項目管理辦公室職能之我見

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項目管理辦公室，顧名思義是管理項目的辦公室。其主要功能是從合同簽訂開始到項目結(jié)束對項目各個關(guān)鍵性的活動進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和報告，協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系，有時兼行使部分市場、技術(shù)、質(zhì)量和財務(wù)部門的功能，確保項目最終成功。下面從軟件企業(yè)的角度簡單地談一談項目管理辦公室的產(chǎn)生、性質(zhì)、職能以及它與各個部門的關(guān)系。

　　我國目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項目相互雜合的企業(yè)，即每個企業(yè)都有一個或多個固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個被要求定制的產(chǎn)品由于其差異（差異可能是需求不同或者實施的團(tuán)隊的不同等）則常被稱為項目。這些項目通常有三個里程碑，一是用戶測試通過后的上線試運行，二是初驗，三是終驗。每個階段持續(xù)的時間根據(jù)項目的大小不一樣。對這樣的軟件企業(yè)來講，“項目最終成功”有兩個明顯的標(biāo)志，一是合同款全額收回，這標(biāo)志著企業(yè)本身的項目目標(biāo)已達(dá)到，二是用戶的投訴在最近的一年內(nèi)零投訴或者即使有投訴也能在短時間內(nèi)給予響應(yīng)，這標(biāo)志著用戶的項目目標(biāo)也達(dá)到了。要達(dá)到這兩個目標(biāo)可不是件容易的事情，主要原因是項目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長，而負(fù)責(zé)這個項目運作的市場部門和技術(shù)部門都不可能自始至終只盯在這一個項目上。市場部門可能在簽完合同就不再關(guān)注技術(shù)部門的實施了，只有到收款的時候才露面。而技術(shù)部門中的項目團(tuán)隊更是一個臨時性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術(shù)工作后可能就解散了。那么在這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的項目可能會很變得很糟糕。那么這個專門的組織就是項目管理辦公室。它的職能就是管理每一個項目，從“生”管到“死”。

那么一個項目管理辦公室需要做哪些事情呢？按照項目的生命期，包括但不限于如下內(nèi)容：
 
1、合同的管理。
（1）正確性和準(zhǔn)確性管理。這包括對合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補(bǔ)充的管理。一個大的合同不僅內(nèi)容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應(yīng)該的。現(xiàn)在的合同的介質(zhì)一般都存有三種，紙質(zhì)，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會引起爭議。
（2）保密性。這個至關(guān)重要，合同的復(fù)印，借閱等應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)章制度。
（3）變更管理。在變更后必須通知重要的項目干系人。
（4）收尾管理。合同執(zhí)行結(jié)束后相關(guān)管理。

2、項目信息的起草與發(fā)布
（1）立項之初。一個項目一旦立項后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布關(guān)于此項目的信息。在項目管理中通常叫做項目章程的發(fā)布。它包括項目的名稱，來源，目標(biāo)，項目團(tuán)隊的主要成員，合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領(lǐng)導(dǎo)層可能關(guān)注于項目的目標(biāo)和合同額。財務(wù)部門可能只關(guān)注于項目用錢的日期和合同號等。
（2）實施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項目的進(jìn)展情況隨時向各項目干系人通報項目的狀況。這里的項目狀況可能包括項目的狀態(tài)如計劃，成本，質(zhì)量，時間等，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)，如技術(shù)，方案，問題等。

項目管理辦公室，顧名思義是管理項目的辦公室。其主要功能是從合同簽訂開始到項目結(jié)束對項目各個關(guān)鍵性的活動進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和報告，協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系，有時兼行使部分市場、技術(shù)、質(zhì)量和財務(wù)部門的功能，確保項目最終成功。下面從軟件企業(yè)的角度簡單地談一談項目管理辦公室的產(chǎn)生、性質(zhì)、職能以及它與各個部門的關(guān)系。

我國目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項目相互雜合的企業(yè)，即每個企業(yè)都有一個或多個固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個被要求定制的產(chǎn)品由于其差異（差異可能是需求不同或者實施的團(tuán)隊的不同等）則常被稱為項目。這些項目通常有三個里程碑，一是用戶測試通過后的上線試運行，二是初驗，三是終驗。每個階段持續(xù)的時間根據(jù)項目的大小不一樣。對這樣的軟件企業(yè)來講，“項目最終成功”有兩個明顯的標(biāo)志，一是合同款全額收回，這標(biāo)志著企業(yè)本身的項目目標(biāo)已達(dá)到，二是用戶的投訴在最近的一年內(nèi)零投訴或者即使有投訴也能在短時間內(nèi)給予響應(yīng)，這標(biāo)志著用戶的項目目標(biāo)也達(dá)到了。要達(dá)到這兩個目標(biāo)可不是件容易的事情，主要原因是項目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長，而負(fù)責(zé)這個項目運作的市場部門和技術(shù)部門都不可能自始至終只盯在這一個項目上。市場部門可能在簽完合同就不再關(guān)注技術(shù)部門的實施了，只有到收款的時候才露面。而技術(shù)部門中的項目團(tuán)隊更是一個臨時性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術(shù)工作后可能就解散了。那么在這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的項目可能會很變得很糟糕。那么這個專門的組織就是項目管理辦公室。它的職能就是管理每一個項目，從“生”管到“死”。

那么一個項目管理辦公室需要做哪些事情呢？按照項目的生命期，包括但不限于如下內(nèi)容：
 
1、合同的管理。
（1）正確性和準(zhǔn)確性管理。這包括對合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補(bǔ)充的管理。一個大的合同不僅內(nèi)容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應(yīng)該的?，F(xiàn)在的合同的介質(zhì)一般都存有三種，紙質(zhì)，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會引起爭議。
（2）保密性。這個至關(guān)重要，合同的復(fù)印，借閱等應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)章制度。
（3）變更管理。在變更后必須通知重要的項目干系人。
（4）收尾管理。合同執(zhí)行結(jié)束后相關(guān)管理。

2、項目信息的起草與發(fā)布
（1）立項之初。一個項目一旦立項后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布關(guān)于此項目的信息。在項目管理中通常叫做項目章程的發(fā)布。它包括項目的名稱，來源，目標(biāo)，項目團(tuán)隊的主要成員，合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領(lǐng)導(dǎo)層可能關(guān)注于項目的目標(biāo)和合同額。財務(wù)部門可能只關(guān)注于項目用錢的日期和合同號等。
（2）實施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項目的進(jìn)展情況隨時向各項目干系人通報項目的狀況。這里的項目狀況可能包括項目的狀態(tài)如計劃，成本，質(zhì)量，時間等，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)，如技術(shù)，方案，問題等。
（3）項目收款狀態(tài)的報告。這個是大家都比較關(guān)心的問題，可能會每周向主要相關(guān)的人通報。