；成本數(shù)據(jù)也可作為訂定價格的基礎。

在競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，運用現(xiàn)有資源以獲得最大收益，同時確保成本不增加，是決定企業(yè)成敗的重要因素。控管成本和刪減成本是不同的兩回事，企業(yè)自然免不了需要節(jié)約開支的時候，但是，過于頻繁的刪減成本對公司可能造成不利影響，例如可能損及質量，可能傷害公司聲譽，顧客、供貨商、及員工可能因而不悅?？毓艹杀緞t不同，它是一種持續(xù)流程，亦即持續(xù)監(jiān)督、分析、正確分派成本歸屬、促成注意成本的組織文化。

控制與管理成本的七個關鍵事項

         收集有關成本信息

         倡導對成本概念的重視

         留意成本分攤的方法

         發(fā)掘所有成本要素

         定期監(jiān)督成本與費用

         了解成本控管與獲利力之間關系

         切記品質保障

◎控制與管理成本的七個關鍵事項

1.      收集成本信息

在執(zhí)行成本控管之前，你必須先收集有關于成本的數(shù)據(jù)，也就是你的實際成本有哪些。通常，成本的廣義分類包括勞動成本、原料成本、間接成本。一般而言，服務業(yè)的勞動成本占所有成本的最高比重；制造業(yè)的各類成本比重可能是15%的勞動成本、50%的原料成本、30%的間接成本。

2.      倡導對成本概念的重視

所有員工都應該知道公司的基本財務策略，并了解他們所下決策的財務涵義，他們應該有足夠信息以了解與自己相關的總成本，并知道還可以有哪些其它選擇。舉例來說，就算電話與文具的費用是由中央統(tǒng)籌支付，所有產(chǎn)品與服務的實際成本應該把這些間接成本考慮在內(nèi)(以部門或作業(yè)為成本分攤單位)。開放式管理(公開賬冊報告)是讓所有員工共同分擔成本、分享獲利的一種方法，其重點之一是教育所有員工了解數(shù)字所代表的意義。

3.      留意成本分攤的方法

預算是最有效益的成本控管工具，在成本控管中，控管預算是不言而喻的要素，但除此之外，還有其它可運用的方法與技巧。

發(fā)現(xiàn)實際成本的方法之一是把預算流程歸零，重新開始(就像從一張白紙開始)估計作業(yè)相關的所有成本，這種方法稱為“零基預算”(zero—based budgeting)，其基本原則是年度預算分配應該從基礎開始。以這種方法來發(fā)現(xiàn)所有成本分攤，很可能會引起一個問題： “首先，此作業(yè)有必要嗎?”不要忘了固定成本，如果你剔除某項作業(yè)，那么，其它作業(yè)必須分攤所有固定成本。

“作業(yè)成本制”(Activity－Based Costing，ABC)指的是詳細檢視影響公司間接成本的所有重要因素，并辨識重要的成本因素。作業(yè)成本制要求和產(chǎn)品相關的所有成本，也就是說，從研究及新產(chǎn)品發(fā)展到營銷與遞送等，應該被視為產(chǎn)品成本，或分攤于個別產(chǎn)品或服務。

成本也許難以獨立分割，因為它們往往涉及多個工作與活動，若從組織角度而言，可能會認為這些工作與作業(yè)和其組織不相干。舉例來說，你從另一個單位或部門獲得一項服務，你知道此服務對你很重要，但你可能未察覺提供此服務所涉及的成本。處理此間題的方法之一是間接成本價值分析(overhead value analysis)，或是作業(yè)相關價值鏈分析(similar activities value chain analysis)及制程價值分析(process value analysis)，這些分析追追溯那些提供服務給組織其它部門或單位的工作流程(現(xiàn)在，愈來愈人把這些工作流程稱為信息流程)，并予以量化。

4.      發(fā)掘所有成本要素

成本又分為固定成本與變動成本，固定成本如辦公室租金，不論你的業(yè)務量多少，辦公室資金是固定不變的；變動成本如原料成本，隨著你的產(chǎn)量多寡而變動。有些成本涉及固定成本與變動成本，被歸類為半變動成本(semi—variable costs)。

主要的成本要素包括：

         空間、租金、地方營業(yè)稅；

         能源成本(暖氣、照明、廢物處理、污染清除)；

         薪資(包括人員招募成本、曠職、病假工資、退休金、保險等)；

         自外購進的原料與服務；

         差旅與交通運輸（你有沒有考慮使用新的電訊技術?）；

         一般通訊成本(郵資、電話、傳真、網(wǎng)絡、文具、供應品等)；

         保全與保險，若沒有保全與保險，災害可能會演變成公司危機嗎？你是否應該調(diào)查有沒有其它更便宜的保全與保險費率？你的公司有沒有制定災害恢復原計劃？

         財務成本(利息、股利、賒賬、呆帳)。

變動成本通常和營業(yè)額相關，可能的項目包括：

         薪資；

         廣告；

         銷售費用；

         郵寄費用； 

        暖氣、照明、電力、水等。

注意公司的營業(yè)額和成本之間呈現(xiàn)怎樣的關聯(lián)趨勢？此關聯(lián)趨勢健全或不健全、正面或負面？

5.      定期監(jiān)督成本與費用

有效的成本控管可幫助你在銷售量(或營業(yè)額)增加、甚至衰減的同時，提高獲利。密切觀察公司銷售量與成本的變化型態(tài)，了解異常提高或減少的原因。

定期計算銷貨成本占凈營收的比例，留意購入項目價格、交通運輸成本、廢物、竊盜損失等的增減情形。

不要盲目地隨著銷售量的增加而增加固定成本，因為銷售量的增加可能只是一時的，不一定會再出現(xiàn)。

6.      了解成本控管與獲利力之間的關系

切記，成本只是影響獲利力的其中一個因素，其它影響因素包括：

         銷售量／營業(yè)額；

         凈利；

        資金運用；

         產(chǎn)品組合；

任何一個因素的改變，會影響所有其它因素；若成本控管導致成本的急劇改變，必須注意可能對銷售量、凈利、資金運用、產(chǎn)品組合造成的影響，例如成本的顯著刪減可能會對銷售造成負面影響。

7.      切記品質保障

你的顧客忠誠度是依靠以最低價格取得最佳質量來維持。因此，購買最便宜的原料通常不是最佳解決方法，因為愈便宜往往代表質量較差。

全面質量管理、IS0 9000、及持續(xù)改善方案等改善質量的方法已經(jīng)證明可以透過杜絕浪費與重復工作或重復成本來達到降低成本的目的，這些方案多半授權員工，并把決策權下放給實際執(zhí)行工作者。

重要原則?。?

        定期重新檢視成本與費用；

        切記，員工可能對成本之控管有寶貴的見解；

        了解成本控管可能對員工士氣所造成的影響：可能是激勵員工士氣，也可能是打擊員工士氣；

        事前控管總是比發(fā)生問題后再矯正要容易得多；

        財務報告必須持續(xù)更新，并定期公告財務目標，并告知全體員工；

       不要把成本控管和刪減成本劃上等號；

        不要以銷售量增加作為未經(jīng)授權的成本增加的理由；

       不要在控管成本的過程中忽略了質量。